Od 1. srpna 2023 přinesl český zákon č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů do světa firem novou realitu. Tento zákon nařizuje, že společnosti s více než 250 zaměstnanci mají nové povinnosti týkající se oznamování trestných činů a přestupků. Pro zaměstnavatele s 50–250 zaměstnanci platí přechodné období do 15. prosince 2023, kdy se musí na tyto nové povinnosti připravit. Hlavním požadavkem zákona č. 171/2023 je zřízení vnitřního oznamovacího systému, který bývá označován jako whistleblowing systém. Tip: Stáhněte si zdarma kompletní znění zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů. Jaké jsou požadavky zákona č. 171/2023 na vnitřní oznamovací systém?Podle zákona o ochraně oznamovatelů musí být whistleblowing systém navržen tak, aby oznamovatelé mohli oznámení podat písemně, ústně nebo (na základě jejich předchozí žádosti) osobně. Důležité je také zveřejnit informace o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstva, včetně kontaktních informací příslušné osoby. Kdo je povinen zřídit vnitřní oznamovací systém? Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanciSpolečnosti v určitých sektorech, nezávisle na velikosti (např. finanční sektor)Orgány veřejné moci a veřejnoprávní subjekty, s výjimkou obcí s méně než 10 000 obyvateli.Zajímá vás, jaké další povinnosti pro zaměstnavatele přináší zákon o ochraně oznamovatelů? Podívejte na podrobný přehled v našem předchozím článku. Jaké jsou možnosti splnění požadavků zákona č. 171/2023?Ideálním způsobem plnění povinnosti vnitřního oznamovacího systému je využití specializovaného softwarového řešení. Jedním z nejpopulárnějších softwarových produktů v Česku je NNTB, který poskytuje komplexní řešení vnitřního oznamovacího systému včetně možnosti zřízení vlastní telefonní etické linky pro příjem oznámení. Podívejte se, jak díky NNTB splníte požadavky zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů. Z povinnosti k příležitostiVzhledem k zavedení zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů mohou firmy vnímat whistleblowing spíše jako nutné zlo a další administrativní břemeno. Whistleblowing však ve skutečnosti nabízí řadu výhod, které dalece přesahují pouhé splnění zákonných požadavků. Organizace, které přistupují k whistleblowingu s pozitivním přístupem, jej mohou využít jako příležitost k posílení svého etického prostředí, zvýšení transparentnosti, zlepšení vztahů se zaměstnanci a zajištění dlouhodobého úspěchu firmy. Zde je několik důvodů. Úspora penězDíky whistleblowingu se o problémech dozvíte včas, takže je můžete vyřešit levněji a předejít větším finančním škodám. Firmy ztrácí kvůli interním podvodům průměrně 5 % svých příjmů. Správně zavedený whistleblowing systém odhalí 3x více podvodů než mnohem nákladnější interní audity a patří mezi nejúčinnější nástroje pro odhalování nekalého jednání. Navíc už samotné zavedení vnitřního oznamovacího systému funguje jako prevence. Skutečnost, že ve firmě takový systém existuje, dokáže některé lidi od protiprávního či nekalého jednání odradit. Ochrana reputaceDůvěra zaměstnanců v interní oznamovací systém pomáhá předcházet zveřejňování informací a negativním zmínkám v médiích nebo na portálech s recenzemi firem. Pokud zaměstnanci nemají k dispozici oznamovací systém, který by jim umožnil snadno a bezpečně upozornit na nekalé či protiprávní jednání, zpravidla o problémech mlčí, anebo s informacemi vystoupí veřejně. Většina problémů se dá díky oznámením zaměstnanců vyřešit jednoduše a bez poškození dobrého jména společnosti. Předejití trestní odpovědnostiSprávně zavedený whistleblowing systém přispívá k dodržování právních předpisů a také ke splnění podmínek k vyvinění se z trestní odpovědnosti právnické osoby. S kvalitním whistleblowing systémem může navíc firma získat řadu certifikací, od ISO po CSR, a zvyšuje tím také svoji důvěryhodnost v očích stakeholderů a zahraničních obchodních partnerů. Snížení fluktuace a posílení vztahů se zaměstnanciFungující vnitřní oznamovací systém dává zaměstnancům signál, že firma dbá na jejich spokojenost a že je ochotna jednat v zájmu spravedlnosti a etiky. Včasné odhalení problémů může navíc zabránit odchodu zaměstnanců. Když zaměstnanci vidí, že vedení bere jejich obavy vážně a jedná s nimi transparentně, zvyšuje to jejich důvěru ve firmu. Zaměstnanci se pak cítí podporovaní a mají pocit, že jejich hlas má vliv. Tímto způsobem může whistleblowing systém působit také jako nástroj pro budování důvěry a loajality mezi zaměstnanci a firmou. Jak splnit zákon č. 171/2023? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  

Společně se zákonem o ochraně oznamovatelů byla přijata novela zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, který bývá označován jako AML zákon (název vychází ze zkratky anglického označení „Anti Money Laundering“ - proti praní špinavých peněz). Nově musí povinné osoby podle AML zákona zavést vnitřní oznamovací systém, který bude odpovídat povinnostem dle zákona o ochraně oznamovatelů.Narozdíl od zákona o ochraně oznamovatelů, který ukládá povinnost zavést oznamovací systém firmám nad 50 zaměstnanců musí povinné osoby podle AML zákona zavést oznamovací systém bez ohledu na počet zaměstnanců. Novela AML zákonu ukládá povinnost povinných osob zavést vnitřní oznamovací systém, který umožňuje zaměstnanci nebo dalším osobám podat oznámení anonymně. Povinné osoby dle AML zákonaBanky a finanční institucepojišťovny a pojišťovací zprostředkovateléprovozovatelé hazardních herrealitní kancelářeadvokátní kancelářeúčetní kancelářeZákon AML a jeho požadavkyZákon č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, stanovuje finančním institucím a dalším subjektům povinnosti týkající se sledování a hlášení podezřelých finančních transakcí. Organizace podléhající tomuto zákonu musí mít efektivní systémy a postupy na ochranu svých aktivit před zneužitím pro nelegální účely. Jaké povinnosti přináší novela AML zákona?Každá povinná osoba bez ohledu na počet zaměstnanců musí zavést vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého bude možné podávat oznámení v rozsahu zákona o ochraně oznamovatelů.Povinné osoby musí přijímat anonymní oznámení. Povinné osoby musí s anonymním oznámením nakládat stejně jako s jiným oznámením.Role whistleblowingové platformy v rámci AML zákonaWhistleblowingová platforma NNTB je nástrojem, kterým mohou firmy posílit své snahy v boji proti praní špinavých peněz a financování terorismu. Software NNTB je plně v souladu se zákonem č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Jelikož nabízíme uživatelům ochranu dat v podobě koncového šifrování, nedochází k porušení § 21 odst. 6 písm. b) zákona, který jinak vedení oznamovacího systému třetí osobu vylučuje. AML zákon v § 21 odst. 6 písm. b) explicitně hovoří o tom, že oznamovací systém nesmí být veden 3. osobou. V případě, kdy dodavatel poskytuje jen platformu a nemá nikterak přístup k informacím v ní uložených, nedojde k porušení výše uvedeného ustanovení. Specifické požadavky zákona AML, které NNTB pomáhá plnitAnonymitaNNTB poskytuje anonymní a bezpečný způsob, jak mohou zaměstnanci, zákazníci a další osoby sdělit podezření na neetické chování nebo nezákonné aktivity uvnitř firmy. Anonymita oznamovatele zvyšuje pravděpodobnost, že se nebudou bát své podněty podat, a vytváří důvěryhodný oznamovací kanál, který může pomoci odhalit problémy, jež by jinak zůstaly skryty. Ochrana oznamovatelůWhistleblowingová platforma NNTB chrání toho, kdo sděluje informace. Případné vystoupení z anonymity je pouze na rozhodnutí oznamovatele a veškerá komunikace mezi oznamovatelem a organizací je šifrovaná. Tímto způsobem podporuje NNTB odhalování a snižuje obavy z odvetných opatření, které by mohly oznamovatele potkat. Rychlá komunikace a odezvaZákon AML klade důraz na rychlou reakci na podezřelé transakce a aktivity. Součástí NNTB je bezpečný komunikační kanál, který umožňuje okamžitou výměnu zpráv mezi oznamovatele a organizací, což dovoluje rychlé podniknutí kroků pro prošetření oznámení a řešení potenciálních problémů. Okamžité zprávy a informace o podezřelých transakcích či aktivitách mohou být klíčovými pro prevenci potenciálních škod. Dokumentace a evidenceV souladu se zákonem AML je důležité udržovat podrobnou evidenci všech podezřelých aktivit a opatření, která byla přijata. NNTB automaticky dokumentuje všechny podněty a také kroky, které byly provedeny k jejich vyšetření. Školení zaměstnancůZákon AML také vyžaduje, aby zaměstnanci byli školeni v oblasti odhalování podezřelých aktivit. NNTB může sloužit jako součást školení zaměstnanců, kde jsou upozorněni na význam a postup při oznámení nezákonných činností. Pro firmy podléhající zákonu AML je whistleblowingová platforma NNTB nejen vhodným nástrojem, ale také nezbytnou součástí compliance programu. Pomáhá organizacím chránit se před riziky spojenými s praním špinavých peněz a financováním terorismu tím, že umožňuje transparentní a bezpečné oznamování možných nepravostí. Tímto způsobem mohou firmy aktivně přispívat k větší integritě a etice, což je důležité nejen z hlediska požadavků zákona, ale i z hlediska budování důvěryhodnosti a dobrého jména firmy.  Zajímá vás, jak může NNTB pomoct ve vaší organizaci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  

Whistleblowing je nejčastěji spojován s bojem proti korupci, ale je v něm mnohem víc. Pomáhá firmám nastavit zdravé a etické prostředí, získat výhodu oproti konkurenci nebo se chránit před negativní reputací. Whistleblowing má také významný společenský přínos, chrání veřejné zájmy a v posledních letech umožnil zabránit celé řadě nepříjemných situací. Podívejme se na pět hlavních důvodů, proč se vám whistleblowing vyplatí zavést. 1. Splníte zákonnou povinnostDne 17. prosince 2021 vešla v platnost evropská směrnice o whistleblowingu. V České republice se čeká na projednání zákonu o ochraně oznamovatelů, který implementuje povinnosti vyplývající z této směrnice. Ačkoliv český zákon o ochraně oznamovatelů ještě není definitivně schválený, vše nasvědčuje tomu, že firmy od 50 zaměstnanců budou muset mimo jiné: zavést vnitřní oznamovací systém,určit osobu či osoby, které budou přijímat a posuzovat oznámení,umožnit podávání oznámení také dodavatelům nebo zájemcům o práci ve firmě,vyrozumět oznamovatele o přijetí oznámení písemně do 7 dní od přijetí,posoudit oznámení a vyrozumět oznamovatele o výsledku písemně do 30 dní od podání oznámení (lze 2× prodloužit),zabránit možnému odvetnému opatření vůči oznamovatelům nebo akceptovat také anonymní oznámení.Při porušení kterékoliv podmínky firmě bude hrozit pokuta do výše milionu korun nebo 5 % z čistého obratu. Nejlepší je proto začít řešit whistleblowing už nyní – předejdete tak vysokým sankcím za nesplnění zákonných povinností a budete ve výhodě před konkurencí. Je také třeba počítat s tím, že whistleblowing platformu nejde zavést ze dne na den. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací systém, proškolit zaměstnance a zajistit dostatečnou informovanost zabere nějaký čas.   Jak se připravit na nový zákon o ochraně oznamovatelů? Podrobné požadavky whistleblowing zákona najdete tady.2. Ušetříte peníze Podle průzkumu společnosti NAVEX Global firmy ztrácí kvůli interním podvodům průměrně 5 % svých příjmů. Správně zavedená whistleblowingová platforma pak odhalí 3x více podvodů než mnohem nákladnější interní audity a patří mezi nejúčinnější nástroje pro odhalování nekalého jednání.  Díky whistleblowingu se o problémech dozvíte včas, takže je můžete vyřešit levněji a předejít větším finančním škodám. Navíc už samotné zavedení oznamovacího systému funguje jako prevence. Skutečnost, že ve firmě takový systém existuje, dokáže některé lidi od protiprávního či nekalého jednání odradit. 3. Ochráníte reputaci Pokud zaměstnanci nemají k dispozici oznamovací systém, který by jim umožnil snadno, bezpečně a anonymně upozornit na nekalé či protiprávní jednání, většinou o problémech mlčí, anebo s informacemi, ať jsou jakkoli závažné, vystoupí veřejně. Zatímco finanční ztráty je možné dohnat, poškození dobrého jména společnosti je nevratné. Přitom většina problémů se dá díky oznámení zaměstnanců vyřešit jednoduše, pokud se o něm vedení dozví.  Whistleblowing platforma pomáhá předcházet zveřejňování informací a negativním zmínkám v médiích nebo na portálech s recenzemi firem od zaměstnanců.  4. Předejdete trestní odpovědnostiSprávně zavedený a funkční systém pro oznamování přispívá ke splnění podmínek k vyvinění se z trestní odpovědnosti právnické osoby.1 S kvalitním whistleblowingem může navíc firma získat řadu certifikací, od ISO po CSR, a zvyšuje tím také svoji důvěryhodnost v očích stakeholderů a zahraničních obchodních partnerů. 5. Snížíte fluktuaci zaměstnanců Většina lidí, kteří se rozhodnou změnit práci, k tomu má závažný důvod. Překvapivě tím nejběžnějším důvodem není výše finančního ohodnocení, ale nespokojenost s atmosférou na pracovišti. Ať už jde o přístup vedení, vztahy mezi kolegy, nebo jakýkoli jiný problém, jeho včasné odhalení může odchodu zaměstnanců zabránit. Pokud budete mít dobře nastavený vnitřní oznamovací systém, vysíláte signál, že vám na spokojenosti zaměstnanců záleží. Ti se mohou se svým problémem nejprve svěřit a snažit se ho vyřešit, než se rozhodnou z práce odejít. Máte otázky ohledně whistleblowingu? Chtěli byste vidět whistleblowing systém NNTB v akci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. 1 Podle ustanovení § 8 zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, je právnické osobě umožněno se z trestní odpovědnosti vyvinit, pokud vynaložila veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat, aby spáchání protiprávního činu zabránila. Zdroje NAVEX GLOBAL: Strength in Numbers: The ROI of Compliance Programme Hotline Reporting. Stephen R. Stubben, Kyle T. Welch: Evidence on the Use and Efficacy of Internal Whistleblowing SystemsApolena Ondráčková, Sylvie Kloboučková, Jan Dupák. Whistleblowing v otázkách a odpovědích (nejen) pro prošetřovatele. 2020.Jan Sláma, Lenka Stawarczyk, David Špunar. Whistleblowing v českých firmách: jen další byrokracie, nebo příležitost? 2021.Vyvinění se z trestní odpovědnosti právnických osob. Právní prostor, 2021. Dostupné zde.Whistleblowing – účinný nástroj pro podporu zdravé a etické firemní kultury. Deloitte, 2021. Dostupné zde.Jak vznikl projekt Nenech to být?Platforma NNTB vznikla v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech ji vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm jako nástroj, pomocí kterého mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu ve školách. Do 4 let zavedlo NNTB 1 800 škol. V roce 2020 začaly NNTB používat další organizace jako platformu pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě, například DPD, Sportisimo, Pilulka.cz, Zásilkovna, AAA Auto, Zentiva a město Brno. Pavel Ihm, David Špunar a Jan Sáma

Od 1. srpna 2023 je účinný nový zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“), který společnostem majícím 50-249 zaměstnanců ukládá povinnost zavést vnitřní oznamovací systém, a to nejpozději do 15. prosince 2023. Velké společnosti s 250 a více zaměstnanci tak měly učinit dokonce již od 1. srpna 2023. Ze zkušeností víme, že poměrně velká část českých společností, a to zejména těch větších a těch, které jsou součástí nadnárodních skupin či koncernů, whistleblowingové řešení už má. Jak tedy přistoupit k již zaužívaným oznamovacím kanálům v rámci skupiny? Je vůbec možné je použít u dceřiných společností v České republice? Zákon výslovně skupinové (koncernové) oznamovací systémy neupravuje, nicméně nabízí dvě řešení, jak skupinový systém u českých (dceřiných) společností použít, a to formou sdílení nebo outsourcingu. Tyto dvě možnosti uvádí i výkladová stanoviska Evropské komise ze dne 2. a 29. června 2021 ke skupinovým oznamovacím systémům (dále jen „Stanoviska EK“). Sdílení vnitřního oznamovacího systémuZákon v § 8 odst. 3 stanoví, že „povinné subjekty, s výjimkou veřejných zadavatelů, které k 1. lednu příslušného kalendářního roku zaměstnávaly nejvíce 249 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využít vnitřní oznamovací systém zavedený jiným povinným subjektem, jestliže určí osobu příslušnou k plnění úkolů podle § 12 odst. 1 a 2 [Zákona].“ U sdílení skupinového oznamovacího systému se vždy uplatní jako základní podmínka pro použití uvedený maximální limit 249 zaměstnanců. Tento limit se přitom vztahuje na každý povinný subjekt zvlášť. To znamená, že pokud chtějí povinné subjekty vnitřní oznamovací systém sdílet, musí mít každý z nich méně než 250 zaměstnanců. Z uvedeného dovozujeme, že počty zaměstnanců se u jednotlivých společností nesčítají ani neprůměrují, tzn. pokud má například mateřská společnost 230 zaměstnanců, může sdílet svůj systém s 2 dceřinými společnostmi, z kterých má jedna 220 a druhá 249 zaměstnanců. Podmínky pro sdílení vnitřního oznamovacího systémuSdílený oznamovací systém musí odpovídat požadavkům zákona (zejména při sdílení se zahraniční mateřskou společností). Tzn. v praxi bude muset skupinová linka vždy projít určitou revizí a případným přenastavením. Aktuálně vidíme, že toto je obtížným úkolem a mnohdy se zúčastněné společnosti z organizačních či finančních důvodů rozhodnou pro zřízení nové lokální linky české společnosti. Zároveň je potřeba u sdílení splnit podmínku uvedenou v závěru § 8 odst. 2 Zákona, a to, že sdílení je možné pouze za předpokladu, že každý povinný subjekt má samostatně určenou příslušnou osobu. Tou sice klidně může být i externí subjekt, tj. osoba která není přímo zaměstnaná povinnou osobou.  Nicméně, z praktických důvodů doporučujeme, aby touto příslušnou osobou byl vždy pouze někdo, kdo má přímou vazbou na společnost (tzn. českou povinnou osobu), tedy osoba, která zná poměry v dané společnosti a zároveň v případě interního vyšetřování nevzbudí svou přítomností okamžitě pozornost (podezření) u zaměstnanců společnosti, tedy nedojde zbytečně k vyzrazení zahájené interního šetření.Další podmínkou je srozumitelnost pro oznamovatele, zejména pak ve vztahu k určení příslušné osoby. Tedy oznamovatel by při podání oznámení měl jasně vědět, kdo jsou příslušné osoby a ke komu se tedy jeho oznámení dostane. (Přestože Stanoviska EK uvádějí, že v případě sdílení je potřeba vždy od oznamovatele získat souhlas s tím, že oznámení se dostane k rukám mateřské společnosti, domníváme se - a to i po konzultaci s Ministerstvem spravedlnosti, že pokud je oznamovatel předem informován (např. v rámci interního předpisu či webových stránek) o tom, kdo jsou příslušné osoby, dalšího výslovného souhlasu oznamovatele s předáním oznámení a jeho zpracováním u mateřské společnosti (pokud je příslušná osoba zaměstnancem mateřské společnosti) již není třeba. Nicméně platí, že pokud bude příslušnou osobou osoba pro oznamovatele nedůvěryhodná, nic mu nebrání v tom obrátit se na Ministerstvo spravedlnosti.Outsourcování vnitřního oznamovacího systémuZákon v § 8 odst. 2 dále nabízí českým společnostem možnost vnitřní oznamovací systém v rámci skupiny „outsourcovat“, když: „Povinný subjekt může vedením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Pověřením není dotčena jeho odpovědnost za plnění povinností podle § 9 [Zákona].“ V tomto případě se limit 249 zaměstnanců neuplatní V případě outsourcování se limit 249 zaměstnanců neuplatní - outsourcing je tedy možný bez ohledu na počet zaměstnanců povinného subjektu. Takto je možné outsourcovat celý vnitřní oznamovací systém (včetně příslušné osoby). Doporučujeme ovšem důrazně si outsourcing ošetřit písemnými smlouvami, které pak bude možné předložit v případě kontroly. Pokud je v rámci outsourcingu osobou pověřenou vedením vnitřního oznamovacího systému entita (např. mateřská společnost), která je sama povinným subjektem ve smyslu zákona, je nezbytné, aby vnitřní oznamovací systémy obou povinných subjektů byly důsledně odděleny a nedocházelo tedy k jejich sdílení (tzn. softwarové řešení by mělo umožnit dostatečně bezpečné oddělení oznámení pro jednotlivé povinné osoby v rámci skupiny). To mimo jiné znamená, že nesmí docházet k přesunu informací uvedených v oznámeních, a dle našeho názoru dokonce i příslušné osoby musí být odlišné. Zákon nezakazuje outsourcovat vnitřní oznamovací systém u zahraničního subjektu (tzn. zahraniční mateřské společnosti). Je nicméně nutné mít na paměti zejména povinnost stanovenou v § 12 odst. 1 Zákona, upravující povinnost příslušné osoby přijmout na žádost oznamovatele oznámení osobně (v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal). Tato povinnost musí být splněna i v případě, že je vnitřní oznamovací systém částečně či kompletně outsourcován. Z tohoto důvodu lze doporučit, aby příslušná osoba byla k dispozici v České republice.. Zároveň podobně jako u sdílení i u outsourcingu doporučujeme, aby příslušnou osobou byla osoba s přímou vazbou na společnost (tzn. českou povinnou osobu), která dobře zná poměry ve společnosti a zároveň v případě započetí interního vyšetřování nevzbudí okamžitě pozornost u zaměstnanců společnosti. Co doporučujeme?Skupinové whistleblowingové linky obecně lze v rámci koncernů využívat. Musí ovšem vyhovovat parametrům stanoveným zákonem. Aby se předešlo případným postihům pro nesprávné nastavení vnitřního oznamovacího systému, doporučujeme provést podrobnou analýzu aktuálního stavu a následnou případnou adaptaci na požadavky zákona, tedy zejména systém nastavit buď na formu sdílení, nebo na bázi outsourcingu. Společně s úpravou systému je nutno počítat i s úpravou související dokumentace, typicky skupinových interních předpisů (Whistleblowing policy či dále např. zásad ochrany osobních údajů).  Skupinovou linku lze sdílet pouze v případě, že má whistleblowingová platforma dostatečné technologické nastavení a dokáže splnit požadavky jiných jurisdikcí. V opačném případě je vždy možné implementovat namísto sdílení či outsourcingu vlastní lokální oznamovací systém. S ohledem na množství technických řešení na trhu a dobrou propracovanost některých z nich je jeho implementace relativně snadná a není ani příliš nákladná. Tento nový systém pak může být doplněn „dobrovolnou“ skupinovou linkou řízenou mateřskou společností. V takovém případě je ale třeba důsledně obě linky odlišovat a zejména pak jasně informovat oznamovatele o tom, že ochrany podle zákona požívá pouze při užití lokální linky.  Autoři:  Mgr. Rudolf Bicek, Ph.D., advokát a Mgr. Helena Hangler, advokátkaoba v trvalé spolupráci s AK Schönherr Rechtsanwälte GmbH Jak sdílení vnitřního oznamovacího systému řeší NNTB? Sdílet oznamovací systém v rámci NNTB jde dvěma způsoby:  1. Vytvořením organizační struktury V rámci nastavení lze přidat více organizačních jednotek a sdílet jeden oznamovací formulář. Příslušná osoba uvidí pouze ta oznámení, která spadají do organizační jednotky, ke které je přiřazená.  2. Vytvořením vícero oznamovacích formulářů Pro každou organizační jednotku můžete vytvořit vlastní oznamovací formulář, který lze upravit na míru společnosti (barvy, logo, kategorie oznámení, texty).  Zajímá vás, jak může NNTB pomoct ve vaší organizaci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  

Důležitost compliance programů v poslední době neustále roste a téměř každá společnost, ať už v soukromém, neziskovém či veřejném sektoru, má nastavená nějaká interní pravidla.  Tzv. compliance management systém neboli compliance program lze chápat jako soubor pravidel fungování společnosti, jehož cílem je zamezit porušování právních předpisů a etických norem ze strany společnosti a jejích zaměstnanců. S pomocí následujících pěti jednoduchých tipů můžete v jakékoli společnosti nastavit funkční a účinný compliance program. 1.      Základem je dobře nastavený whistleblowingWhistleblowing bude po přijetí zákona o ochraně oznamovatelů povinnou součástí každého compliance management systému, podobně jako je tomu i v případě GDPR. Do nastavení interních procesů oznamování protiprávního jednání se bez ohledu na zákon už nyní pouští stále více firem a whistleblowing se stává zásadní součástí compliance programů. Whistleblowing systém je určený pro přijímání, posuzování a řešení oznámení o protiprávním a nebo neetickém jednání. Není tedy jen pomůckou pro komunikaci, ale je efektivním nástrojem pro odhalování protiprávního a neetického jednání uvnitř společnosti, a přispívá tak ke compliance kultuře.1 2.      Bez etického kodexu se neobejdeteEtický kodex je další neodmyslitelnou součástí každého compliance programu a představuje základ pro jeho další jednotlivé prvky. Pomáhá také s nastavením pravidel firemní kultury, díky které si zaměstnavatel zajišťuje pověst zodpovědné společnosti, což má důležitou roli pro obchodní vztahy i získávání nových a udržení stávajících zaměstnanců. Etický kodex vyjadřuje zásady a hodnoty společnosti, slouží k vymezení se proti nelegálním aktivitám, deklaruje zásady poctivosti, transparentnosti, profesionality, morálky ad. Velké celosvětově známé firmy si zpravidla velmi zakládají na jeho detailním zpracování, protože právě správné nastavení a dodržování etických principů je základním požadavkem dosažení tzv. legal compliance. 3.      Vytvořte program na míru vaší společnostiWhistleblowing a etický kodex jsou klíčovými prvky každého účinného compliance programu. Kromě nich však compliance programy mohou obsahovat mnoho dalších prvků, jako jsou opatření týkající se bezpečnosti práce, pracovněprávních vztahů, dodržování pravidel hospodářské soutěže, nakládání s osobními údaji, nakládání s know-how aj. Pro účinný compliance program je nezbytné znát a respektovat specifické potřeby konkrétní společnosti. Velká strojírenská firma potřebuje zcela jiný compliance program než malá rodinná pekárna a pobočka nadnárodního řetězce by zase neměla model compliance programu slepě přebírat od mateřské firmy, ale zohlednit v něm své vlastní potřeby. Compliance management systém také vyžaduje přesně specifikovaná pravidla a požadavky a určení opatření, která budou použita při jejich nedodržení a porušení. Potřebujete poradit, jak účinně zavést compliance program ve vaší společnosti? Rádi vám odpovíme na vaše otázky.4.      Seznamte zaměstnance s compliance programemSestavením správného compliance programu ještě není vyhráno. Zásadním předpokladem dobře fungujícího a užitečného compliance programu je obeznámení, či ještě lépe pravidelné a opakované proškolování zaměstnanců i zástupců společnosti tak, aby nastavenému compliance programu všichni rozuměli a uměli se v něm orientovat. Je proto důležité, aby byla jeho pravidla přehledná a srozumitelná, aby neobsahovala příliš formální právní jazyk ani prázdné fráze a vágní pojmy a aby skutečně určoval zaměstnancům a společnosti správný směr. 5.      Compliance program vyžaduje pravidelnou údržbuPro účinné fungování compliance management systému je potřeba pravidelně kontrolovat dodržování všech stanovených norem a udržování vytyčené firemní kultury. Jelikož se každá firma časem rozvíjí a proměňuje a stejně tak se mění i společenské a legislativní podmínky, je dobré sledovat změny, novely a nové právní předpisy a v souladu s nimi compliance program upravovat a aktualizovat. V neposlední řadě je velmi užitečné vést o všem řádnou evidenci, aby mohla společnost v případě potřeby doložit, že vynaložila veškeré úsilí, aby zabránila potenciálnímu páchání trestné činnosti. Správně nastavený compliance program, zejména pokud obsahuje vhodně implementovaný whistleblowing systém, totiž umožňuje právnické osobě vyvinit se z trestní odpovědnosti.2 Interní oznamovací systém pro oznamování je navíc jedním ze základních požadavků mezinárodních standardů ISO, a to jak např. standardu ISO 19600 pro Compliance management systémy, tak i souvisejícího standardu ISO 37001 pro systémy řízení protikorupčních opatření.Více viz Aplikace § 8 odst. 5 zákona o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim. Nejvyšší státní zastupitelství, 9. 11. 2020, Brno.Zdroje: Havel, Lukáš: Management a compliance program. Právní prostor. 24.11.2015. Dostupné zde.Kubíčková, Alice: Compliance program jako nezbytný pomocník společnosti. Práce a mzda. 21. 3. 2017. Dostupné zde.Náhlovská, Lenka: Význam etického kodexu pro trestněprávní compliance. Advokátní deník. 16. 1. 2020. Dostupné zde.Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Jak nastavit vnitřní oznamovací systém NNTB tak, aby odpovídal požadavkům zákona? Připravili jsme pro vás jednoduchý návod.  1) Vytvořte vnitřní oznamovací kanálZaložte si účet NNTB - verzi Premium můžete vyzkoušet na 14 zdarmaVyužít můžete implementační manuál, který najdete v administraci v sekci s materiály.Pokud chcete využívat jeden profil NNTB pro více organizací, doručujeme odlišit je skrze nastavení organizační struktury, či dokonce vícero formulářů.Povinnost přijímat oznámení ústně vyřešíte snadno díky hlasovým zprávám, které lze nahrát přímo v oznamovacím formuláři. Pokud chcete využít příjem oznámení přes telefon, přidejte si k účtu vlastní telefonní linku.2) Rozhodněte se, zda budete přijímat anonymní oznámeníPodle stávajícího znění zákona o ochraně oznamovatelů se anonymy zabývat nemusíte. Zákon ale ani neříká, že byste anonymní oznámení přijímat nesměli.V rozhodnutí, zda anonymní oznámení přijímat či nikoliv, vám pomůže náš článek 4 důvody, proč se vyplatí zavést anonymní whistleblowing.Pokud anonymy přijímat nechcete, v oznamovacím formuláři jednoduše možnost anonymního odesílání oznámení zakážete.3) Určete příslušnou osobu, která bude oznámení řešitPříslušnou osobou může být podle zákona jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. Pouze příslušná osoba má přístup k oznámení a případně zná identitu oznamovatele. Nikdo další se s podaným oznámením seznámit nesmí.Příslušných osob můžete být více, což je výhodné zejména z hlediska jejich zastupitelnosti.Příslušná osoba může být interní nebo externí. Externí příslušnou osobu vám rádi zajistíme prostřednictvím našich partnerů. Zda je pro vás lepší interní nebo externí příslušná osoba se dozvíte v našem článku Jak vybrat příslušnou osobu.Připravili jsme pro vás vzor Smlouvy o poskytování služeb pověřené osoby, Popis a pravidla činnosti pověřené osoby nebo Podmínky pro určení osoby řešitelem oznámení. Všechny dokumenty naleznete v administraci v části Materiály.4) Vymezte, jaká oznámení lze podatZákon se vztahuje na oznamování trestných činů, přestupků, za něž lze uložit pokutu, jejíž horní hranice je minimálně sto tisíc korun, porušení zákona o ochraně oznamovatelů a porušení jiných právních předpisů v oblastech vymezených zákonem.Doporučujeme neomezovat se na zákonné vymezení, přijímat i jiná oznámení a najít v oznamovacím systému přidanou hodnotu pro vaši společnost.Problémy a jednání, které lze oznámit, můžete vymezit přímo na úvodní stránce vašeho oznamovacího formuláře a také prostřednictvím kategorií, které si můžete nastavit dle vašich potřeb.Přístupy jednotlivých členů lze upravit tak, aby např. k zákonným kategoriím měla přístup jen pověřená osoba, zatímco ostatní kategorie, které nespadají pod zákon, může mít na starosti osoba z HR.5) Na webu nebo úvodní stránce formuláře uveďte všechny důležité informaceUrčete možné způsoby oznamování – písemně, ústně a osobně. (Jak je to s osobním oznámením se dozvíte níže.)Uveďte jméno příslušné osoby a její kontaktní údaje (telefon a elektronická nebo jiná doručovací adresa).Upozorněte na možnost podat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému.Pokud v souladu se zákonem vylučujete přijímání oznámení od některých osob, nezapomeňte to také zmínit.Na svůj web umístěte odkaz na oznamovací formulář.Připravili jsme pro vás ukázkový text, který si můžete zkopírovat.6) Usnadněte si práci s oznámenímiIhned po odeslání oznámení obdrží oznamovatel potvrzení o přijetí oznámení, čímž naplníte zákonnou povinnost vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení.Abyste stihli v zákonné lhůtě 30 dnů písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení, můžete si zapnout funkci automatické lhůty, která termín pohlídá za vás.Jakmile příslušná osoba rozhodne o důvodnosti oznámení, může jej označit jako důvodné nebo nedůvodné.Do oznamovacího formuláře si můžete přidat vlastní otázky, díky kterým lépe prošetříte a určíte důvodnost oznámení – například se doptáte na vztah oznamovatele k firmě aj.7) Vytvořte si interní směrniciInterní směrnice o whistleblowingu není zákonná povinnost, ale je užitečné ji mít.Směrnice by měla vysvětlit význam whistleblowingu, definovat základní termíny, seznámit s postupem řešení oznámení ad.Při tvorbě směrnice můžete využít vzor, který jsme pro vás připravili a který si můžete stáhnout tadyDalší možností je kontaktovat některou advokátní kancelář z řad našich partnerů, která vám připraví interní směrnici na míru.Chcete ukázat NNTB v akci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. 

Od srpna letošního roku vstupuje v účinnost český zákon o ochraně oznamovatelů. Již k 1. 8. 2023 tak vzniknou společnostem s více než 250 zaměstnanci nové povinnosti dle tohoto zákona. Zaměstnavatelé s 50–250 zaměstnanci mají čas se na nové povinnosti připravit do 15. prosince 2023. Hlavním požadavkem zákona na zaměstnavatele je zřízení vnitřního oznamovacího systému, který bývá označován také jako whistleblowing systém. Jak jej ale v souladu se zákonem správně nastavit? Kdo je povinnen zřídit vnitřní oznamovací systém? Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanciSpolečnosti v určitých sektorech (např. ve finančním) bez ohledu na velikostVeřejnoprávní subjekty, jako jsou státní orgány, státem zřízené nebo ovládané právnické osoby nebo územně samosprávné celky (s výjimkou obcí do 10 000 obyvatel)Jaké jsou zákonné požadavky na vnitřní oznamovací systém?Podávání oznámení Oznamovateli musí být umožněno podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně nebo na jeho žádost osobně.  Společnost musí dále uveřejnit (například na svém webu):  Informaci o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstva, označit příslušnou osobu, její telefonní číslo a adresu elektronické pošty nebo jinou adresu pro doručování, a informaci, zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost.Příslušná osoba V rámci vnitřního oznamovacího systému musí být stanovena jedna nebo více příslušných osob. Příslušnou osobou může být jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. Příslušná osoba se jako jediná smí seznámit s oznámením. Musí být proto poučena o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají ze zákona o ochraně oznamovatelů. Po přijetí oznámení O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele. Poté je příslušná osoba povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba povinnému subjektu (společnosti) navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.  Vnitřní oznamovací systém NNTB byl vyvinut tak, aby pomohl splnit zákonné požadavky a práce s oznámeními byla jednoduchá. Najdete v něm spoustu užitečných funkcí:  Lhůty - Abyste stihli v zákonné lhůtě 30 dnů písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení, můžete si zapnout funkci automatické lhůty, která termín pohlídá za vás. U každého oznámení si můžete nastavit také individuální lhůtu.Přiřazení řešitelů - K oznámení lze přidat interní nebo externí příslušnou osobu. Důvodnost - Jakmile příslušná osoba rozhodne o důvodnosti oznámení, může jej označit jako důvodné nebo nedůvodné.Interní komentáře - Příslušné osoby mohou k oznámení přidávat komentáře a přílohy, které nikdo jiný neuvidí. Priority - Každému oznámení můžete nastavit prioritu ve 4 stupních od nízké po urgentní.Štítky - Každé oznámení můžete označit vlastními štítky pro lepší přehled. Archivace Oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením je poté podle zákona po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení povinné uchovat. Příslušná osoba je současně povinna vést elektronickou evidenci údajů o přijatých oznámeních prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, a to v rozsahu:  datum přijetí oznámení, jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy, shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa, datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek. Jaké jsou možnosti řešení vnitřního oznamovacího systému?Nejlepším způsobem plnění povinnosti vnitřního oznamovacího systému je využít speciálního softwarového řešení.  V Česku je nejpoužívanější software NNTB, který poskytuje komplexní řešení vnitřního oznamovacího systému včetně možnosti zřízení vlastní telefonní linky (etické linky) pro příjem oznámení. Tradiční oznamovací kanály, jako je e-mail, telefon nebo fyzická schránka důvěry, nejsou pro naplnění požadavků zákona dostatečné.  Společnosti, které zaměstnávají méně než 250 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využívat již zavedený systém jiného povinného subjektu. Sdílením vnitřního oznamovacího systému se snižují náklady na jeho zřízení na minimum. Zaměstnavatel může také zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Při zajišťování role příslušné osoby je dále možné ušetřit zaměstnanecké zdroje a tuto funkci předat externím specialistům. I s tím vám NNTB může pomoci prostřednictvím našich partnerů z řad předních českých advokátních kanceláří. Týká se vás zákon o ochraně oznamovatelů a potřebujete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 700 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například SPORTISIMO, Kiwi, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

CTP Invest je největším evropským vlastníkem, developerem a správcem logistických a průmyslových nemovitostí. Za 25 let se stala největším veřejně obchodovaným developerem I&L v Evropě a v současné době má kolem 900 zaměstnanců a externích pracovníků.  Whistleblowing společnost CTP Invest zavedla v roce 2022 hned z několika důvodů. Kromě přípravy na nový zákon o ochraně oznamovatelů chtělo vedení společnosti zvýšit důvěryhodnost, dostupnost a také zavést možnost anonymních podnětů. Implementaci whistleblowingu měla na starost Compliance Officer Rohia Hakimová, která se v oblasti compliance pohybuje více než 10 let. Paní Hakimová popisuje, co je důležité při zavádění whistleblowingu:  Výběr vhodného whistleblowing nástroje považuji za klíčové. Bohužel se v praxi stále vyskytují takové oxymorony jako schránka vedle ředitelských dveří a pod kamerou. A jako vždy je důležitá správná komunikace. Zaměstnanci musí mít jistotu, že se jejich podněty řádně vyšetří, že proti nim nebudou činěna odvetná opatření, podají-li pravdivé oznámení v dobré víře. Přečtěte si také rozhovor s Rohiou Hakimovou o whistleblowingu a compliance. Proč jste zvolili právě software NNTB? Důležitým faktorem pro mě byla bezpečnost a přehledná správa podnětů. Platforma NNTB je navíc dostupná ve všech jazycích a jurisdikcích, v nichž podnikáme. Dalším pozitivem bylo plnění ISO standardů a soulad s požadavky GDPR. Líbí se mi jednoduchost, přístupnost a finanční dostupnost platformy. Kromě toho mě zaujal příběh, který je za založením NNTB, a skutečnost, že jejím využíváním přispíváme na dobrou věc – na boj proti šikaně ve školách. Rohia Hakimová vysvětluje, že při zavedení whistleblowingu v organizaci by se mělo začít vysvětlením toho, co to vlastně je a jaký je jeho přínos.  Je důležité hned v úvodu nastavit pozitivní vnímání tohoto efektivního nástroje v boji proti podvodům a korupci. Protože negativní postoj např. managementu může vaše snahy o efektivní whistleblowing naprosto zhatit. Je také důležité vybrat vhodnou pověřenou osobu, která má zkušenosti v této oblasti, která má především důvěru zaměstnanců. Společnost CTP Invest o zavedení vnitřního oznamovacího systému NNTB oznámila zaměstnance prvně e-mailem, dále ho komunikuje na firemním intranetu a prostřednictvím compliance školení. Informace o whistleblowingu společnost uvedla také na svých webových stránkách, v etickém kodexu a dalších směrnicích nebo jiných firemních dokumentech. A jak implementaci vnímali zaměstnanci?  Zaměstnanci přijali whistleblowing pozitivně. Takřka ihned po zavedení přišlo do aplikace několik podnětů na zlepšení pracovního prostředí. Celkem máme od zavedení NNTB 45 oznámení, přičemž předtím to byla 0. Všechna oznámení byla relevantní. Přínos je zcela jednoznačný. Zaměstnanci dostali signál, že to s oznámeními myslíme vážně, a právě proto umožňujeme i externí řešení, které dodává oznamovatelům možnost bezpečného a skutečně anonymního oznámení. Přes whistleblowing systém NNTB dostává společnost CTP Invest primárně náměty na zlepšení firemní kultury nebo záležitosti týkající se pracovního prostředí. Konkrétněji - konflikty na pracovišti. “NNTB splnilo má očekávání a doporučuji dalším firmám, kdykoliv je řeč o whistleblowingu,” uzavírá paní Hakimová.   Zajímá vás whistleblowing a chcete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 700 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například SPORTISIMO, Kiwi, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.