High Five Photo - blog.jpg

Jak naplnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů? S pomocí platformy NNTB to hravě zvládnete

V poslanecké sněmovně je projednáván vládní návrh zákona o ochraně oznamovatelů protiprávního jednání (whistleblowerů), který zavádí povinnost implementovat vnitřní oznamovací systém a bezpečné postupy pro přijímání a prošetřování oznámení. Platforma Nenech to být (NNTB) nabízí snadné a rychlé řešení, jak požadavky zákona o ochraně oznamovatelů naplnit. Připravili jsme pro vás přehled nejdůležitějších povinností a hlavních kritérií pro vnitřní oznamovací systém, které ze zákona vyplývají, a návrh řešení s pomocí NNTB. Koho se týká povinnost implementace vnitřního oznamovacího systému?Vnitřní oznamovací systém musí zřídit všechny firmy s 25 a více zaměstnanci a také veřejní zadavatelé a orgány veřejné moci, s výjimkou obcí do 5 000 obyvatel. Nová povinnost se tak dotkne drtivé většiny firem a organizací. Vnitřní oznamovací systém budou muset dle návrhu zákona zaměstnavatelé zavést nejpozději do 31. března 2022. Za nesplnění může být uložena pokuta až 1 milion Kč nebo 5 % z čistého obratu. Nedodržování stanovených povinností však může mít kromě peněžitých sankcí také vážný negativní dopad na reputaci zaměstnavatele v očích veřejnosti i obchodních partnerů. NNTB nabízí řešení pro malé podnikatele i velké firmy. Velikosti zaměstnavatele se flexibilně přizpůsobuje také cena (viz ceník NNTB). Platforma NNTB nevyžaduje zásah do IT systému, implementace je proto velmi rychlá a jednoduchá a váš interní oznamovací systém je k dispozici prakticky ihned. Co je vnitřní oznamovací systém a jaká jsou jeho kritéria? Zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby zaměstnavatel umožnil učinit oznámení všem potenciálním oznamovatelům, kteří se s protiprávním jednáním setkali s souvislosti s prací  (tzn. zaměstnancům, stážistům, obchodním partnerům nebo i uchazečům o práci). V první řadě je tedy důležité, aby možnost podat oznámení byla všem zmíněným snadno dostupná.  Efektivním řešením je zabezpečený oznamovací formulář NNTB, který je přístupný na webu i v mobilní aplikaci.Volba formy oznámení je na samotném oznamovateli, který by měl mít možnost volby učinit oznámení písemně, ústně nebo osobně.  Platforma NNTB nabízí oznamovatelům možnost napsání textu i vložení hlasové nahrávky. V případě osobního podání oznámení může příjemce takové oznámení v NNTB jednoduše uložit a dále s ním pracovat.V neposlední řadě je důležité, aby byla zajištěna ochrana identity oznamovatele Oznamovatelé mohou skrz NNTB podat oznámení zcela anonymně. Ochranu jejich identity zajišťuje moderní šifrovací systém. NNTB navíc umožňuje při zachování anonymity navázat komunikaci s oznamovatelem. Můžete se tak doptat na více informací a informovat oznamovatele o stavu investigace a přijetí nápravných opatření. S požadavkem na utajení totožnosti oznamovatelů souvisí také povinnost určení tzv. příslušné osoby (tedy řešitele neboli ombudsmana). Příslušná osoba je zodpovědná za přijímání a prošetřování oznámení a informování oznamovatele o výsledcích šetření, ale musí také vést evidenci a archiv všech podaných oznámení. Pouze tato příslušná osoba může znát detaily oznámení a případně totožnost oznamovatele, pokud se rozhodne vystoupit z anonymity, a musí jej ochránit před případným odvetným opatřením. Přístup k oznámením mají v NNTB výhradně vybraní řešitelé dle organizační struktury nebo typu podnětu. Platforma slouží také jako databáze přijatých oznámení ze všech možných komunikačních kanálů. V rámci NNTB nabízíme rovněž školení pro příslušné osoby nebo služby externí pověřené osoby z řad našich zkušených partnerů. Oznamovatel získá právo být písemně informován o přijetí oznámení (do 7 dnů od jeho obdržení), o průběhu investigace oznámení, a především bude mít právo znát závěry šetření, a to do 30 dnů ode dne přijetí oznámení (v komplikovaných případech lze tuto lhůtu prodloužit). Pokud se tak nestane a do měsíce od podání interního oznámení nedojde k nápravě, dle zákona může oznamovatel veškeré informace zveřejnit v médiích. Systém NNTB automaticky hlídá všechny lhůty a včas zasílá chytré notifikace. Přijatá oznámení se navíc řadí chronologicky a je možné je jednoduše filtrovat na základě různých kritérií.Pokud chcete pomoci se zavedením interního oznamovacího systému a máte zájem o řešení NNTB nebo si jej chcete nezávazně vyzkoušet, stačí vyplnit formulář na našem webu a my se vám obratem ozveme Chci vědět víc 🙋‍♀️
24. 11. 2021 3 min čtení
Make Notes Photo - blog.jpg

Jak do firmy efektivně zavést oznamovací kanál?

Jaké jsou nejčastější důvody, proč zaměstnanci neoznamují nekalé jednání, přestože jsou jeho svědky?  Dle výzkumů hrají hlavní roli tyto aspekty: zaměstnanci nevědí, jakým způsobem nahlásit vedení, že se děje něco špatnéhojsou přesvědčeni o tom, že firma už o problému dávno ví, a tím pádem ho i řešípochybují o tom, že vedení by se případným oznámením vůbec zaobíralomají obavy, jaké to bude mít důsledky vůči jejich osoběVšechny tyto bariéry se dají snížit zavedením firemního oznamovacího nástroje. Základem je proto transparentní komunikace směrem k zaměstnancům. Management musí lidem srozumitelně vysvětlit, proč oznamovací systém do firmy zavádí, co od nich v tomto smyslu očekává, a především, jak ho lidé mají používat. Důvodů k zavedení interního oznamovacího kanálu je přitom celá řada:splnění legislativních požadavků, případně požadavků investorazabránění korupci, krádežím a dalším trestným činůmsnaha získávat pravidelnou zpětnou vazbu, či podněty pro zlepšování firmyJe důležité ujistit zaměstnance, že oznámení mohou podávat i zcela anonymně a nemusí se tedy obávat prozrazení své totožnosti. Dále je třeba vzbudit v nich pocit důvěry a zdůraznit, že jejich podněty budou řešeny.  Pro hladké fungovaní je vhodné, aby si firma stanovila interní pravidla pro využívání oznamovacího systému. Například stanovit si, že pověřená osoba se nebude zabývat oznámeními, která mají vulgární charakter,  postup při zpracování oznámení, lhůty na vyjádření řešitele, či jiná interně relevantní pravidla.  Vyhodnocování přínosu oznamovacího systémuK vyhodnocování přínosů oznamovacího systému je vhodné zavést metriky, pomocí kterých bude firma přínosy kvantifikovat.  Takovými metrikami mohou být: počet podaných oznámení za měsícprocentuální míra oznámení, která lze vyhodnotit jako opodstatněnáprůměrná rychlost reakce nebo vyřízení oznámenípotenciální finanční úspora díky odhalení oznámených problémůnebo výsledky dotazníku spokojenosti, který firma pravidelně zašle svým zaměstnancůmPříklad praktického checklistu: Zdroj obrázku: Unsplash, autor Kelly Brito Pro více informací si zdarma stáhněte náš e-book, ať jste v obraze 📩
5. 11. 2021 1 min čtení
Man with leather bag Photo -blog.jpg

Úvod do firemního compliance a whistleblowingu

Pro firmy je důležité, aby je veřejnost vnímala v dobrém světle. Jedním z faktorů, který ovlivňuje pohled na firmu, je kvalitní produkt či služba za příznivé ceny, v kombinaci se zajímavým marketingem. Dalším faktorem je to, jak firma působí jako zaměstnavatel. Pokud se na pracovišti objeví nějaká forma šikany nebo třeba korupce a dostane se to na veřejnost, poškodí to pověst firmy nejen v očích žadatelů o práci, ale i potencionálních zákazníků. Neetické či nelegální jednání na půdě firmy je bohužel relativně častou záležitostí, více než polovina zaměstnanců někdy byla jeho svědkem. Ve většině případů ale nejsou ochotni oznamovat problém vyššímu managementu. Přitom zhruba dvě třetiny z nich jsou ochotní svěřit se někomu zvenčí – na hodnotící portály, inspekci, nebo do médií.  Způsobů odhalení podvodu nebo protiprávního jednání interně ve firmě je celá řada. V pouhých 4 % problém odhalí externí audit, ale již v 15 % ho odhalí audit interní. Pouhé 1 % pachatelů se dozná. Ve 43 % případů jde o oznámení ze strany zaměstnanců nebo zákazníků, což whistleblowing řadí na pozici nejefektivnějšího možného řešení. Způsoby odhalování podvodu Evropská unie přišla s legislativní úpravouPro každou firmu by tedy mělo být důležité mít propracované mechanismy, díky kterým se budou moct zaměstnanci bezpečně a anonymně ozvat, pokud jsou svědky jakéhokoliv problémového, neetického či protiprávního jednání na pracovišti. Velký vliv na whistleblowing má nová Směrnice Evropského parlamentu a Rady EU 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie. Tato směrnice implementuje do českého právního řádu pokyn, aby všechny soukromé firmy nad 25 zaměstnanců zavedly nejpozději 31.3. 2022 vnitřní oznamovací systém pro oznamování protiprávního jednání. Oznamovatel musí mít podle něj možnost podat anonymní oznámení a firma musí reagovat ve stanovených lhůtách. Ještě přísněji problematiku upravuje chystaný zákon o ochraně oznamovatelů.  Riziko „udavače“ se jeví jako problém hlavně v českém prostředíPro mnoho firem může být zmíněná legislativní úprava problém. V českém prostředí jsou lidé, kteří na nevhodné jednání upozorní, často považováni za udavače a vystavují se riziku, že budou vyřazeni z kolektivu kolegů nebo dokonce msty ze strany zaměstnavatele. Častým problémem může být i efekt přihlížejícího, kdy lidé ve větší skupině spoléhají na to, že oznámení o nevhodném chování podá některý z dalších svědků a sami nic nepodniknou.  Nelehkým úkolem mnoha firem je proto vytvořit takové prostředí, ve kterém se budou jejich zaměstnanci cítit při oznamování bezpečně. Budou vědět, že se mají na koho obrátit, pokud se stanou svědky nekalé činnosti, nebo se jich přímo bude týkat šikana či jakýkoliv jiný nepříjemný zážitek na pracovišti. Pro organizace je většinou nejefektivnější, když zvolí mix různých nástrojů, a to jak pro prevenci, tak pro řešení již vzniklých problémů. To se jim pak znatelně vyplatí. Nejen, že předejdou pokutám a rizikům spojeným s chystaným zákonem, ale mohou také ušetřit značné finanční prostředky. Průměrná evropská firma totiž tratí na interních podvodech 5 % svých příjmů. Dosavadní legislativa v ČR nebyla dostatečnáSoučasné řešení whistleblowingu v českých firmách často není ideální, a to ani z legislativního pohledu. Právní řád ČR řeší tuto problematiku okrajově a firmy tak nejsou motivovány, aby oznámení protiprávního jednání řešily systematicky. Například podle zákoníku práce musí zaměstnanci upozornit nadřízené, pokud hrozí škoda nebo nemajetková újma. Trestní zákoník zase stanovuje povinnost oznamovat trestné činy a dle trestního řádu má svědek nebo osoba blízká nárok na utajení totožnosti. Nejblíže k zákonu o whistleblowingu má nařízení č. 145/2015 Sb., které řeší oznamování podezření ze spáchání protiprávního jednání ve služebním úřadu.  Řešení v duchu 21. století – webová aplikaceJedním z nejefektivnějších způsobů řešení je online schránka důvěry. Může jít o webovou nebo mobilní aplikaci, do které oznamovatel popíše situaci, může přiložit potřebné přílohy (fotografie, dokumenty atd.) a podobně jako e-mail je následně odešle. Řešiteli (kterým může být někdo interní nebo externista, ale i více osob) přijde oznámení a následně se může doptat na detaily, nebo jen informovat oznamovatele, že se začíná oznámením zabývat.  Aplikace umožní vzájemnou komunikaci, ale zároveň oznamovateli poskyne anonymitu a bezpečí. Neukládá cookies ani nesleduje IP adresu. Oznámení je šifrované a administrátor se k němu dostane pouze po přihlášení do systému. Mezi další výhody on-line schránky patří její dostupnost 24/7 a dobré zabezpečení. Nevyžaduje registraci oznamovatele nebo pokročilejší IT znalosti. Důležitá je pro řadu oznamovatelů především anonymita, kterou schránka poskytuje a zároveň přitom umožňuje návaznou komunikaci s řešitelem, pokud je třeba získat další informace k zadanému podnětu.  Až 42 % zaměstnanců neoznámí nekalé jednání, protože neví, jak to má udělat. Důležité proto je, aby byli zaměstnanci proškoleni o všech možnostech, jak s informacemi o nekalé činnosti pracovat. Pokud jim to chcete zjednodušit, zaveďte kvalitní, bezpečnou a uživatelsky přívětivou whistlelblowing platformu. Máte-li o ni zájem, neváhejte nás kontaktovat.  Zdroj obrázku: Unsplash, autor: Marten Bjork
28. 10. 2021 4 min čtení
Woman typing on laptop Photo - blog.jpg

Mobbing a bossing zůstává aktuálním tématem i při práci z domova

Práce z domova se díky moderním technologiím postupně stává běžnou záležitostí mnoha různých pracovních pozic. K rozšíření tohoto trendu výrazně přispěla pandemie COVID-19, která z home office udělala na přechodnou dobu pro řadu firem dokonce nutnost. Mnoho zaměstnanců tak poznalo benefity i úskalí práce na dálku a objevily se nové otázky, které tento moderní pracovní styl přináší. Co se stalo s pracovní šikanou ve chvíli, kdy zaměstnanci zůstali doma a pracovali na dálku? Jednou z významných otázek, nebo lépe řečeno negativních dopadů home office, je právě nová forma šikany. Společně s tím, jak se práce přesunula do prostředí domova, došlo také k přesunu mobbingu a bossingu. Mobbing, tedy dlouhodobé a systematické obtěžování a znepříjemňování života na pracovišti ze strany jednoho nebo více spolupracovníků, a bossing, kdy je podřízený šikanován svým nadřízeným, se totiž zdaleka nemusí odehrávat pouze na pracovišti. Nejčastěji se dnes setkáváme s pojmem tzv. e-mobbingu, který může nabývat mnoha různých podob. Zaměstnanec je například neustále zahlcován a kontrolován prostřednictvím e-mailu, telefonu a dalších komunikačních kanálů. Zpravidla je takto kontaktován také mimo pracovní dobu, o víkendech a během dovolené. Tento negativní jev se nejčastěji objevuje ze strany manažerů vůči svým podřízeným, a to jako následek skutečnosti, že při práci z domova chybí přímý dohled. V obavě ze ztráty kontroly nad tím, co pracovník na home office dělá, ji nadřízený zintenzivní natolik, že přeroste až v e-bossing. Může se však také stát, že je naopak pracovník svými kolegy nebo nadřízeným ignorován. Tímto způsobem jej nutí pracovat i mimo pracovní dobu a současně mu tak znemožňují včas a v odpovídající kvalitě plnit pracovní úkoly.  E-mobbing (a stejně tak e-bossing) představuje pro oběť potenciálně ještě větší psychickou zátěž než „běžná“ pracovní šikana, protože se odehrává přímo v prostředí domova. Může být intenzivnější a oběť ji prožívá jako všudypřítomnou, protože zde neexistuje symbolický únik v podobě odchodu z práce domů. Tím pádem e-mobbing také narušuje soukromý prostor a člověk přichází o pocit bezpečí, který má za normálních okolností s domovem spojen. Fyzická vzdálenost a zdánlivá anonymita práce na dálku mohou navíc přispět k tomu, že se e-mobbing mnohem snadněji rozvine a může být také hůře odhalitelný. Je legislativa řešením? Šikanu, která se neodehrává přímo na pracovišti, bychom proto neměli podceňovat a i v případě e-mobbingu je velmi důležitá prevence. Vzhledem k tomu, že s největší pravděpodobností bude stále více zaměstnanců využívat částečný nebo plný home office, e-mobbing se může v budoucnu stát běžným problémem mnoha pracujících. Na tuto skutečnost upozorňuje ve své studii také Michal Beňo z Vysoké školy technické a ekonomické (VŠTE), jenž existenci e-mobbingu v různých podobách dokládá na více než 600 respondentech. Na nárůst e-mobbingu reagovali už i poslanci Evropského parlamentu a právě připravují novou směrnici na ochranu práv a volného času zaměstnanců (nejen) při práci z domova. Ilustrační obrázek, zdroj Unsplash Ačkoli může nová legislativa významně přispět k prevenci, její existence e-mobbing nevymýtí. Nejlepší obranou (proti jakékoliv šikaně) je co nejdříve na ni upozornit. Nezavírat před problémem oči, ať už se týká nás, nebo někoho jiného, a nebát se o šikaně mluvit.  Platforma Nenech to být umožňuje anonymně oznámit podezření na jakoukoli šikanu v zaměstnání včetně e-mobbingu, a navíc firmám nabízí řešení, které pomáhá vytvářet bezpečné pracovní prostředí, přispívá k otevřené firemní kultuře a funguje jako preventivní nástroj proti šikaně.
1. 10. 2021 3 min čtení
1

Nový e-book o whistleblowinguStáhněte si zdarma jedním kliknutím!

Whistleblowing v českých firmách - je to jen další byrokracie, nebo příležitost?

Ilustrace e-booku

Stáhněte si e-book v PDF

Vaše celé jméno
E-mail, na který PDF pošleme
Vaše organizace

Kliknutím na Stáhnout PDF, souhlasíte s našimi zásadami ochrany osobních údajů.

Jednoduchý oznamovací kanál Nenech to být

Zaveďte NNTB – bezpečnou whistleblowingovou platformu, které důvěřuje už 2 165 firem, škol a úřadů.

Ilustrace NNTB administrace a mobilni aplikace