Novinky z whistleblowingu a ochrany oznamovatelů

Od 1. srpna 2023 přinesl český zákon č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů do světa firem novou realitu. Tento zákon nařizuje, že společnosti s více než 250 zaměstnanci mají nové povinnosti týkající se oznamování trestných činů a přestupků. Pro zaměstnavatele s 50–250 zaměstnanci platí přechodné období do 15. prosince 2023, kdy se musí na tyto nové povinnosti připravit. Hlavním požadavkem zákona č. 171/2023 je zřízení vnitřního oznamovacího systému, který bývá označován jako whistleblowing systém. Tip: Stáhněte si zdarma kompletní znění zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů. Jaké jsou požadavky zákona č. 171/2023 na vnitřní oznamovací systém?Podle zákona o ochraně oznamovatelů musí být whistleblowing systém navržen tak, aby oznamovatelé mohli oznámení podat písemně, ústně nebo (na základě jejich předchozí žádosti) osobně. Důležité je také zveřejnit informace o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstva, včetně kontaktních informací příslušné osoby. Kdo je povinen zřídit vnitřní oznamovací systém? Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanciSpolečnosti v určitých sektorech, nezávisle na velikosti (např. finanční sektor)Orgány veřejné moci a veřejnoprávní subjekty, s výjimkou obcí s méně než 10 000 obyvateli.Zajímá vás, jaké další povinnosti pro zaměstnavatele přináší zákon o ochraně oznamovatelů? Podívejte na podrobný přehled v našem předchozím článku. Jaké jsou možnosti splnění požadavků zákona č. 171/2023?Ideálním způsobem plnění povinnosti vnitřního oznamovacího systému je využití specializovaného softwarového řešení. Jedním z nejpopulárnějších softwarových produktů v Česku je NNTB, který poskytuje komplexní řešení vnitřního oznamovacího systému včetně možnosti zřízení vlastní telefonní etické linky pro příjem oznámení. Podívejte se, jak díky NNTB splníte požadavky zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů. Z povinnosti k příležitostiVzhledem k zavedení zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů mohou firmy vnímat whistleblowing spíše jako nutné zlo a další administrativní břemeno. Whistleblowing však ve skutečnosti nabízí řadu výhod, které dalece přesahují pouhé splnění zákonných požadavků. Organizace, které přistupují k whistleblowingu s pozitivním přístupem, jej mohou využít jako příležitost k posílení svého etického prostředí, zvýšení transparentnosti, zlepšení vztahů se zaměstnanci a zajištění dlouhodobého úspěchu firmy. Zde je několik důvodů. Úspora penězDíky whistleblowingu se o problémech dozvíte včas, takže je můžete vyřešit levněji a předejít větším finančním škodám. Firmy ztrácí kvůli interním podvodům průměrně 5 % svých příjmů. Správně zavedený whistleblowing systém odhalí 3x více podvodů než mnohem nákladnější interní audity a patří mezi nejúčinnější nástroje pro odhalování nekalého jednání. Navíc už samotné zavedení vnitřního oznamovacího systému funguje jako prevence. Skutečnost, že ve firmě takový systém existuje, dokáže některé lidi od protiprávního či nekalého jednání odradit. Ochrana reputaceDůvěra zaměstnanců v interní oznamovací systém pomáhá předcházet zveřejňování informací a negativním zmínkám v médiích nebo na portálech s recenzemi firem. Pokud zaměstnanci nemají k dispozici oznamovací systém, který by jim umožnil snadno a bezpečně upozornit na nekalé či protiprávní jednání, zpravidla o problémech mlčí, anebo s informacemi vystoupí veřejně. Většina problémů se dá díky oznámením zaměstnanců vyřešit jednoduše a bez poškození dobrého jména společnosti. Předejití trestní odpovědnostiSprávně zavedený whistleblowing systém přispívá k dodržování právních předpisů a také ke splnění podmínek k vyvinění se z trestní odpovědnosti právnické osoby. S kvalitním whistleblowing systémem může navíc firma získat řadu certifikací, od ISO po CSR, a zvyšuje tím také svoji důvěryhodnost v očích stakeholderů a zahraničních obchodních partnerů. Snížení fluktuace a posílení vztahů se zaměstnanciFungující vnitřní oznamovací systém dává zaměstnancům signál, že firma dbá na jejich spokojenost a že je ochotna jednat v zájmu spravedlnosti a etiky. Včasné odhalení problémů může navíc zabránit odchodu zaměstnanců. Když zaměstnanci vidí, že vedení bere jejich obavy vážně a jedná s nimi transparentně, zvyšuje to jejich důvěru ve firmu. Zaměstnanci se pak cítí podporovaní a mají pocit, že jejich hlas má vliv. Tímto způsobem může whistleblowing systém působit také jako nástroj pro budování důvěry a loajality mezi zaměstnanci a firmou. Jak splnit zákon č. 171/2023? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  

Společně se zákonem o ochraně oznamovatelů byla přijata novela zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, který bývá označován jako AML zákon (název vychází ze zkratky anglického označení „Anti Money Laundering“ - proti praní špinavých peněz). Nově musí povinné osoby podle AML zákona zavést vnitřní oznamovací systém, který bude odpovídat povinnostem dle zákona o ochraně oznamovatelů.Narozdíl od zákona o ochraně oznamovatelů, který ukládá povinnost zavést oznamovací systém firmám nad 50 zaměstnanců musí povinné osoby podle AML zákona zavést oznamovací systém bez ohledu na počet zaměstnanců. Novela AML zákonu ukládá povinnost povinných osob zavést vnitřní oznamovací systém, který umožňuje zaměstnanci nebo dalším osobám podat oznámení anonymně. Povinné osoby dle AML zákonaBanky a finanční institucepojišťovny a pojišťovací zprostředkovateléprovozovatelé hazardních herrealitní kancelářeadvokátní kancelářeúčetní kancelářeZákon AML a jeho požadavkyZákon č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, stanovuje finančním institucím a dalším subjektům povinnosti týkající se sledování a hlášení podezřelých finančních transakcí. Organizace podléhající tomuto zákonu musí mít efektivní systémy a postupy na ochranu svých aktivit před zneužitím pro nelegální účely. Jaké povinnosti přináší novela AML zákona?Každá povinná osoba bez ohledu na počet zaměstnanců musí zavést vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého bude možné podávat oznámení v rozsahu zákona o ochraně oznamovatelů.Povinné osoby musí přijímat anonymní oznámení. Povinné osoby musí s anonymním oznámením nakládat stejně jako s jiným oznámením.Role whistleblowingové platformy v rámci AML zákonaWhistleblowingová platforma NNTB je nástrojem, kterým mohou firmy posílit své snahy v boji proti praní špinavých peněz a financování terorismu. Software NNTB je plně v souladu se zákonem č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Jelikož nabízíme uživatelům ochranu dat v podobě koncového šifrování, nedochází k porušení § 21 odst. 6 písm. b) zákona, který jinak vedení oznamovacího systému třetí osobu vylučuje. AML zákon v § 21 odst. 6 písm. b) explicitně hovoří o tom, že oznamovací systém nesmí být veden 3. osobou. V případě, kdy dodavatel poskytuje jen platformu a nemá nikterak přístup k informacím v ní uložených, nedojde k porušení výše uvedeného ustanovení. Specifické požadavky zákona AML, které NNTB pomáhá plnitAnonymitaNNTB poskytuje anonymní a bezpečný způsob, jak mohou zaměstnanci, zákazníci a další osoby sdělit podezření na neetické chování nebo nezákonné aktivity uvnitř firmy. Anonymita oznamovatele zvyšuje pravděpodobnost, že se nebudou bát své podněty podat, a vytváří důvěryhodný oznamovací kanál, který může pomoci odhalit problémy, jež by jinak zůstaly skryty. Ochrana oznamovatelůWhistleblowingová platforma NNTB chrání toho, kdo sděluje informace. Případné vystoupení z anonymity je pouze na rozhodnutí oznamovatele a veškerá komunikace mezi oznamovatelem a organizací je šifrovaná. Tímto způsobem podporuje NNTB odhalování a snižuje obavy z odvetných opatření, které by mohly oznamovatele potkat. Rychlá komunikace a odezvaZákon AML klade důraz na rychlou reakci na podezřelé transakce a aktivity. Součástí NNTB je bezpečný komunikační kanál, který umožňuje okamžitou výměnu zpráv mezi oznamovatele a organizací, což dovoluje rychlé podniknutí kroků pro prošetření oznámení a řešení potenciálních problémů. Okamžité zprávy a informace o podezřelých transakcích či aktivitách mohou být klíčovými pro prevenci potenciálních škod. Dokumentace a evidenceV souladu se zákonem AML je důležité udržovat podrobnou evidenci všech podezřelých aktivit a opatření, která byla přijata. NNTB automaticky dokumentuje všechny podněty a také kroky, které byly provedeny k jejich vyšetření. Školení zaměstnancůZákon AML také vyžaduje, aby zaměstnanci byli školeni v oblasti odhalování podezřelých aktivit. NNTB může sloužit jako součást školení zaměstnanců, kde jsou upozorněni na význam a postup při oznámení nezákonných činností. Pro firmy podléhající zákonu AML je whistleblowingová platforma NNTB nejen vhodným nástrojem, ale také nezbytnou součástí compliance programu. Pomáhá organizacím chránit se před riziky spojenými s praním špinavých peněz a financováním terorismu tím, že umožňuje transparentní a bezpečné oznamování možných nepravostí. Tímto způsobem mohou firmy aktivně přispívat k větší integritě a etice, což je důležité nejen z hlediska požadavků zákona, ale i z hlediska budování důvěryhodnosti a dobrého jména firmy.  Zajímá vás, jak může NNTB pomoct ve vaší organizaci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  

Od srpna letošního roku vstupuje v účinnost český zákon o ochraně oznamovatelů. Již k 1. 8. 2023 tak vzniknou společnostem s více než 250 zaměstnanci nové povinnosti dle tohoto zákona. Zaměstnavatelé s 50–250 zaměstnanci mají čas se na nové povinnosti připravit do 15. prosince 2023. Hlavním požadavkem zákona na zaměstnavatele je zřízení vnitřního oznamovacího systému, který bývá označován také jako whistleblowing systém. Jak jej ale v souladu se zákonem správně nastavit? Kdo je povinnen zřídit vnitřní oznamovací systém? Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanciSpolečnosti v určitých sektorech (např. ve finančním) bez ohledu na velikostVeřejnoprávní subjekty, jako jsou státní orgány, státem zřízené nebo ovládané právnické osoby nebo územně samosprávné celky (s výjimkou obcí do 10 000 obyvatel)Jaké jsou zákonné požadavky na vnitřní oznamovací systém?Podávání oznámení Oznamovateli musí být umožněno podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně nebo na jeho žádost osobně.  Společnost musí dále uveřejnit (například na svém webu):  Informaci o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstva, označit příslušnou osobu, její telefonní číslo a adresu elektronické pošty nebo jinou adresu pro doručování, a informaci, zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost.Příslušná osoba V rámci vnitřního oznamovacího systému musí být stanovena jedna nebo více příslušných osob. Příslušnou osobou může být jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. Příslušná osoba se jako jediná smí seznámit s oznámením. Musí být proto poučena o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají ze zákona o ochraně oznamovatelů. Po přijetí oznámení O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele. Poté je příslušná osoba povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba povinnému subjektu (společnosti) navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.  Vnitřní oznamovací systém NNTB byl vyvinut tak, aby pomohl splnit zákonné požadavky a práce s oznámeními byla jednoduchá. Najdete v něm spoustu užitečných funkcí:  Lhůty - Abyste stihli v zákonné lhůtě 30 dnů písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení, můžete si zapnout funkci automatické lhůty, která termín pohlídá za vás. U každého oznámení si můžete nastavit také individuální lhůtu.Přiřazení řešitelů - K oznámení lze přidat interní nebo externí příslušnou osobu. Důvodnost - Jakmile příslušná osoba rozhodne o důvodnosti oznámení, může jej označit jako důvodné nebo nedůvodné.Interní komentáře - Příslušné osoby mohou k oznámení přidávat komentáře a přílohy, které nikdo jiný neuvidí. Priority - Každému oznámení můžete nastavit prioritu ve 4 stupních od nízké po urgentní.Štítky - Každé oznámení můžete označit vlastními štítky pro lepší přehled. Archivace Oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením je poté podle zákona po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení povinné uchovat. Příslušná osoba je současně povinna vést elektronickou evidenci údajů o přijatých oznámeních prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, a to v rozsahu:  datum přijetí oznámení, jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy, shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa, datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek. Jaké jsou možnosti řešení vnitřního oznamovacího systému?Nejlepším způsobem plnění povinnosti vnitřního oznamovacího systému je využít speciálního softwarového řešení.  V Česku je nejpoužívanější software NNTB, který poskytuje komplexní řešení vnitřního oznamovacího systému včetně možnosti zřízení vlastní telefonní linky (etické linky) pro příjem oznámení. Tradiční oznamovací kanály, jako je e-mail, telefon nebo fyzická schránka důvěry, nejsou pro naplnění požadavků zákona dostatečné.  Společnosti, které zaměstnávají méně než 250 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využívat již zavedený systém jiného povinného subjektu. Sdílením vnitřního oznamovacího systému se snižují náklady na jeho zřízení na minimum. Zaměstnavatel může také zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Při zajišťování role příslušné osoby je dále možné ušetřit zaměstnanecké zdroje a tuto funkci předat externím specialistům. I s tím vám NNTB může pomoci prostřednictvím našich partnerů z řad předních českých advokátních kanceláří. Týká se vás zákon o ochraně oznamovatelů a potřebujete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 700 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například SPORTISIMO, Kiwi, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Navrhovaný zákon o ochraně oznamovatelů, který prošel Poslaneckou sněmovnou a nyní čeká na schválení Senátem, má za cíl upravit postup podávání oznámení o protiprávním jednání prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, včetně jeho posouzení a zajištění ochrany oznamovatele. Zákon stanovuje povinnost zavedení vnitřního oznamovacího systému do 15. prosince 2023 pro firmy nad 50 zaměstnanců. Pro firmy nad 250 zaměstnanců bude zákon účinný pravděpodobně v srpnu 2023.  Kterých zaměstnavatelů se zákon týká?Vnitřní oznamovací systém musí podle zákona zavést: Firmy s nejméně 50 zaměstnanciVeřejní zadavatelé (zejména obce s nejméně 10 tisíci obyvateli)Orgány veřejné moci a zaměstnavatelé působící v oblastech vymezených zákonemJaké hlavní povinnosti zákon přináší?Zavedením vnitřního oznamovacího systému však zákonné povinnosti nekončí. Aby byl whistleblowing systém důvěryhodný a funkční, zákon dále vyžaduje: Určit tzv. příslušnou osobu, která je pověřena přijímáním a vyřizováním oznámení.Zajistit možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně, ústně i osobně.Zajistit, aby oznamovatel nebyl vystaven odvetnému opatření, jako je například rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy, přeložení nebo převedení na jinou práci apod.Tip: Povinný subjekt může zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Povinné subjekty, které zaměstnávají nejvíce 249 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využívat již zavedený systém jiného povinného subjektu. (§ 8 Zákona o ochraně oznamovatelů.) Oznamování trestných činů nebo přestupkůZákon o ochraně oznamovatelů se oproti původním návrhům vztahuje nejen na oznamování trestných činů, ale také přestupků. Týká se to ovšem pouze přestupků s horní hranicí pokuty minimálně sto tisíc korun. Nejen pro oznamovatele může být problematické identifikovat přestupky, které do této skupiny spadají a které ne. Očekává se proto, že zákon následně doplní další metodika Ministerstva spravedlnosti.   Ačkoli se zákon nebude vztahovat na drobnější přestupky, zaměstnavatelé by pro měli taková oznámení prošetřit. I když se jedná o méně závažná jednání, zaměstnavatelé by měly mít zájem na jejich včasném odhalení a přijetí nápravy, než se rozvinou v daleko komplikovanější problémy s vážnými následky. Přijímání anonymních oznámeníJelikož to zákon o ochraně oznamovatelů nevyžaduje, přijímání anonymních oznámení bude pouze na rozhodnutí zaměstnavatele. Objevují se obavy, že pokud nebude možné poslat anonymní oznámení, část oznamovatelů, kteří nebudou chtít uvádět své jméno a další identifikační údaje, to odradí. Proč se vyplatí přijímat anonymní oznámení se dozvíte v článku 4 důvody, proč se vyplatí zavést anonymní whistleblowing. Již od prosince 2021 funguje externí oznamovací systém (EOS) Ministerstva spravedlnosti, jehož prostřednictvím lze podat anonymní oznámení a oznamovatelé jej mohou využít bez ohledu na to, zda předtím využili interní oznamovací systém. Tato skutečnost může podpořit zaměstnavatele v tom, aby přijímali i anonymní oznámení a snažili se problémy řešit primárně interně. Na oznamovatele, kteří uvedou své identifikační údaje, se navíc vztahuje zákonná ochrana. Jim ani jejich blízkým osobám nebo lidem, kteří se podíleli na přípravě oznámení (např. kolegové, kteří pomáhali shánět důkazy), nesmí hrozit žádné nebezpečí v podobě odvetných opatření. Vnitřní oznamovací systém musí být důvěryhodný a bezpečný, a také proto se identitu oznamovatele v první řadě dozvídá pouze příslušná osoba, která bez souhlasu oznamovatele nesmí informace o jeho totožnosti nikomu předat (s výjimkou orgánů veřejné moci). Příslušná osoba má současně povinnost zachovávat mlčenlivost, a to i poté, co tuto funkci přestane vykonávat.  Jak naplnit požadavky na vnitřní oznamovací systém?Nejspolehlivější je vybrat důvěryhodný whistleblowing software, který splňuje požadavky zákona, je uživatelsky přívětivý jak pro oznamovatele, tak i pro administrátory.  Tip: Podívejte se, proč klasické komunikační kanály nesplňují povinnosti zákona o ochraně oznamovatelů.   Klíčové požadavky na vnitřní oznamovací systém jsou: Zajistit dostupnost 24 hodin denně 7 dní v týdnuUmožnit podávání oznámení písemně i ústně Zpřístupnit oznamovací systém nejen zaměstnancům, ale i dalším skupinám osob (dodavatelům, uchazečům o zaměstnání ad.)Zabezpečit, aby se k oznámením dostala výhradně příslušná osobaZajistit, aby oznamovatel obdržel potvrzení o přijetí oznámení a vyrozumění o výsledcíchVést evidenci údajů o přijatých oznámeních v elektronické podoběPodívejte se na kompletní přehled všech zákonných požadavků včetně toho, jak je můžete s pomocí NNTB jednoduše naplnit.  Týká se vás zákon o ochraně oznamovatelů a potřebujete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  Zdroje: https://www.e15.cz/finexpert/vydelavame/zakon-o-ochrane-oznamovatelu-zavadi-nove-povinnosti-pro-zamestnavatele-jake-a-od-kdy-1398062https://www.ey.com/cs_cz/tax/tax-alerts/2023/04/navrh-zakona-o-ochrane-oznamovatelu-miri-do-senatuhttps://www.irozhlas.cz/zpravy-domov/snemovna-schvalila-zakon-o-ochrane-oznamovatelu_2304211456_araJak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 700 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například SPORTISIMO, Kiwi, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Whistleblowing systém je komplexní mechanismus sahající od vytvoření podmínek pro podání oznámení, přes přijetí a zpracování oznámení, po vyřešení oznámeného problému. Musí být proto navržen tak, aby byl snadno použitelný a aby přinášel prospěch firmě i oznamovatelům. Podívejme se na klíčové prvky, které jsou nezbytné pro jeho úspěšné fungování.  1. Oznamovací kanály Whistleblowingový systém musí poskytnout bezpečný, důvěryhodný a snadno dostupný způsob pro podání oznámení. Při zavádění vnitřního oznamovacího systému je důležité myslet také na to, že whistleblower má mít možnost podat oznámení písemně, ústně a osobně. Firmy mohou vybírat z více oznamovacích kanálů a různě je kombinovat. Nejčastěji jsou to:  Whistleblowing software Telefonní linka E-mailová schránka Fyzická schránka (schránka důvěry) Osobní setkání s osobou pověřenou pro příjem oznámení Základ vnitřního oznamovacího systému zpravidla tvoří specializovaný whistleblowing software jako NNTB, jehož největší předností je, že je dostupný kdykoli a odkudkoli. Zaručuje bezpečnost oznamovatelů a umožňuje pokračovat v komunikaci i po přijetí oznámení. Navíc nabízí pohodlnou a přehlednou správu všech oznámení, včetně těch přijatých z jiných zdrojů. Také je možné jej snadno navázat na firemní compliance systém. Více o výhodách a funkcích whistleblowingové platformy.  2. Řešitel oznámení Příjemce a řešitel oznámení (tzv. příslušná osoba) je druhým klíčovým prvkem ve whistleblowing systému. Je jedinou osobou, která je v (přímém) kontaktu s oznamovatelem a která se smí seznámit s obsahem oznámení. Pokud o to oznamovatel požádá, musí být příslušná osoba schopna přijmout oznámení v rámci osobního setkání. Kromě toho posuzuje důvodnost oznámení, navrhuje řešení problému a má na starosti informování oznamovatele o přijetí oznámení a výsledcích.  Výběr příslušné osoby je proto třeba důkladně zvážit. Tato osoba by měla dobře znát svá práva a povinnosti, rozumět zákonným požadavkům v oblasti whistleblowingu a být řádně vyškolena a poučena. Nejčastěji jsou do této funkce dosazováni zaměstnanci z oddělení compliance, HR nebo firemní právníci. Pokud se v organizaci nenachází nikdo vhodný na tuto pozici, je možné funkcí příslušné osoby pověřit také externistu. Současně je možné a vhodné mít řešitelů více a například jim rozdělit jednotlivé oblasti, kterých se oznámení mohou týkat.  3. Interní pravidla Poslední, ale neméně důležitou součástí whistleblowing systému, je řádné informování zaměstnanců a všech zainteresovaných osob. Nejlepším způsobem je přijetí interní směrnice o ochraně oznamovatelů (tzv. whistleblower policy), která by měla:  vysvětlit význam whistleblowingdefinovat základní termíny určit možné způsoby oznamování vysvětlit, koho se týká ochrana oznamovatelů seznámit s postupem řešení oznámení uvést jméno příslušné osoby a kontaktní údaje Nezbytným minimem je zveřejnění možných způsobů podání oznámení a kontaktu (telefonního čísla a elektronické nebo jiné doručovací adresy) na příslušnou osobu.  Vzor interní směrnice o whistleblowingu ke stažení zdarma. Jaké jsou výhody whistleblowing systému? Whistleblowing systém není jednoduché zavést, ale kromě splnění zákonné povinnosti má i spoustu dalších přínosů a rozhodně se firmám vyplatí. Zde jsou některé z hlavních výhod:  Prevence právních sporů  Whistleblowing systém umožní problémy oznámit včas a interně řešit situace, které by jinak mohly vést k právním sporům.  Zlepšení firemní kultury  Když mohou zaměstnanci bezpečně upozornit na neetické nebo nelegální praktiky v organizaci, může to vést k vytvoření kultury otevřenosti a důvěry.  Ochrana reputace firmy  Whistleblowing systém chrání reputaci firmy tím, že umožní řešit problémy dříve, než se dostanou na veřejnost a poškodí pověst firmy.  Zvýšení produktivity  Whistleblowing systém umožní zaměstnancům upozornit na problémy, které by jinak mohly být ignorovány nebo ponechány bez řešení. Díky tomu se dokážou odstranit překážky, bránící produktivitě a efektivitě organizace.  Zvýšení důvěry zákazníků  Firma zavedením whistleblowing systému ukáže, že své závazky k etickému chování bere vážně, což může mít pozitivní dopad na obchodní vztahy. V závislosti na velikosti a typu organizace mohou být náklady na implementaci whistleblowingového systému překvapivě nízké a v každém případě mohou být brány jako významná investice do budoucí prosperity firmy. Prohlédněte si náš ceník a spočítejte si, kolik můžete ušetřit. Potřebujete zavést whistleblowing systém? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. 

Patříte mezi firmy, které mají více než 50 zaměstnanců a dotkne se vás zákon o ochraně oznamovatelů? Ačkoli původní návrh zákona vyžadoval přijímat anonymní oznámení, nejnovější návrh zákona, který schválila Poslanecká sněmovna, povinnost anonymních oznámení výslovně nevyžaduje. Zvažujete, jestli přijímat anonymní podněty od zaměstnanců nebo pouze ty podepsané? V tomto článku se dozvíte, proč se vám hned z několika důvodů vyplatí přijímat i anonymní.  1. Díky anonymitě budou oznamovatelé řešit problémy spíše v rámci firmy než s Ministerstvem spravedlnostiTo největší riziko pro firmy není pokuta za nezavedení whistleblowing systému, ale zaměstnanec, který místo vnitřního systému využije systém externí.         Podle zákona musí “povinný subjekt zajistit uveřejnění informací umožňujícím dálkový přístup o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu”. To znamená, že firmy mají povinnost whistleblowery informovat i o možnosti podání podnětu prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti. Oznamovatel se tedy v procesu podávání oznámení ocitne “na křižovatce”, kde se rozhoduje, jakým způsobem oznámení podá.  Čím snazší je pro něj podat oznámení interně, tím spíše nebude problém řešit prostřednictvím ministerstva. A v tomto případě anonymita hraje zásadní roli, protože dává oznamovatelům pocit bezpečí. Přijímáním anonymních oznámení snížíte pravděpodobnost, že se zaměstnanci místo vás obrátí například na Ministerstvo spravedlnosti, média, policii, inspekci a další instituce, které jim anonymitu umožňují.  Whistleblowing systém NNTB umožňuje obě varianty posílání oznámení:Anonymní podněty - V oznamovacím formuláři je defaultně nastavená anonymita. Oznamovatel má možnost zrušit anonymitu a uvést své jméno.Neanonymní podněty - V oznamovacím formuláři je povinné políčko na určení identity.2. Na anonymní oznámení se nevztahují zákonné povinnosti Pokud obdržíte podepsané oznámení, jako povinný subjekt musíte podle zákona splnit řadu povinností, jako jsou například:  Na oznámení reagovat a vyšetřit ho v zákonem stanovených lhůtách.Informovat oznamovatele o krocích provedených v rámci šetření jeho oznámení.Zajistit, že odesílatel oznámení obdrží potvrzení o jeho přijetí.Archivovat oznámení po dobu 5 let, atd. Pokud udělá povinný subjekt v procesu zpracování oznámení chybu, hrozí mu za ni pokuta až 1 mil. Kč. Naopak anonymní podnět není zákonem upravený a je pouze na firmě, jak s ním bude pracovat. Když tedy uděláte při práci s anonymním podnětem nějakou chybu, postihy vám nehrozí.  3. Anonymní oznámení výrazně snižují riziko, že unikne identita oznamovatele Právě únik dat a citlivých informací představuje největší riziko nepříjemností a vysokých pokut plynoucích ze zákona o ochraně oznamovatelů. U podepsaných oznámení se mnohonásobně zvyšuje šance, že identita oznamovatele unikne, ať už lidskou chybou (neodhlášení se z počítače, prořeknutí se) nebo chybou bezpečnostní. Pokud se firma rozhodne přijímat oznámení nepodepsaná, pravděpodobnost úniku identity a z toho plynoucích pokut se jí povede minimalizovat.  4. Anonymita zabrání možným pokutám za odvetná opatření Podle zákona o ochraně oznamovatelů může firma dostat pokutu až 1 000 000 Kč za odvetná opatření proti oznamovateli, mezi které patří například:  rozvázání nebo neprodloužení pracovního poměru  zproštění výkonu služby   odvolání z místa vedoucího zaměstnanceuložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,snížení mzdy, platu nebo odměnypřeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,neumožnění odborného rozvoje,změna pracovní nebo služební doby,a další.   Pokud whistleblower pošle podepsané oznámení a zaměstnavatel mu později například nebudete chtít prodloužit pracovní poměr z důvodu nespokojenosti s pracovními výsledky, hrozí, že se to obrátí proti firmě. A to platí i v případě externího dodavatele, který tak může tuhle část zákona výrazně zneužít.  Neznáte-li identitu oznamovatele, nelze žádnou akci za odvetná opatření považovat. A pokud whistleblower vystoupí z anonymity až po opatření, které by šlo považovat za odvetné, pokuta nehrozí.  Statistiky o whistleblowingu mluví jasně Ať už zákon vyžaduje nebo nevyžaduje příjem anonymních oznámení, je anonymní whistleblowing vždy funkčnější, což potvrzují reálné zkušenosti firem:  Přes 58 % všech oznámení obdržených firmami se zavedeným whistleblowingem je anonymních (Whistleblowing report, 2019). A oznámení závažnějších podvodů a problémů jsou anonymní téměř vždyDíky funkčnímu whistleblowingu je odhaleno 43 % veškerého neetického jednání v organizacích (3x více než interním a 10x více než externím auditem). Navíc funguje jako jeho prevence.Týká se vás zákon o ochraně oznamovatelů a potřebujete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Zákon o ochraně oznamovatelů neboli zákon o whistleblowingu vychází ze Směrnice Evropského parlamentu a Rady EU o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie. Tato tzv. směrnice o whistleblowingu vstoupila v platnost 17. prosince 2021, kdy zároveň uplynula lhůta pro její implementaci do českého právního řádu. Schválení českého zákona se po mnoha měsících jednání nyní blíží ke konci. Kdy pravděpodobně nabyde na účinnosti? Aktuální stav zákona o whistleblowinguO tom, proč se jednání o přijetí zákona o ochraně oznamovatelů protahuje, jsme psali v tomto článku. Za zdržení mohou volby do Poslanecké sněmovny 2021, které celý proces zpomalily, ale také různé názory na to, jak by měl zákon znít. V současnosti je návrh zákona zpět v Poslanecké sněmovně, kam jej vrátil k doplnění Ústavně právní výbor. Řeší se především dvě otázky: Přestupky. Návrh donedávna počítal s tím, že se bude zákon vztahovat pouze na trestné činy. Pravděpodobně se ale rozšíří i na přestupky, a právě o tom budou další jednání mezi poslanci.Anonymita oznamovatele. Anonymní oznámení požadují především protikorupční organizace Oživení, Rekonstrukce státu nebo Transparency International, podle nichž bude jinak zákon nefunkční. Názory se však velmi různí, především mezi politiky. Podle některých právě anonymita zabraňuje tomu, aby bylo možné oznamovatele chránit.Obě tato témata historicky v návrzích zákona ukotvená byla, nicméně poslední návrh současného ministra spravedlnosti Pavla Blažka s nimi nepočítal. A právě s tím Ústavně-právní výbor nesouhlasí a navrhuje doplnění návrhu. Jakmile se poslanci i Ústavně právní výbor shodnou na finálním znění zákona, jeho schválení by již neměly stát v cestě žádné překážky. Důležité je zmínit, že směrnice o whistleblowingu je od 17. 12. 2021 přímo účinná pro subjekty veřejného sektoru, k čemuž Ministerstvo spravedlnosti vydalo tuto metodiku. Kdy nový zákon o ochraně oznamovatelů vejde v účinnost?Nejpravděpodobnější scénář je ten, že nový zákon o ochraně oznamovatelů vejde v účinnost v červenci 2023. Přestože přesný termín zatím není znám, sama vláda uvádí, že plnění legislativních závazků vůči EU je její klíčovou prioritou, a slibuje, že schvalování nebude trvat déle než do konce tohoto roku.  Zákon o ochraně oznamovatelů vejde v platnost v den, kdy je vyhlášen ve Sbírce zákonů. Účinný, a tedy právně vymahatelný, začne být podle současného návrhu další měsíc (první den druhého kalendářního měsíce následujícího po dni jeho vyhlášení). V praxi si tedy můžeme představit, že pokud by byl zákon vyhlášen 1. června, v účinnost vejde 1. července. Již nyní ale mohou jednotlivci v případě nekalého jednání reagovat, a to online, písemně nebo osobně. Mohou k tomu využít dva způsoby: oznámení prostřednictvím kanálu Ministerstva spravedlnosti (tj. vnějším oznamovacím systémem)zveřejnění (v případě urgentního případu za konkrétních podmínek).Koho se týká nový zákon o ochraně oznamovatelů?Zákonem se budou muset řídit povinné subjekty. Mezi ty se řadí: firmy nebo organizace, které zaměstnávají minimálně 50 zaměstnanců (k 1. lednu příslušného kalendářního roku),zadavatelé veřejných zakázek,vybrané orgány veřejné moci.Sankce pro ČeskoJiž nyní je jisté, že bude Česká republika platit vysokou pokutu. Kvůli nedodržení termínu ji (a další členské země) totiž zažalovala Evropská komise. Kolik budeme muset uhradit? To se zatím přesně neví, víme však jistě, že to bude minimálně 50 milionů korun, za každý další den zpoždění Česku hrozí penále dalších 100 000 korun. Právě vysoká finanční pokuta je důležitým faktorem, který podtrhuje urgenci schválení zákona. Lze tedy očekávat, že s ním poslanci již nebudou dlouho otálet. Historie průběhu schvalování zákona o ochraně oznamovatelů Zákon o ochraně oznamovatelů vychází ze směrnice Evropského parlamentu a Rady EU o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie. Směrnice byla schválena již v roce 2019 a je označována také jako „Směrnice o whistleblowingu“.O dva roky později, v prosinci roku 2021, vešla v platnost evropská směrnice garantující ochranu oznamovatelů a zakazující jakákoliv odvetná opatření. Směrnice ustanovuje povinnost zavedení vnitřního oznamovacího systému u povinných subjektů. Na směrnici reagovalo Ministerstvo spravedlnosti, které spustilo oznamovací systém pro oznamovatele protiprávního jednání. Návrh zákona prošel během posledních let několika úpravami. Zatímco ministryně spravedlnosti vlády Andreje Babiše, Marie Benešová, navrhovala v zákoně ponechat možnost anonymity i přestupky, současný ministr spravedlnosti Pavel Blažek vlády je z návrhu vyřadil. O finálním znění zákona se rozhodne v průběhu tohoto roku.Proč se vyplatí zavést whistleblowing systém NNTB? Manažeři firem, které s whistleblowing systémem aktivně pracují, potvrzují, že dlouhodobě narůstá důvěryhodnost jejich společnosti v očích zaměstnanců. Zaměstnancí jsou ve firmě spokojenější a tím se snižuje i jejich fluktuace. Vnitřní oznamovací systém ale neslouží jen k nahlašování nekalého jednání. Firmy hlásí, že dostávají od svých zaměstnanců kreativní podněty na zlepšení procesů, které využívají v praxi. Společnosti navíc ušetří, protože mohou včas reagovat na rizika, která by mohla znamenat vysoké finanční škody. O zkušenostech firem jsme psali tady. Pokud budete mít své řešení implementované včas, nezískáte pouze spokojené zaměstnance, ale vyhnete se také finančním sankcím za nesplnění zákonné povinnosti.  Týká se vás zákon o ochraně oznamovatelů a potřebujete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  Zdroje:  https://justice.cz/web/msp?clanek=zakonem-o-ochrane-oznamovatelu-se-vlada-zabyvala-hned-po-svem-nastu-1https://portal.pohoda.cz/zakon-a-pravo/legislativa-pro-podnikatele/whistleblowing-%E2%80%93-zakon-o-ochrane-oznamovatelu/https://www.irozhlas.cz/zpravy-domov/whistleblower-zakon-prace-sikana-bossing_2302021150_bkohttps://www.transparency.cz/poslanci-projednali-blazkuv-nekvalitni-navrh-zakona-o-ochrane-oznamovatelu-pres-dilci-opravu-zustava-nedostatecny/Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 700 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například SPORTISIMO, Kiwi, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Zákon o ochraně oznamovatelů vychází z evropské směrnice z roku 2019 a měl být schválen nejpozději 17. prosince 2021. O přijetí zákona o ochraně oznamovatelů se mluví bezmála dva roky (tématu jsme se podrobněji věnovali v článku Kdy vejde v platnost zákon o ochraně oznamovatelů). Schválení zákona se nyní blíží - v posledních týdnech proces schválení konečně nabírá na rychlosti. Důvodem jsou mimo jiné také vysoké pokuty od Evropské komise kvůli nezavedení zákona. V jaké fázi se nyní návrh whistleblowing zákona nachází? Ochrana oznamovatelů se má rozrůst i na přestupkyZákon o ochraně oznamovatelů má zaměstnancům zajistit právo na nahlášení protiprávního jednání bez odvetných opatření či postihů. V ČR však dosud nebyl žádný z návrhů zákona přijat. Poslední návrh zákona řešil ústavně-právní výbor, který doporučil Poslanecké sněmovně rozšířit a přidat do něj i přestupky. Doteď se měl nový návrh zákona vztahovat pouze na trestné činy.  Přísnější verzi zákona o ochraně oznamovatelů prosazuje například poslankyně hnutí STAN Hana Naiclerová, která vysvětluje:  “Přestupky tam chceme zařadit proto, aby oznamovatel nemusel posuzovat, jestli jde o trestný čin, nebo přestupek, protože leckdy ani právníci neumí na první dobrou posoudit, o jaký typ protiprávního jednání jde. Je to jednoduché pro ty, kteří to podávají, i pro ty, kteří oznámení zpracovávají.” Jisté je, že kromě ochrany samotného oznamovatele se bude ochrana vztahovat také na osoby blízké i na osoby, které se na přípravě oznámení podílely. Anonymita oznamovatelů Aktuální je také téma anonymity whistleblowerů. Jakým způsobem bude zákon oznamovatele chránit? Bude zachována povinná anonymita všude, nebo pouze ve veřejném sektoru? To jsou otázky, které je nutné projednat. Pokud ale povinná ochrana anonymních oznámení neprojde, i tak bude pro firmy a instituce výhodnější přijímat oznámení anonymně. Plynou z toho totiž výrazně menší rizika i povinnosti. „Podnikatelé obecně problematiku anonymních oznamovatelů vnímají se znepokojením a rozporuplně. Právě anonymnost umožňuje některým oznamovatelům dané jednání nahlásit jako nevhodné, zároveň pak nelze daného oznamovatele chránit, neboť není známa jeho totožnost,“ říká Josef Jaroš, předseda představenstva Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR.  Anonymní oznamování chtějí do zákona prosadit neziskové organizace, například podle Transparency International je zákon bez anonymity nefunkční.  Ministerstvo spravedlnosti zřídilo whistleblowingový kanál pro veřejnost Kromě firem svůj kanál pro whistleblowing zřídilo i Ministerstvo spravedlnosti, které se chystá pro tyto účely ustanovit samostatný odbor. Ten by měl kromě shromažďování a posuzování oznámení fungovat i jako poradenství pro zaměstnavatele a širokou veřejnost. ČR za pozdní schválení zákona zaplatíPotřebu dotáhnout schválení zákona o ochraně oznamovatelů začínají pociťovat nejen firmy, ale už i stát. Protahování jednání se totiž začíná hodně prodražovat. Kvůli pozdnímu přijetí zákona nyní čelí Česká republika žalobě od Evropské komise. Zaplatit budeme muset minimálně 50 milionů korun a dále navíc penále v očekávané výši 100 000 Kč za každý další den. Přesná částka zatím není jistá. Kromě Česka čelí žalobě dalších osm členských zemí Evropské unie, mezi nimi například Německo nebo Maďarsko. Co z toho všeho plyne? Schválení zákona o ochraně oznamovatelů je na spadnutí. Nově by se měl pozměňovací návrh vztahovat na trestní činy a přestupky, Sněmovna bude ale řešit také palčivou otázku anonymity oznamovatele. O tom, v jakém znění návrh projde, bude jednat ve třetím čtením pravděpodobně v dubnu 2023. Přijetí zákona se očekává v létě 2023.   Zákon o ochraně oznamovatelů se týká všech firem a organizací s více než 50 zaměstnanci. Ty budou povinny zřídit bezpečný oznamovací kanál, který umožní posílat oznámení. Zároveň budou muset pověřit nestrannou osobu, která bude oznámení přijímat a prošetřovat. Podívejte se, jak se připravit na zákon o ochraně oznamovatelů.  Týká se vás zákon o ochraně oznamovatelů a potřebujete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. Zdroje:  https://www.echo24.cz/a/HHDTn/zpravy-domaci-zakon-o-ochrane-oznamovatelu-whistleblowing-snemovna-poslanci-evropska-uniehttps://echo24.cz/a/HgyFZ/zpravy-domaci-rozhovor-poslankyne-naiclerova-stan-zakon-whistleblowing-ochrana-anonymnich-oznamovateluhttps://www.irozhlas.cz/zpravy-svet/zaloba-evropska-komise-pravidla-o-ochrane-oznamovatelu_2303161118_zujhttps://www.ceska-justice.cz/2023/03/snemovna-by-mohla-rozsirit-ochranu-oznamovatelu-i-na-prestupky-navrhl-klicovy-vybor/Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.