Srovnání oznamovacího systému NNTB s tradičními kanály

Jak nejlépe řešit whistleblowing a zároveň splnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů? Přečtěte si, proč klasické komunikační kanály nesplňují legislativní požadavky.

NNTB vs. klasická telefonní linka

Samotná telefonní linka nestačí ke splnění požadavků zákona o ochraně oznamovatelů, její využívanost je minimální a oznamovatel se může rozhodnout oznámení podat mimo firmu. 

Klasická telefonní linka

Není dostupná 24/7, jazyková bariéra

Nezajistí nahrávku či přepis

Nezajistí anonymitu, hrozí vyzrazení identity

Náročné popisování problému po telefonu

Obvykle oznamovatele od využití odradí

Systém na whistleblowing NNTB

Anonymita je zajištěna, nehrozí vyzrazení

Před odesláním lze vše v klidu zkontrolovat

Kromě textu můžete přijímat i hlasové zprávy

Po odeslání můžete dále komunikovat

Lze přiložit soubory a důkazy

Splníte všechny zákonné povinnosti

whisleblowing hotline

Oznamovací systém NNTB vs. e-mail

E-mail nezajistí anonymitu, má do něj přístup firemní IT, hrozí únik dat. Také může zapadnout do spamu a vy nepošlete potvrzení o přijetí oznámení nebo neodpovíte v zákonné lhůtě. 

E-mail

Je technicky náročné zajistit bezpečnost dat

Neumožňuje ústní podání, což vyžaduje zákon

Může zapadnout do spamu, promeškáte lhůty

Nedůvěra, vnímání jako signál nezájmu

Ke komunikaci mívá přístup firemní IT

Nezaručí anonymitu odesílatele

Systém na whistleblowing NNTB

Anonymita je zaručena a bezpečnost vašich dat také

Umožňuje nejen textové, ale také ústní podání

Využijete přehlednou administraci, hlídá za vás lhůty

Zapojíte více kolegů, nastavíte přístupová práva

Vede auditní záznam o aktivitách a bezpečnou evidenci

email for whistleblowing

NNTB vs. fyzická schránka

Jak navázat na anonym ve schránce? Jak zjistit více detailů a podnět prošetřit? S NNTB si nemusíte hrát na detektiva, s oznamovatelem můžete hovořit dál přímo v systému, a přitom chránit jeho identitu. Fyzická schránka zdaleka nevyhovuje požadavkům zákona.

Fyzická schránka

Není dálkově přístupná všem skupinám oznamovatelům

Nevyhovuje požadavkům zákona ani evropské směrnice

Nemůžete s oznamovatelem dále komunikovat

Podněty mohou uniknout, hrozí vám pokuty

Systém na whistleblowing NNTB

Máte možnost pokračovat v konverzaci a vyřešit podnět

Odpovídá požadavkům zákona o ochraně oznamovatelů

Dostupné kdykoliv a kdekoliv, 24 hodin 7 dní v týdnu

Přístupné pro všechny potenciální oznamovatele

Zajistí anonymitu a maximální zabezpečení dat

mail box for whistleblowing
JAK NNTB PLNÍ POŽADAVKY ZÁKONA

Nejnovější články o whistleblowingu a ochraně oznamovatelů

ochrana oznamovatelu whistleblowing

11 nejčastějších otázek o zákonu o ochraně oznamovatelů

Firmy se nás často obrací s otázkami ohledně požadavků zákona o ochraně oznamovatelů. Vyznat se v legislativních požadavcích není vždy jednoduché, a proto jsme sepsali ty nejčastější otázky a odpověděli na ně.  1. Nestačí jako vnitřní oznamovací systém využít klasické komunikační kanály? Nestačí. Kanály jako je fyzická schránka důvěry, klasická telefonní linka nebo e-mail nesplňují všechny požadavky na vnitřní oznamovací systém, hrozí únik citlivých dat a s tím vysoké pokuty. V neposlední řadě nejsou důvěryhodné. Jaké konkrétní požadavky nesplňují si můžete prohlédnout na obrázku: 2. Kdo všechno spadá pod zaměstnance? Zákon o ochraně oznamovatelů se týká kohokoliv, kdo pro povinný subjekt (firma, samospráva, …) “pracuje”, a to v širším slova smyslu. Platí to tedy pro klasické zaměstnance, kteří dostávají plat nebo mzdu, ale také například pro stážisty nebo dobrovolníky, kteří za svoji činnost zaplaceno nedostanou. Chráněni jsou pak nejen během výkonu práce, ale již ve fázi, kdy se o práci nebo jinou obdobnou činnost u povinného subjektu ucházejí.  3. Spadají pod zaměstnance i tzv. dohodáři a maminky na mateřské? Ano, pod zaměstnance spadají také lidé, kteří spolupracují na dohodou o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti, případně také maminky na mateřské nebo rodičovské dovolené.  4. Komu všemu musíme zpřístupnit vnitřní oznamovací systém - zaměstnancům, nebo i dalším subjektům? Vnitřní oznamovací systém by měl být přístupný nejen zaměstnancům, ale i dalším subjektům, které se zaměstnavatelem přicházejí do styku nebo pro něj vykonávají nějakou činnost či službu, například dodavatelům, poradcům, členům statutárního orgánu, atd.   5. Musíme umožnit oznamování i zaměstnancům, kteří jsou cizinci? Základem je především zajistit funkčnost a dostupnost oznamovacího systému a informací o něm zaměstnancům a co nejvíce podávání oznámení usnadnit. Pakliže jsou vašimi zaměstnanci cizinci, kteří nemluví česky, měli by mít možnost podat oznámení v rodném jazyce.  6. Kde má být zveřejněna informace o vnitřním oznamovacím kanálu?Zákon vyžaduje, aby byly informace o systému na ochranu oznamovatelů zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup. Nejlepší způsob je na webových stránkách organizace vytvořit podstránku o whistleblowingu, kde budou informace o tom, jak podat oznámení společně s odkazem na vnitřní oznamovací systém. Povinností je také zveřejnit údaje o příslušné osobě a možnosti podání oznámení přes externí kanál Ministerstva spravedlnosti. 7. Jak předejít tomu, aby whistlebloweři využili externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti?Povinné subjekty musí podle zákona whistleblowery informovat také o možnosti podání oznámení prostřednictvím MS. Jak předejít tomu, aby se na něj obrátili? Přečtěte si návod. 8. Musí být sepsán písemný záznam o poučení příslušné osoby a zaměstnanců? Zákon jasně stanovuje, že o poučení práv a povinností příslušné osoby musí být sepsán písemný záznam. Na zaměstnance se tato podmínka výslovně nevztahuje, firma je však musí řádně informovat o tom, kde a jak mohou oznámení učinit. Je tedy dobrou praxí firmy, aby své zaměstnance o možnostech podávání oznámení seznámila například formou školení, vzdělávacího semináře apod.  9. Jak správně zvolit příslušnou osobu a jaké jsou její povinnosti?Kromě toho, že příslušná osoba musí být zletilá, bezúhonná, svéprávná, nezávislá, nestranná, maximálně důvěryhodná a bez střetu zájmů, zákon ukládá spoustu dalších povinností, které najdete v tomto článku. 10. Musíme řešit anonymní oznámení? Ačkoliv původní návrh zákona vyžadoval přijímat anonymní oznámení, současný zákon to nevyžaduje. To znamená, že na anonymní oznámení se zákonné požadavky nevztahují a technicky vzato je firma řešit nemusí. Důrazně ale doporučujeme přijímat i řešit jakékoliv oznámení, které přijde, včetně těch anonymních. Je v zájmu všech organizací řešit podněty a odhalit problémy, dokud jsou ještě v zárodku.  Důvody, proč se vyplatí přijímat anonymní oznámení, najdete v článku. 11. Za jakých podmínek je možné sdílet vnitřní oznamovací systém? Pro menší povinné subjekty, které mají méně než 250 zaměstnanců, zákon výslovně zmiňuje možnost sdílení vnitřního oznamovacího systému. Tento limit se přitom vztahuje na každý povinný subjekt zvlášť. To znamená, že pokud chtějí povinné subjekty, například z důvodu podnikatelského seskupení, vnitřní oznamovací systém sdílet, musí mít každý z nich maximálně 249 zaměstnanců. Sdílení vnitřního oznamovacího systému je zakázáno veřejným zadavatelům, s výjimkou obcí, které jej mohou sdílet mezi sebou. Povinné subjekty mohou využít také outsourcingu a zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit třetí osobu. Podívejte se na podrobné podmínky pro sdílení vnitřního oznamovacího systému.  Máte další otázky ohledně zákona? Domluvte si konzultaci s naším specialistou. 
3 min čtení
planet-volumes-EacgTQ7Id_A-unsplash

Zákon č. 171/2023: Whistleblowing jako příležitost pro firmy

Od 1. srpna 2023 přinesl český zákon č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů do světa firem novou realitu. Tento zákon nařizuje, že společnosti s více než 250 zaměstnanci mají nové povinnosti týkající se oznamování trestných činů a přestupků. Pro zaměstnavatele s 50–250 zaměstnanci platí přechodné období do 15. prosince 2023, kdy se musí na tyto nové povinnosti připravit. Hlavním požadavkem zákona č. 171/2023 je zřízení vnitřního oznamovacího systému, který bývá označován jako whistleblowing systém. Tip: Stáhněte si zdarma kompletní znění zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů. Jaké jsou požadavky zákona č. 171/2023 na vnitřní oznamovací systém?Podle zákona o ochraně oznamovatelů musí být whistleblowing systém navržen tak, aby oznamovatelé mohli oznámení podat písemně, ústně nebo (na základě jejich předchozí žádosti) osobně. Důležité je také zveřejnit informace o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstva, včetně kontaktních informací příslušné osoby. Kdo je povinen zřídit vnitřní oznamovací systém? Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanciSpolečnosti v určitých sektorech, nezávisle na velikosti (např. finanční sektor)Orgány veřejné moci a veřejnoprávní subjekty, s výjimkou obcí s méně než 10 000 obyvateli.Zajímá vás, jaké další povinnosti pro zaměstnavatele přináší zákon o ochraně oznamovatelů? Podívejte na podrobný přehled v našem předchozím článku. Jaké jsou možnosti splnění požadavků zákona č. 171/2023?Ideálním způsobem plnění povinnosti vnitřního oznamovacího systému je využití specializovaného softwarového řešení. Jedním z nejpopulárnějších softwarových produktů v Česku je NNTB, který poskytuje komplexní řešení vnitřního oznamovacího systému včetně možnosti zřízení vlastní telefonní etické linky pro příjem oznámení. Podívejte se, jak díky NNTB splníte požadavky zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů. Z povinnosti k příležitostiVzhledem k zavedení zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů mohou firmy vnímat whistleblowing spíše jako nutné zlo a další administrativní břemeno. Whistleblowing však ve skutečnosti nabízí řadu výhod, které dalece přesahují pouhé splnění zákonných požadavků. Organizace, které přistupují k whistleblowingu s pozitivním přístupem, jej mohou využít jako příležitost k posílení svého etického prostředí, zvýšení transparentnosti, zlepšení vztahů se zaměstnanci a zajištění dlouhodobého úspěchu firmy. Zde je několik důvodů. Úspora penězDíky whistleblowingu se o problémech dozvíte včas, takže je můžete vyřešit levněji a předejít větším finančním škodám. Firmy ztrácí kvůli interním podvodům průměrně 5 % svých příjmů. Správně zavedený whistleblowing systém odhalí 3x více podvodů než mnohem nákladnější interní audity a patří mezi nejúčinnější nástroje pro odhalování nekalého jednání. Navíc už samotné zavedení vnitřního oznamovacího systému funguje jako prevence. Skutečnost, že ve firmě takový systém existuje, dokáže některé lidi od protiprávního či nekalého jednání odradit. Ochrana reputaceDůvěra zaměstnanců v interní oznamovací systém pomáhá předcházet zveřejňování informací a negativním zmínkám v médiích nebo na portálech s recenzemi firem. Pokud zaměstnanci nemají k dispozici oznamovací systém, který by jim umožnil snadno a bezpečně upozornit na nekalé či protiprávní jednání, zpravidla o problémech mlčí, anebo s informacemi vystoupí veřejně. Většina problémů se dá díky oznámením zaměstnanců vyřešit jednoduše a bez poškození dobrého jména společnosti. Předejití trestní odpovědnostiSprávně zavedený whistleblowing systém přispívá k dodržování právních předpisů a také ke splnění podmínek k vyvinění se z trestní odpovědnosti právnické osoby. S kvalitním whistleblowing systémem může navíc firma získat řadu certifikací, od ISO po CSR, a zvyšuje tím také svoji důvěryhodnost v očích stakeholderů a zahraničních obchodních partnerů. Snížení fluktuace a posílení vztahů se zaměstnanciFungující vnitřní oznamovací systém dává zaměstnancům signál, že firma dbá na jejich spokojenost a že je ochotna jednat v zájmu spravedlnosti a etiky. Včasné odhalení problémů může navíc zabránit odchodu zaměstnanců. Když zaměstnanci vidí, že vedení bere jejich obavy vážně a jedná s nimi transparentně, zvyšuje to jejich důvěru ve firmu. Zaměstnanci se pak cítí podporovaní a mají pocit, že jejich hlas má vliv. Tímto způsobem může whistleblowing systém působit také jako nástroj pro budování důvěry a loajality mezi zaměstnanci a firmou. Jak splnit zákon č. 171/2023? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
3 min čtení
planet-volumes-EacgTQ7Id_A-unsplash

Etická linka: Klíč ke zdravé a etické firemní kultuře

Evropská směrnice o whistleblowingu přinesla firmám a dalším subjektům v ČR povinnost zavést etickou linku, která se podle zákona o ochraně oznamovatelů nazývá tzv. vnitřní oznamovací systém. Prostřednictvím etické linky můžou firmy včas odhalit nekalé jednání a zaměstnanci jsou v případě jejího použití chráněni před odvetnými opatřeními. Pojďme se blíže podívat na to, co je etická linka a jak funguje.   Co je etická linka? Etická linka (whistleblowing hotline) je nástroj pro oznamování neetického, nezákonného nebo nevhodného chování na pracoviši. Smyslem etické linky je poskytnout zaměstnancům a dalším skupinám lidí bezpečný způsob, jak se ozvat v případě, že něco není v pořádku. Pokud se zaměstnanec stane svědkem neetického jednání nebo se necítí dobře, může se ozvat prostřednictvím anonymní etické linky. Firmy se tak včas dozví o problémech a můžou realizovat nápravná opatření, která zabrání větším problémům. Etická linka by měla ochránit totožnost oznamovatele a ochránit ho před odvetným opatřením. Etická linka je nedocenitelným nástrojem pro organizace, které chtějí nejen splnit legislativní požadavky, ale také zajišťovat účinný compliance program a podpořit vytváření etického pracovního prostředí. Etická linka pomáhá odhalovat problémy uvnitř organizace, což může vést ke zlepšení interních postupů a prevenci neetického a protiprávního jednání. Vnitřní oznamovací kanál umožňuje organizacím rychle reagovat, a především řešit problémy interně, což může ušetřit čas a peníze, které by jinak byly vynaloženy na právní spory nebo škody způsobené eskalovanými problémy.  Pro organizace, které se zavázaly k dodržování právních předpisů a etických standardů, je etická linka nepostradatelným prvkem. V dnešním světě, kde transparentnost a etika získávají stále větší důležitost, je etická linka nezbytným nástrojem pro budování důvěry u zaměstnanců i veřejnosti. Poskytnutím bezpečného prostoru pro whistleblowing organizace stvrzují svůj závazek k etickému jednání a ochraně zájmů všech zúčastněných stran. Pro organizace je pořízení etické linky výhodnou investicí do budoucna a významnou podporou etických hodnot, které by měly být v centru zájmu každé společnosti. Jak funguje etická linka? Pokud oznamovatel (zaměstnanec, student, obchodní partner, třetí osoba, …) zažil nezákonné, neetické nebo nevhodné chování, může tuto skutečnost oznámit prostřednictvím etické linky. Ta může mít podobu speciální telefonní linky, která je funguje pouze pro příjem oznámení, nebo oznamovacího formuláře, který je dostupný online nebo v mobilní aplikaci. Zaměstnanec má tedy obvykle více možností, jak oznámení podat. Může zavolat na speciální telefonní číslo nebo přes etickou linku vyplnit formulář, kde zvolí typ oznámení, napíše podrobnosti a může poslat také přílohu. Po odeslání se oznámení dostane k příslušné osobě, která by měla být nestranná a maximálně důvěryhodná. Tato osoba může s oznámením dále pracovat v rámci administrace etické linky - oznamovatele se může v rámci anonymního chatu zeptat na podrobnosti a oznámení dále řešit. Etickou linku firmám poskytují externí dodavatelé, takže nedochází ke střetu zájmu ani úniku citlivých dat.  Jaké jsou přínosy etické linky? Etická linka představuje způsob, jak splnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů, avšak skrývá v sobě mnohem více výhod a vlastností. Hraje významnou roli nejen jako whistleblowing hotline, ale také v podpoře etiky, integrity a transparentnosti ve firmách, a tak přispívá k úspěšnému zajištění compliance. Detekce nepravostí Etická linka umožňuje zaměstnancům a externím subjektům hlásit nepravosti a porušení compliance bez obav z odvetných opatření. Díky tomu se tato linka stává pro firmu cenným zdrojem informací o potenciálních problémech. Prevence Díky možnosti anonymního oznamování se etická linka stává preventivním nástrojem. Zaměstnanci a další zúčastnění se mohou cítit jistěji a bezpečněji s vědomím, že mohou nahlásit problémy anonymně, aniž by museli odhalit svou totožnost. Podpora integrity a pozitivní firemní kultury Zaměstnanci a stakeholdeři zavedením etické linky získávají jistotu, že organizace bere etiku a compliance vážně. Etická linka tak posiluje integritu a pomáhá budovat pozitivní firemní kulturu. Zlepšení interního řízení Informace získané prostřednictvím etické linky mohou vést ke zlepšení interních postupů a procesů. To může pomoci organizaci minimalizovat rizika a dosahovat stanovených cílů mnohem efektivněji. Šetří peníze a chrání reputaci  Včasná informace ohledně nelegálního jednání může organizaci významně zmírnit finanční škody nebo zabránit mediálním kauzám.  Co lze oznámit přes etickou linku?Přes etickou linku lze oznámit širokou škálu událostí od závažnějších jako jsou korupce, krádeže, zpronevěry po méně závažné jako příjemná pracovní atmosféra na pracovišti. Mnoho firem využívá etickou linku jako HR nástroj, který zaměstnancům umožní přijít s pro bezpečnou komunikaci se svými zaměstnanci.   Jaké vlastnosti má mít etická linka?Důvěrnost Etická linka musí zaručovat naprostou důvěrnost pro oznamovatele. Vzhledem k tomu, že je určena primárně pro podání informací, které nemohou být z různých důvodů sděleny přímo, je její užití zcela bezpečné a diskrétní. Etická linka musí mít zavedené bezpečnostní mechanismy pro zachování důvěrnosti informací. Snadný přístup Je důležité, aby etická linka byla snadno dostupná pro všechny potenciální oznamovatele. To znamená, že by měla být k dispozici prostřednictvím různých komunikačních kanálů – například telefonní linky a online formulářů – a to odkudkoli a kdykoli, 24 hodin denně 7 dní v týdnu. Nestrannost Etická linka by měla zajišťovat nestranný přístup k podaným oznámením. To zaručuje, že informace budou řádně prošetřeny a nebude docházet k jejich podceňování, nebo dokonce k pokusům o utajení neetického či protiprávního jednání. K přijímání a vyhodnocování přijatých oznámení jsou proto vybírány speciální (externí nebo interní) osoby či oddělení – nejčastěji jde o osoby z HR, právních oddělení nebo compliance. Rychlá reakce Organizace musí být schopna rychle reagovat na oznámení přijatá prostřednictvím etické linky. Velmi důležitá je také možnost snadno a bezpečně pokračovat v konverzaci s oznamovatelem – požádat o doplňující informace nebo důkazy, a díky tomu kvalitně a okamžitě přijatý podnět vyřešit. Rychlá reakce pomáhá zabraňovat eskalaci problémů a minimalizuje možné škody. Jak vybrat správného dodavatele etické linky? 1. Důvěryhodnost Poskytovatel etické linky by měl mít doložitelnou historii a spolehlivé klientské reference.  2. Dostatečné technologické zabezpečení Whistleblowing hotline musí být zabezpečená na maximální možné technologické úrovni, aby nedošlo k úniku citlivých dat a osobních údajů. Zajímejte se, kdo na vývoji a údržbě whistleblowing softwaru pracuje a ověřte si, zda má poskytovatel prostředky a lidské zdroje na údržbu a vývoj systému. V opačném případě nemáte záruku, že systém bude použitelný také do budoucna a že jsou vaše data v bezpečí. Co je důležité:  získané ISO certifikace (například ISO 27001)bezpečnostní audityúspěšně zvládnuté penetrační testy, které zaručují, že systém nebude prolomen.Koncové šifrování E2EEVíce o bezpečnosti. 3. Snadná dostupnost Aby zaměstnanci etickou linku používali, musí být jednoduchá a uživatelsky přívětivá.  4. Splňuje zákonné požadavky Etická linka by měla splnit všechny požadavky zákona o ochraně oznamovatelů. Zajímá vás, jak funguje etická linka NNTB v praxi? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
5 min čtení
MinOfJustice,_Prague_New_Town

Jak předejít tomu, aby whistlebloweři využili externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti?

Podle zákona o ochraně oznamovatelů (§9, odstavec 2, bod č. 1) “musí povinný subjekt zajistit uveřejnění informací umožňujícím dálkový přístup o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu”. To znamená, že povinné subjekty mají povinnost whistleblowery informovat také o možnosti podání podnětu prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti.  Od prosince 2021 funguje externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti, jehož prostřednictvím lze podat anonymní oznámení.  Jak předejít tomu, aby whistlebloweři využili externí oznamovací kanál?1. Vnitřním oznamovací systém by měl být snadno dostupný a rychle dohledatelnýPotenciální whistleblower by měl najít odkaz na oznamovací systém do pár minut. Doporučujeme o způsobu podání oznámení dobře a pravidelně informovat. V administraci NNTB najdete unikátní odkaz na oznamovací formulář, který můžete jednoduše vložit do patičky webu, intranetu, atd. Navíc jsme pro vás připravili návod a spoustu propagačních materiálů (bannery, vzory článků, …), které vám pomohou s informovaností.  2. Podat oznámení musí být jednoduchéČím snazší je pro whistleblowery podat oznámení interně, tím spíše nebudou problém řešit prostřednictvím externího kanálu. Přes NNTB zvládne odeslat podnět opravdu každý, a to na pár kliknutí - ať už prostřednictvím oznamovacího formuláře na webu, přes mobilní aplikaci NNTB nebo zavoláním na etickou linku (speciální telefonní číslo).  3. Přijímat anonymní oznámení se vyplatíMinisterstvo umožňuje posílat anonymní oznámení. Pokud vedle “podepsaných” oznámení budete přijímat také oznámení anonymní, snížíte pravděpodobnost, že se zaměstnanci místo vás obrátí na MS, média, policii, inspekci a další instituce, které jim anonymitu umožňují. NNTB poskytuje anonymní a bezpečný způsob, jak mohou zaměstnanci, dodavatelé i a další osoby sdělit podezření na neetické chování nebo nezákonné aktivity uvnitř firmy.   4. Důvěryhodnost systému je klíčováWhistlebloweři se často svěřují s citlivými informacemi, proto musí být vnitřní oznamovací systém důvěryhodný. Pokud v něj whistlebloweři nemají dostatečnou důvěru (není dostatečně zabezpečený, neprofesionální, nevhodně odkomunikovaný), mohou se raději obrátit na externí kanály a povinným subjektům tak hrozí reputační či finanční újmy. Whistleblowingová platforma NNTB chrání toho, kdo sděluje informace. Veškerá komunikace mezi oznamovatelem a organizací je šifrovaná. Tímto způsobem NNTB snižuje obavy z odvetných opatření, které by mohly oznamovatele potkat. O zabezpečení systému je možné whistleblowery informovat přímo v oznamovacím procesu v rámci funkce Podstránky, kam můžete umístit informace o zabezpečení a kontakty na příslušné osoby.  Zajímá vás, jak může NNTB pomoct ve vaší organizaci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
2 min čtení
AML povinné osoby whistleblowing

AML povinné osoby musí zavést anonymní whistleblowing bez ohledu na počet zaměstnanců. Jaké jsou další speciální požadavky?

Společně se zákonem o ochraně oznamovatelů byla přijata novela zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, který bývá označován jako AML zákon (název vychází ze zkratky anglického označení „Anti Money Laundering“ - proti praní špinavých peněz). Nově musí povinné osoby podle AML zákona zavést vnitřní oznamovací systém, který bude odpovídat povinnostem dle zákona o ochraně oznamovatelů.Narozdíl od zákona o ochraně oznamovatelů, který ukládá povinnost zavést oznamovací systém firmám nad 50 zaměstnanců musí povinné osoby podle AML zákona zavést oznamovací systém bez ohledu na počet zaměstnanců. Novela AML zákonu ukládá povinnost povinných osob zavést vnitřní oznamovací systém, který umožňuje zaměstnanci nebo dalším osobám podat oznámení anonymně. Povinné osoby dle AML zákonaBanky a finanční institucepojišťovny a pojišťovací zprostředkovateléprovozovatelé hazardních herrealitní kancelářeadvokátní kancelářeúčetní kancelářeZákon AML a jeho požadavkyZákon č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, stanovuje finančním institucím a dalším subjektům povinnosti týkající se sledování a hlášení podezřelých finančních transakcí. Organizace podléhající tomuto zákonu musí mít efektivní systémy a postupy na ochranu svých aktivit před zneužitím pro nelegální účely. Jaké povinnosti přináší novela AML zákona?Každá povinná osoba bez ohledu na počet zaměstnanců musí zavést vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého bude možné podávat oznámení v rozsahu zákona o ochraně oznamovatelů.Povinné osoby musí přijímat anonymní oznámení. Povinné osoby musí s anonymním oznámením nakládat stejně jako s jiným oznámením.Role whistleblowingové platformy v rámci AML zákonaWhistleblowingová platforma NNTB je nástrojem, kterým mohou firmy posílit své snahy v boji proti praní špinavých peněz a financování terorismu. Software NNTB je plně v souladu se zákonem č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Jelikož nabízíme uživatelům ochranu dat v podobě koncového šifrování, nedochází k porušení § 21 odst. 6 písm. b) zákona, který jinak vedení oznamovacího systému třetí osobu vylučuje. AML zákon v § 21 odst. 6 písm. b) explicitně hovoří o tom, že oznamovací systém nesmí být veden 3. osobou. V případě, kdy dodavatel poskytuje jen platformu a nemá nikterak přístup k informacím v ní uložených, nedojde k porušení výše uvedeného ustanovení. Specifické požadavky zákona AML, které NNTB pomáhá plnitAnonymitaNNTB poskytuje anonymní a bezpečný způsob, jak mohou zaměstnanci, zákazníci a další osoby sdělit podezření na neetické chování nebo nezákonné aktivity uvnitř firmy. Anonymita oznamovatele zvyšuje pravděpodobnost, že se nebudou bát své podněty podat, a vytváří důvěryhodný oznamovací kanál, který může pomoci odhalit problémy, jež by jinak zůstaly skryty. Ochrana oznamovatelůWhistleblowingová platforma NNTB chrání toho, kdo sděluje informace. Případné vystoupení z anonymity je pouze na rozhodnutí oznamovatele a veškerá komunikace mezi oznamovatelem a organizací je šifrovaná. Tímto způsobem podporuje NNTB odhalování a snižuje obavy z odvetných opatření, které by mohly oznamovatele potkat. Rychlá komunikace a odezvaZákon AML klade důraz na rychlou reakci na podezřelé transakce a aktivity. Součástí NNTB je bezpečný komunikační kanál, který umožňuje okamžitou výměnu zpráv mezi oznamovatele a organizací, což dovoluje rychlé podniknutí kroků pro prošetření oznámení a řešení potenciálních problémů. Okamžité zprávy a informace o podezřelých transakcích či aktivitách mohou být klíčovými pro prevenci potenciálních škod. Dokumentace a evidenceV souladu se zákonem AML je důležité udržovat podrobnou evidenci všech podezřelých aktivit a opatření, která byla přijata. NNTB automaticky dokumentuje všechny podněty a také kroky, které byly provedeny k jejich vyšetření. Školení zaměstnancůZákon AML také vyžaduje, aby zaměstnanci byli školeni v oblasti odhalování podezřelých aktivit. NNTB může sloužit jako součást školení zaměstnanců, kde jsou upozorněni na význam a postup při oznámení nezákonných činností. Pro firmy podléhající zákonu AML je whistleblowingová platforma NNTB nejen vhodným nástrojem, ale také nezbytnou součástí compliance programu. Pomáhá organizacím chránit se před riziky spojenými s praním špinavých peněz a financováním terorismu tím, že umožňuje transparentní a bezpečné oznamování možných nepravostí. Tímto způsobem mohou firmy aktivně přispívat k větší integritě a etice, což je důležité nejen z hlediska požadavků zákona, ale i z hlediska budování důvěryhodnosti a dobrého jména firmy.  Zajímá vás, jak může NNTB pomoct ve vaší organizaci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
3 min čtení
přínosy whistleblowingu

5 důvodů, proč se vyplatí zavést whistleblowing

Whistleblowing je nejčastěji spojován s bojem proti korupci, ale je v něm mnohem víc. Pomáhá firmám nastavit zdravé a etické prostředí, získat výhodu oproti konkurenci nebo se chránit před negativní reputací. Whistleblowing má také významný společenský přínos, chrání veřejné zájmy a v posledních letech umožnil zabránit celé řadě nepříjemných situací. Podívejme se na pět hlavních důvodů, proč se vám whistleblowing vyplatí zavést. 1. Splníte zákonnou povinnostDne 17. prosince 2021 vešla v platnost evropská směrnice o whistleblowingu. V České republice se čeká na projednání zákonu o ochraně oznamovatelů, který implementuje povinnosti vyplývající z této směrnice. Ačkoliv český zákon o ochraně oznamovatelů ještě není definitivně schválený, vše nasvědčuje tomu, že firmy od 50 zaměstnanců budou muset mimo jiné: zavést vnitřní oznamovací systém,určit osobu či osoby, které budou přijímat a posuzovat oznámení,umožnit podávání oznámení také dodavatelům nebo zájemcům o práci ve firmě,vyrozumět oznamovatele o přijetí oznámení písemně do 7 dní od přijetí,posoudit oznámení a vyrozumět oznamovatele o výsledku písemně do 30 dní od podání oznámení (lze 2× prodloužit),zabránit možnému odvetnému opatření vůči oznamovatelům nebo akceptovat také anonymní oznámení.Při porušení kterékoliv podmínky firmě bude hrozit pokuta do výše milionu korun nebo 5 % z čistého obratu. Nejlepší je proto začít řešit whistleblowing už nyní – předejdete tak vysokým sankcím za nesplnění zákonných povinností a budete ve výhodě před konkurencí. Je také třeba počítat s tím, že whistleblowing platformu nejde zavést ze dne na den. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací systém, proškolit zaměstnance a zajistit dostatečnou informovanost zabere nějaký čas.   Jak se připravit na nový zákon o ochraně oznamovatelů? Podrobné požadavky whistleblowing zákona najdete tady.2. Ušetříte peníze Podle průzkumu společnosti NAVEX Global firmy ztrácí kvůli interním podvodům průměrně 5 % svých příjmů. Správně zavedená whistleblowingová platforma pak odhalí 3x více podvodů než mnohem nákladnější interní audity a patří mezi nejúčinnější nástroje pro odhalování nekalého jednání.  Díky whistleblowingu se o problémech dozvíte včas, takže je můžete vyřešit levněji a předejít větším finančním škodám. Navíc už samotné zavedení oznamovacího systému funguje jako prevence. Skutečnost, že ve firmě takový systém existuje, dokáže některé lidi od protiprávního či nekalého jednání odradit. 3. Ochráníte reputaci Pokud zaměstnanci nemají k dispozici oznamovací systém, který by jim umožnil snadno, bezpečně a anonymně upozornit na nekalé či protiprávní jednání, většinou o problémech mlčí, anebo s informacemi, ať jsou jakkoli závažné, vystoupí veřejně. Zatímco finanční ztráty je možné dohnat, poškození dobrého jména společnosti je nevratné. Přitom většina problémů se dá díky oznámení zaměstnanců vyřešit jednoduše, pokud se o něm vedení dozví.  Whistleblowing platforma pomáhá předcházet zveřejňování informací a negativním zmínkám v médiích nebo na portálech s recenzemi firem od zaměstnanců.  4. Předejdete trestní odpovědnostiSprávně zavedený a funkční systém pro oznamování přispívá ke splnění podmínek k vyvinění se z trestní odpovědnosti právnické osoby.1 S kvalitním whistleblowingem může navíc firma získat řadu certifikací, od ISO po CSR, a zvyšuje tím také svoji důvěryhodnost v očích stakeholderů a zahraničních obchodních partnerů. 5. Snížíte fluktuaci zaměstnanců Většina lidí, kteří se rozhodnou změnit práci, k tomu má závažný důvod. Překvapivě tím nejběžnějším důvodem není výše finančního ohodnocení, ale nespokojenost s atmosférou na pracovišti. Ať už jde o přístup vedení, vztahy mezi kolegy, nebo jakýkoli jiný problém, jeho včasné odhalení může odchodu zaměstnanců zabránit. Pokud budete mít dobře nastavený vnitřní oznamovací systém, vysíláte signál, že vám na spokojenosti zaměstnanců záleží. Ti se mohou se svým problémem nejprve svěřit a snažit se ho vyřešit, než se rozhodnou z práce odejít. Máte otázky ohledně whistleblowingu? Chtěli byste vidět whistleblowing systém NNTB v akci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. 1 Podle ustanovení § 8 zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, je právnické osobě umožněno se z trestní odpovědnosti vyvinit, pokud vynaložila veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat, aby spáchání protiprávního činu zabránila. Zdroje NAVEX GLOBAL: Strength in Numbers: The ROI of Compliance Programme Hotline Reporting. Stephen R. Stubben, Kyle T. Welch: Evidence on the Use and Efficacy of Internal Whistleblowing SystemsApolena Ondráčková, Sylvie Kloboučková, Jan Dupák. Whistleblowing v otázkách a odpovědích (nejen) pro prošetřovatele. 2020.Jan Sláma, Lenka Stawarczyk, David Špunar. Whistleblowing v českých firmách: jen další byrokracie, nebo příležitost? 2021.Vyvinění se z trestní odpovědnosti právnických osob. Právní prostor, 2021. Dostupné zde.Whistleblowing – účinný nástroj pro podporu zdravé a etické firemní kultury. Deloitte, 2021. Dostupné zde.Jak vznikl projekt Nenech to být?Platforma NNTB vznikla v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech ji vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm jako nástroj, pomocí kterého mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu ve školách. Do 4 let zavedlo NNTB 1 800 škol. V roce 2020 začaly NNTB používat další organizace jako platformu pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě, například DPD, Sportisimo, Pilulka.cz, Zásilkovna, AAA Auto, Zentiva a město Brno. Pavel Ihm, David Špunar a Jan Sáma
4 min čtení
FaceUp partners

Proč se software Pinya HR rozhodl integrovat NNTB jako nový modul? Přečtěte si rozhovor s Ditou Salajkovou

Systém pro řízení personálních procesů Pinya HR integroval naši whistleblowingovou platformu NNTB jako nový modul. Díky této spolupráci mohou zaměstnanci snadno a bezpečně nahlašovat své podněty k prošetření nekalého jednání ve firmě. Jedním kliknutím se rychle a pohodlně dostanou z Pinya HR přímo na formulář NNTB, kde vyplní svůj podnět a odešlou jej k posouzení. Vyzpovídali jsme Ditu Salajkovou, produktovou manažerku, která měla integraci na starosti.  Co vás vedlo k rozhodnutí mít v Pinya HR modul pro whistleblowing? Měli jste tento modul v plánu delší dobu, nebo jste nad ním začali přemýšlet až s přicházející změnou zákona?O modulu jsme začali uvažovat na základě požadavků našich zákazníků a ti samozřejmě svou poptávkou reagovali na nový zákon. Do HR softwaru možnost podat oznámení jednoznačně patří, protože velká část oznámení pochází právě od zaměstnanců. Systém Pinya HR je pro zaměstnance v mnoha ohledech samoobslužný, vyřizují zde věci jako žádosti o dovolenou, nebo zde absolvují e-learningové kurzy. Pravděpodobně to tedy bude jedno z prvních míst, kde budou hledat možnost podat oznámení.  Proč jste se rozhodli pro spolupráci s námi? Nezvažovali jste možnost vlastního vývoje?Jako vývojáři jsme samozřejmě zvažovali, zda si modul nepostavíme sami. Po iniciální analýze možností jsme se ale vydali cestou spolupráce s etablovaným dodavatelem. Dávalo nám smysl použít platformu, která je oddělená od dat a identit v HR systému, a která umožňuje absolutní anonymitu oznámení. Zároveň ji naši zákazníci mohou použít pro oznámení nejen od zaměstnanců, ale také od jiných subjektů, např. dodavatelů nebo zákazníků. Zvažovali jste více platforem? Proč jste se rozhodli právě pro NNTB?Vybírali jsme z několika nástrojů. Pro NNTB jsme se rozhodli kvůli tomu, že splňuje veškeré zákonné a bezpečnostní požadavky, které zákon definuje. Velké plus je, že podání a zpracování oznámení je intuitivní, jak pro oznamovatele, tak pro zpracovatele oznámení. NNTB navíc poskytuje šablony směrnic a podklady pro komunikaci novinky dovnitř firmy, což většina našich zákazníků velmi oceňuje. Jak vypadal proces spolupráce, od prvního setkání až po integraci do Pinya HR?V rámci plánování nových funkcí produktu bylo mojí úlohou najít správný nástroj a spolu s vývojovým týmem vymyslet způsob integrace do Pinya HR. Od prvního setkání jsme byli s NNTB na jedné vlně. Máte velmi dobře propracovaný partnerský program, takže hlavní úlohou bylo vybrat typ spolupráce a komunikace, vše ostatní pak hladce navazovalo. Jak funguje integrace jako taková?Integrace spočívá v možnosti podat oznámení přímo z prostředí Pinya HR. Zaměstnanec vidí možnost podat oznámení v systému, ve kterém je zvyklý vyřizovat veškerou HR agendu. Z úvodního dashboardu systému se dostane na stránku, která jej, ještě před vlastním podání o známení, informuje o tom, jak oznámení bude zpracováno, zda je jeho podání anonymní atd. Pro zpracovatele oznámení pak je v Pinya HR k dispozici odkaz, přes který se prokliknou do administrace oznámení. Jaké výhody plynou z používání whistleblowing platformy prostřednictvím Pinya HR?S našimi zákazníky se vždy snažíme mít dobré vztahy založené na důvěře, kolegy z oddělení podpory tak většina našich zákazníků zná osobně. Velkou výhodou použití platformy whistleblowing v Pinya HR je, že tyto známé tváře s našimi zákazníky modul whistleblowing nastavují a školí je na jeho použití. Jednotné je tedy prostředí nejen pro oznamovatele, ale i pro ty, kdo mají zřízení whistleblowingového kanálu na starosti. Další výhodou je, že pokud vyvstane potřeba odborné právní konzultace, můžeme zákazníka zkontaktovat s naší partnerskou advokátní kanceláří. V neposlední řadě pak pro naše zákazníky poskytujeme v rámci partnerské spolupráce s NNTB výrazně nižší sazby licencí. S jakým ohlasem zákazníků se zatím setkáváte?Modul nabízíme od půlky července a po jeho nasazení na produkci máme velkou odezvu od našich zákazníků ve větších firmách. Několik z nich si již nový modul pořídilo, u dalších probíhá interní komunikace. Největší poptávku ale očekáváme během podzimu od středně velkých firem, které budou mít povinnost oznamovací kanál implementovat od 15. prosince. Zpětnou vazbu máme zatím velice pozitivní, především díky jednoduchosti zavedení portálu. Vše se zákazníkem zvládneme nastavit a aktivovat během jednoho krátkého meetingu. Jaký dopad očekáváte, že bude mít tento modul na pracovní prostředí a firemní kulturu u společností využívajících Pinya HR?Naší dlouhodobou strategií je skrze Pinya HR podporovat otevřenou komunikaci. Při obchodních jednáních a školeních jsme se potkali s desítkami firem a naše zkušenost je taková, že transparentní kultura založená na maximální komunikaci znamená spokojení zaměstnanci. S takovými firmami je radost spolupracovat i v roli dodavatele. Možnost bezpečně podat oznámení na problematické chování je určitě krokem vpřed k pocitu bezpečí pro zaměstnance. Jaký je váš názor na zlepšování pracovního prostředí díky novému zákonu o ochraně oznamovatelů?Rozumím tomu, že někteří zaměstnavatelé mají obavy ze zneužití možnosti podat oznámení, ale statistiky ze zahraničí k tomuto jasně říkají, že zneužívání možnosti podat oznámení je velice ojedinělé. Nový zákon vznikl i kvůli ochraně skupin, které se v některých společnostech hůře dovolávají pomoci a můžeme ho tak vnímat jako pomůcku pro Davida, který musí bojovat s Goliášem. Umožnit zaměstnancům bezpečně poukázat na problém, který se ve firmě vyskytne, je znakem vyspělé společnosti.
4 min čtení
sdileni vnitrniho oznamovaciho sytemu

Whistleblowing v rámci skupiny. Je společný oznamovací systém dostatečný, či nikoli?

Od 1. srpna 2023 je účinný nový zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“), který společnostem majícím 50-249 zaměstnanců ukládá povinnost zavést vnitřní oznamovací systém, a to nejpozději do 15. prosince 2023. Velké společnosti s 250 a více zaměstnanci tak měly učinit dokonce již od 1. srpna 2023. Ze zkušeností víme, že poměrně velká část českých společností, a to zejména těch větších a těch, které jsou součástí nadnárodních skupin či koncernů, whistleblowingové řešení už má. Jak tedy přistoupit k již zaužívaným oznamovacím kanálům v rámci skupiny? Je vůbec možné je použít u dceřiných společností v České republice? Zákon výslovně skupinové (koncernové) oznamovací systémy neupravuje, nicméně nabízí dvě řešení, jak skupinový systém u českých (dceřiných) společností použít, a to formou sdílení nebo outsourcingu. Tyto dvě možnosti uvádí i výkladová stanoviska Evropské komise ze dne 2. a 29. června 2021 ke skupinovým oznamovacím systémům (dále jen „Stanoviska EK“). Sdílení vnitřního oznamovacího systémuZákon v § 8 odst. 3 stanoví, že „povinné subjekty, s výjimkou veřejných zadavatelů, které k 1. lednu příslušného kalendářního roku zaměstnávaly nejvíce 249 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využít vnitřní oznamovací systém zavedený jiným povinným subjektem, jestliže určí osobu příslušnou k plnění úkolů podle § 12 odst. 1 a 2 [Zákona].“ U sdílení skupinového oznamovacího systému se vždy uplatní jako základní podmínka pro použití uvedený maximální limit 249 zaměstnanců. Tento limit se přitom vztahuje na každý povinný subjekt zvlášť. To znamená, že pokud chtějí povinné subjekty vnitřní oznamovací systém sdílet, musí mít každý z nich méně než 250 zaměstnanců. Z uvedeného dovozujeme, že počty zaměstnanců se u jednotlivých společností nesčítají ani neprůměrují, tzn. pokud má například mateřská společnost 230 zaměstnanců, může sdílet svůj systém s 2 dceřinými společnostmi, z kterých má jedna 220 a druhá 249 zaměstnanců. Podmínky pro sdílení vnitřního oznamovacího systémuSdílený oznamovací systém musí odpovídat požadavkům zákona (zejména při sdílení se zahraniční mateřskou společností). Tzn. v praxi bude muset skupinová linka vždy projít určitou revizí a případným přenastavením. Aktuálně vidíme, že toto je obtížným úkolem a mnohdy se zúčastněné společnosti z organizačních či finančních důvodů rozhodnou pro zřízení nové lokální linky české společnosti. Zároveň je potřeba u sdílení splnit podmínku uvedenou v závěru § 8 odst. 2 Zákona, a to, že sdílení je možné pouze za předpokladu, že každý povinný subjekt má samostatně určenou příslušnou osobu. Tou sice klidně může být i externí subjekt, tj. osoba která není přímo zaměstnaná povinnou osobou.  Nicméně, z praktických důvodů doporučujeme, aby touto příslušnou osobou byl vždy pouze někdo, kdo má přímou vazbou na společnost (tzn. českou povinnou osobu), tedy osoba, která zná poměry v dané společnosti a zároveň v případě interního vyšetřování nevzbudí svou přítomností okamžitě pozornost (podezření) u zaměstnanců společnosti, tedy nedojde zbytečně k vyzrazení zahájené interního šetření.Další podmínkou je srozumitelnost pro oznamovatele, zejména pak ve vztahu k určení příslušné osoby. Tedy oznamovatel by při podání oznámení měl jasně vědět, kdo jsou příslušné osoby a ke komu se tedy jeho oznámení dostane. (Přestože Stanoviska EK uvádějí, že v případě sdílení je potřeba vždy od oznamovatele získat souhlas s tím, že oznámení se dostane k rukám mateřské společnosti, domníváme se - a to i po konzultaci s Ministerstvem spravedlnosti, že pokud je oznamovatel předem informován (např. v rámci interního předpisu či webových stránek) o tom, kdo jsou příslušné osoby, dalšího výslovného souhlasu oznamovatele s předáním oznámení a jeho zpracováním u mateřské společnosti (pokud je příslušná osoba zaměstnancem mateřské společnosti) již není třeba. Nicméně platí, že pokud bude příslušnou osobou osoba pro oznamovatele nedůvěryhodná, nic mu nebrání v tom obrátit se na Ministerstvo spravedlnosti.Outsourcování vnitřního oznamovacího systémuZákon v § 8 odst. 2 dále nabízí českým společnostem možnost vnitřní oznamovací systém v rámci skupiny „outsourcovat“, když: „Povinný subjekt může vedením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Pověřením není dotčena jeho odpovědnost za plnění povinností podle § 9 [Zákona].“ V tomto případě se limit 249 zaměstnanců neuplatní V případě outsourcování se limit 249 zaměstnanců neuplatní - outsourcing je tedy možný bez ohledu na počet zaměstnanců povinného subjektu. Takto je možné outsourcovat celý vnitřní oznamovací systém (včetně příslušné osoby). Doporučujeme ovšem důrazně si outsourcing ošetřit písemnými smlouvami, které pak bude možné předložit v případě kontroly. Pokud je v rámci outsourcingu osobou pověřenou vedením vnitřního oznamovacího systému entita (např. mateřská společnost), která je sama povinným subjektem ve smyslu zákona, je nezbytné, aby vnitřní oznamovací systémy obou povinných subjektů byly důsledně odděleny a nedocházelo tedy k jejich sdílení (tzn. softwarové řešení by mělo umožnit dostatečně bezpečné oddělení oznámení pro jednotlivé povinné osoby v rámci skupiny). To mimo jiné znamená, že nesmí docházet k přesunu informací uvedených v oznámeních, a dle našeho názoru dokonce i příslušné osoby musí být odlišné. Zákon nezakazuje outsourcovat vnitřní oznamovací systém u zahraničního subjektu (tzn. zahraniční mateřské společnosti). Je nicméně nutné mít na paměti zejména povinnost stanovenou v § 12 odst. 1 Zákona, upravující povinnost příslušné osoby přijmout na žádost oznamovatele oznámení osobně (v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal). Tato povinnost musí být splněna i v případě, že je vnitřní oznamovací systém částečně či kompletně outsourcován. Z tohoto důvodu lze doporučit, aby příslušná osoba byla k dispozici v České republice.. Zároveň podobně jako u sdílení i u outsourcingu doporučujeme, aby příslušnou osobou byla osoba s přímou vazbou na společnost (tzn. českou povinnou osobu), která dobře zná poměry ve společnosti a zároveň v případě započetí interního vyšetřování nevzbudí okamžitě pozornost u zaměstnanců společnosti. Co doporučujeme?Skupinové whistleblowingové linky obecně lze v rámci koncernů využívat. Musí ovšem vyhovovat parametrům stanoveným zákonem. Aby se předešlo případným postihům pro nesprávné nastavení vnitřního oznamovacího systému, doporučujeme provést podrobnou analýzu aktuálního stavu a následnou případnou adaptaci na požadavky zákona, tedy zejména systém nastavit buď na formu sdílení, nebo na bázi outsourcingu. Společně s úpravou systému je nutno počítat i s úpravou související dokumentace, typicky skupinových interních předpisů (Whistleblowing policy či dále např. zásad ochrany osobních údajů).  Skupinovou linku lze sdílet pouze v případě, že má whistleblowingová platforma dostatečné technologické nastavení a dokáže splnit požadavky jiných jurisdikcí. V opačném případě je vždy možné implementovat namísto sdílení či outsourcingu vlastní lokální oznamovací systém. S ohledem na množství technických řešení na trhu a dobrou propracovanost některých z nich je jeho implementace relativně snadná a není ani příliš nákladná. Tento nový systém pak může být doplněn „dobrovolnou“ skupinovou linkou řízenou mateřskou společností. V takovém případě je ale třeba důsledně obě linky odlišovat a zejména pak jasně informovat oznamovatele o tom, že ochrany podle zákona požívá pouze při užití lokální linky.  Autoři:  Mgr. Rudolf Bicek, Ph.D., advokát a Mgr. Helena Hangler, advokátkaoba v trvalé spolupráci s AK Schönherr Rechtsanwälte GmbH Jak sdílení vnitřního oznamovacího systému řeší NNTB? Sdílet oznamovací systém v rámci NNTB jde dvěma způsoby:  1. Vytvořením organizační struktury V rámci nastavení lze přidat více organizačních jednotek a sdílet jeden oznamovací formulář. Příslušná osoba uvidí pouze ta oznámení, která spadají do organizační jednotky, ke které je přiřazená.  2. Vytvořením vícero oznamovacích formulářů Pro každou organizační jednotku můžete vytvořit vlastní oznamovací formulář, který lze upravit na míru společnosti (barvy, logo, kategorie oznámení, texty).  Zajímá vás, jak může NNTB pomoct ve vaší organizaci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
5 min čtení
Whistleblower firmy

5 tipů na účinný compliance program

Důležitost compliance programů v poslední době neustále roste a téměř každá společnost, ať už v soukromém, neziskovém či veřejném sektoru, má nastavená nějaká interní pravidla.  Tzv. compliance management systém neboli compliance program lze chápat jako soubor pravidel fungování společnosti, jehož cílem je zamezit porušování právních předpisů a etických norem ze strany společnosti a jejích zaměstnanců. S pomocí následujících pěti jednoduchých tipů můžete v jakékoli společnosti nastavit funkční a účinný compliance program. 1.      Základem je dobře nastavený whistleblowingWhistleblowing bude po přijetí zákona o ochraně oznamovatelů povinnou součástí každého compliance management systému, podobně jako je tomu i v případě GDPR. Do nastavení interních procesů oznamování protiprávního jednání se bez ohledu na zákon už nyní pouští stále více firem a whistleblowing se stává zásadní součástí compliance programů. Whistleblowing systém je určený pro přijímání, posuzování a řešení oznámení o protiprávním a nebo neetickém jednání. Není tedy jen pomůckou pro komunikaci, ale je efektivním nástrojem pro odhalování protiprávního a neetického jednání uvnitř společnosti, a přispívá tak ke compliance kultuře.1 2.      Bez etického kodexu se neobejdeteEtický kodex je další neodmyslitelnou součástí každého compliance programu a představuje základ pro jeho další jednotlivé prvky. Pomáhá také s nastavením pravidel firemní kultury, díky které si zaměstnavatel zajišťuje pověst zodpovědné společnosti, což má důležitou roli pro obchodní vztahy i získávání nových a udržení stávajících zaměstnanců. Etický kodex vyjadřuje zásady a hodnoty společnosti, slouží k vymezení se proti nelegálním aktivitám, deklaruje zásady poctivosti, transparentnosti, profesionality, morálky ad. Velké celosvětově známé firmy si zpravidla velmi zakládají na jeho detailním zpracování, protože právě správné nastavení a dodržování etických principů je základním požadavkem dosažení tzv. legal compliance. 3.      Vytvořte program na míru vaší společnostiWhistleblowing a etický kodex jsou klíčovými prvky každého účinného compliance programu. Kromě nich však compliance programy mohou obsahovat mnoho dalších prvků, jako jsou opatření týkající se bezpečnosti práce, pracovněprávních vztahů, dodržování pravidel hospodářské soutěže, nakládání s osobními údaji, nakládání s know-how aj. Pro účinný compliance program je nezbytné znát a respektovat specifické potřeby konkrétní společnosti. Velká strojírenská firma potřebuje zcela jiný compliance program než malá rodinná pekárna a pobočka nadnárodního řetězce by zase neměla model compliance programu slepě přebírat od mateřské firmy, ale zohlednit v něm své vlastní potřeby. Compliance management systém také vyžaduje přesně specifikovaná pravidla a požadavky a určení opatření, která budou použita při jejich nedodržení a porušení. Potřebujete poradit, jak účinně zavést compliance program ve vaší společnosti? Rádi vám odpovíme na vaše otázky.4.      Seznamte zaměstnance s compliance programemSestavením správného compliance programu ještě není vyhráno. Zásadním předpokladem dobře fungujícího a užitečného compliance programu je obeznámení, či ještě lépe pravidelné a opakované proškolování zaměstnanců i zástupců společnosti tak, aby nastavenému compliance programu všichni rozuměli a uměli se v něm orientovat. Je proto důležité, aby byla jeho pravidla přehledná a srozumitelná, aby neobsahovala příliš formální právní jazyk ani prázdné fráze a vágní pojmy a aby skutečně určoval zaměstnancům a společnosti správný směr. 5.      Compliance program vyžaduje pravidelnou údržbuPro účinné fungování compliance management systému je potřeba pravidelně kontrolovat dodržování všech stanovených norem a udržování vytyčené firemní kultury. Jelikož se každá firma časem rozvíjí a proměňuje a stejně tak se mění i společenské a legislativní podmínky, je dobré sledovat změny, novely a nové právní předpisy a v souladu s nimi compliance program upravovat a aktualizovat. V neposlední řadě je velmi užitečné vést o všem řádnou evidenci, aby mohla společnost v případě potřeby doložit, že vynaložila veškeré úsilí, aby zabránila potenciálnímu páchání trestné činnosti. Správně nastavený compliance program, zejména pokud obsahuje vhodně implementovaný whistleblowing systém, totiž umožňuje právnické osobě vyvinit se z trestní odpovědnosti.2 Interní oznamovací systém pro oznamování je navíc jedním ze základních požadavků mezinárodních standardů ISO, a to jak např. standardu ISO 19600 pro Compliance management systémy, tak i souvisejícího standardu ISO 37001 pro systémy řízení protikorupčních opatření.Více viz Aplikace § 8 odst. 5 zákona o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim. Nejvyšší státní zastupitelství, 9. 11. 2020, Brno.Zdroje: Havel, Lukáš: Management a compliance program. Právní prostor. 24.11.2015. Dostupné zde.Kubíčková, Alice: Compliance program jako nezbytný pomocník společnosti. Práce a mzda. 21. 3. 2017. Dostupné zde.Náhlovská, Lenka: Význam etického kodexu pro trestněprávní compliance. Advokátní deník. 16. 1. 2020. Dostupné zde.Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.
4 min čtení

Podívejte se, jak NNTB funguje

Rádi odpovíme na vaše otázky 

o whistleblowingu a ukážeme NNTB v akci.

NNTB whistleblowing demo
E-BOOK ZDARMA: Stáhněte si kompletního průvodce whistleblowingem