On-line schránku důvěry si lze představit jako webovou a mobilní aplikaci, do které  oznamovatel sepíše svoje oznámení včetně příloh a podobně jako například e-mail jej odešle. Oznámení přijde řešiteli, který se obratem může doptávat na další detaily, nebo pouze odpoví, že se podnětem začíná zabývat. Stejně pak v rámci zákonné lhůty oznámí výsledek. Lze podat oznámení anonymně? Oznamovatel a řešitel mohou u oznámení vzájemně komunikovat a vyměňovat si další  zprávy. Oznámení je navíc možné zpřístupnit více řešitelům současně, například externím  advokátům nebo psychologům. Oznamovatel má i přesto stále zachovanou anonymitu, pokud z ní sám dobrovolně nevystoupí. Jak je ošetřena bezpečnost?Přístup k firemní on-line schránce důvěry (ale vždy jen k vlastním oznámením) mohou mít  i zákazníci, uchazeči o práci nebo dodavatelé, čímž tento kanál naplňuje veškeré požadavky  blížícího se zákona o ochraně oznamovatelů.  Vyřešená oznámení se pak automaticky přesouvají do archivu, kde je lze kdykoliv dohledat. V jednotlivých tiketech je přehled a minimalizuje se riziko, že by některý zapadl nebo že by  jej řešitel nedopatřením vymazal. Oproti například e-mailové schránce je on-line schránka důvěry také bezpečnější. Aplikace neukládá cookies, a pokud má správně vyřešenou bezpečnost, nelze vystopovat ani IP adresu  oznamovatele. Samotná oznámení jsou šifrována, administrátoři se k nim dostanou jen  po přihlášení do systému a oznamovatelé po zadání unikátního přístupového kódu.   Zajímá vás více? Pak si stáhněte kompletního průvodce whistleblowingem v Česku. Co je třeba před zavedením on-line schránky důvěry zjistit?Před zavedením on-line schránky důvěry je nicméně důležité, aby si firma ověřila, jak  schránka zachází s osobními údaji, zda jsou jednotlivé podněty šifrovány, nebo zda  dodavatel systému vlastní ISO certifikaci. Pokud ano, je v současné době schránka důvěry  nejbezpečnějším a nejdůvěryhodnějším řešením pro whistleblowing. Splňuje veškeré požadavky blížící se legislativy, nabízí potřebný komfort oznamovatelům i řešitelům  a minimaluzuje riziko, že se oznamovatel se svým problémem obrátí na média,  ministerstvo nebo policii.

Na konci července 2021 vydala Mezinárodní organizace pro standardizaci normu ISO 37002:2021 (ISO 37002 Whistleblowing management systems – Guidelines). Tato norma představuje průvodce pro efektivní zavedení interního oznamovacího a whistleblowingového management systému. Nový standard ISO 37002 poskytuje návod pro zavedení a udržování efektivního whistleblowingového systému, který je založen na zásadách důvěry, nestrannosti a ochrany. Společně s dříve publikovanými normami (zejména s ISO 37301) tvoří první globální standard, který se plně věnuje whistleblowingu. Norma se proto může zaměstnavatelům velmi osvědčit jako užitečný průvodce při zavádění a používání vnitřních oznamovacích systémů v souladu s legislativními požadavky (Směrnice EU o whistleblowingu a připravovaného českého zákona o ochraně oznamovatelů).  Oproti legislativám se však tolik nesoustřeďuje na whistleblowery, ale cílí přímo na organizace. Snaží se minimalizovat negativní dopady případného protiprávního jednání.  Důležitými prvky jsou podle ISO 37002: informační bezpečnostzajištění anonymního dialogu s oznamovatelemochrana oznamovatelů (whistleblowerů) Platforma NNTB je plně v souladu se všemi aktuálními legislativními požadavky i doporučeními nového standardu ISO 37002. Více o výhodách NNTB se můžete dočíst zde. S čím vám norma ISO 37002 pomůže?Zatímco legislativní požadavky obecně říkají, co musíte udělat, ISO 37002 přináší velmi konkrétní a podrobné instrukce, jak to máte udělat. Norma může být implementována v jakékoli soukromé, veřejné nebo neziskové organizaci bez ohledu na její velikost nebo oblast podnikání. Jde o široce aplikovatelný standard - klade důraz na zohlednění kontextu, potřeb a očekávání organizace a přizpůsobuje whistleblowing management systém těmto skutečnostem.  Podle ISO 37002 byste měli věnovat hodně času a pozornosti už samotné přípravě a plánování interního oznamovacího systému, od zajištění veškerých zdrojů, rozdělení kompetencí, určení způsobů komunikace přes etickou linku nebo jiný whistleblowing channel, po dokumentaci atd. Norma stanovuje obsah povinností pro zaměstnavatele, vymezuje jednotlivé role, odpovědnosti a autority. Co je podle ISO 37002 důležité? Podstatná část standardu je věnována samotnému procesu řízení přijatých oznámení, který je na celém whistleblowing management systému přirozeně nejdůležitější. Na druhou stranu norma také zdůrazňuje význam dalších návazných kroků (například plánování nebo následné vyhodnocování efektivnosti systému). Celý proces řízení přijatých oznámení je rozdělen do několika klíčových kroků: 1.    Příjem oznámení o protiprávním jednání, 2.    Posouzení oznámení o protiprávním jednání, 3.    Řešení oznámení o protiprávním jednání – tato část zahrnuje také poskytování ochrany a podpory whistleblowerům, 4.    Uzavření případu. Podle ISO 37002 je nutné zaměřit se také na hodnocení efektivity interního oznamovacího systému a věnovat se jeho monitorování, analýze a následnému vyhodnocení. Doporučení směřuje k provádění pravidelného interního auditu, jehož závěry by měly pomoct whistleblowing management systém zdokonalit. Zároveň počítá s tím, že v průběhu používání se systém kdykoli může upravit tak, aby lépe vyhovoval potřebám vaší organizace a byl skutečně efektivní. Možnosti certifikace a další normy pro compliance management systémyJak je uvedeno přímo v názvu nové ISO normy (Whistleblowing management systems – Guidelines), patří mezi tzv. guidelines, tj. normy obecnější povahy, a nelze ji proto certifikovat. Vnitřní oznamovací kanál si však můžete certifikovat v rámci celého compliance management systému dle ISO 37301 Compliance management systems — Requirements with guidance for use.  V souvislosti s whistleblowingem je často skloňována také (rovněž certifikovatelná) norma ISO 37001 Anti-bribery management systems, která se zabývá ochranou před korupčním jednáním a zavádí systémy protikorupčního managementu. Implementace těchto norem vám zaručí, že vnitřní oznamovací kanál vaší organizace bude skutečně efektivní a v souladu se všemi mezinárodními standardy. Máte zájem o implementaci normy ISO 37002 nebo jiné z uvedených ISO norem? Rádi vám vysvětlíme konkrétní požadavky a pomůžeme s procesem certifikace. Stačí nás kontaktovat.  Zdroje: ISO 37002. Whistleblowing management systems – Guidelines, 2021.Šuchman, Jaroslav – Nešpůrek, Robert, 2021. Whistleblowing jako součást ISO norem. Dostupné zde.Keith, Taylor, 2021. ISO37002 and the EU Whistleblower Directive: A Complementary Coupling? Dostupné zde.Koukal, Pavel. Nový standard ISO 37002 pro interní oznamování a Whistleblowing management systémy. Compliance News Česká republika. 2021, 3/2021.Machková, Veronika: Compliance managment systém jako nástroj exkulpace právnické osoby z trestní odpovědnosti. Praha, 2021. Diplomová práce.

Veřejný sektor se připravuje na směrnici o whistleblowingu, většina firem čeká, než parlamentem projde transpoziční zákon. S implementací všech povinností jim může pomoci česká whistleblowingová platforma NNTBUž 17. prosince začíná být účinná směrnice Evropské unie o whistleblowingu. Jejím úkolem je vytvořit bezpečné prostředí pro oznamovatele protiprávního jednání – takzvané whistleblowery. Česko však má problém, transpoziční zákon o ochraně oznamovatelů se totiž zasekl v Parlamentu ČR kvůli volbám. Ten by měl ochranu proti postihům či odvetě za oznámení vztáhnout v celém rozsahu také na soukromý sektor. Pravidla pro ochranu oznamovatelů se tak zatím budou ve většině případů vztahovat pouze na zaměstnance státních institucí. V Česku již existuje whistleblowingová technologie, která může firmám i státu pomoci s implementací nových pravidel. „Povinnosti zakotvené ve směrnici se od 17. prosince budou vztahovat na přibližně 200 veřejných úřadů a institucí. To znamená, že jejich zaměstnanci například budou moci využít bezpečný oznamovací kanál pro nahlášení podezřelé činnosti, dostanou informaci o přijetí oznámení a také budou muset být vyrozuměni, jak bylo s daným podnětem naloženo. Zároveň se již nebudou muset bát negativních následků podání oznámení, kterým často museli doposud čelit,“ vysvětluje Jan Sláma, CEO a spoluzakladatel první české whistleblowingové platformy NNTB.cz (Nenech to být).  Podle metodiky Ministerstva spravedlnosti se směrnice dotkne státních orgánů, krajů a obcí s více než deseti tisíci obyvateli i veřejných institucí jako Všeobecná zdravotní pojišťovna, veřejné vysoké školy, ČEZ či Stanice technické kontroly. Výhodu pak mají samosprávy využívající Mobilní rozhlas od českého startupu Munipolis. Tato služba pro online komunikaci mezi vedením obcí a občany, kterou již využívá skoro třetina republiky, totiž nedávno uzavřela spolupráci s tuzemskou whistleblowingovou platformou NNTB. V jediném prostředí se tak spojuje chytrá komunikace s občany a oznamovací kanál, který splňuje všechny podmínky nové směrnice EU. Ochrana proti interním podvodůmPodle průzkumu EY ztrácí průměrný podnik kvůli interním podvodům až 5 % svých příjmů. Nejspolehlivějším způsobem, jak nekalosti ve firmě odhalit, je podle dat Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) whistleblowing. Ten vloni stál za 43 % všech odhalených protiprávních jednání ve firmách. Za whistleblowery se označují lidé, ať už zaměstnanci, zákazníci či třeba dodavatelé, kteří upozorní příslušné orgány na podezření z protiprávního jednání, které v práci nebo firmě zaznamenali.  V praxi se však whistlebloweři po oznámení často setkávají s pomstou ve formě finančního znevýhodňování, šikany ze strany ostatních zaměstnanců nebo rovnou vyhazovem. Obava z negativních následků přitom často lidi odrazuje od toho, aby na podezřelé chování upozornili. Právě to má za cíl nová směrnice o whistleblowingu změnit, zatím však bude platit jenom pro veřejný sektor. Zákonodárci totiž s největší pravděpodobností nestihnou přijmout zákon o ochraně oznamovatelů, který by povinnost rozšířil i na soukromé společnosti. Soukromý sektor čeká na schválení zákona Zatímco veřejný sektor má jasno, soukromé společnosti musí na přesné znění vyčkávat. Dokud čeští zákonodárci nepřenesou směrnici do vnitrostátního práva, tak se povinnosti týkající se ochrany whistleblowerů na soukromý sektor z velké části nevztahují. Vládní návrh zákona o ochraně oznamovatelů přitom ve sněmovně leží již od února, před volbami ale stihl projít pouze prvním čtením. To však neznamená, že se soukromým společnostem vyhne, pouze dochází k jeho odložení. Zatím jen není jasné, na jak dlouho – záleží totiž na rychlosti ustanovení nové vlády a následně rychlosti Parlamentu.  Přesto by však firmy neměly vyčkávat do poslední chvíle. Otálení by totiž mohlo přinést komplikace, jako tomu bylo například v případě zavádění GDPR. „Firmy díky volbám dostaly čas navíc, který mohou využít pro řádnou přípravu na splnění nových povinností. Zejména by měly implementovat vhodné procesy, které ze směrnice vycházejí. Za jejich nedodržení bude hrozit pokuta až milion korun nebo 5 % z ročního obratu,“ upozorňuje Sláma. Směrnice o whistleblowingu totiž přináší celou řadu závazků.  S plněním povinností může pomoci i vhodná technologieKlíčovou součástí směrnice a z ní vycházejícího návrhu zákona je povinnost zaměstnavatele zavést vhodný komunikační kanál, skrze který mohou zaměstnanci či například dodavatelé podávat oznámení o podezření na protiprávní jednání. Ačkoliv se jedná o poměrně přímočarý problém, některé firmy s jeho řešením bojují. „Směrnice nechává zavedení komunikačního kanálu na jednotlivých zaměstnavatelích, ale najít opravdu vhodné řešení není jednoduché. Firmy dosud pro podobné účely používaly telefon, e-mail, fyzickou schránku nebo se spoléhaly na osobní oznámení. Každé z těchto řešení však doprovází určité kompromisy – většinou je to vysoké riziko úniku informace k nesprávné osobě, nekomfortnost pro oznamovatele nebo omezená dostupnost zejména v době práce na dálku,“ vysvětluje úskalí David Špunar, COO a spoluzakladatel platformy NNTB. Navíc tyto varianty často nesplňují požadavky vycházející ze směrnice, např. nutnost oznamovatele informovat ve stanovené lhůtě o přijetí a rozřešení případu. „Firmám se proto vyplatí vsadit na bezpečné digitální řešení v podobě whistleblowingové platformy. Ta nabízí zabezpečený komunikační kanál, striktně omezené přístupy, jsou často dostupné odkudkoliv, pomůžou splnit veškeré povinnosti a zvládají rychle reagovat na případné legislativní změny,“ doporučuje Špunar. Online schránku důvěry od českého startupu NNTB.cz, ve světě známého jako FaceUp, využívá přes 2 000 organizací po celém světě. Více o NNTB.czNNTB.cz je první český startup zabývající se problematikou whistleblowingu skrze vlastní platformu. Ten vznikl v roce 2017 jako studentský projekt s cílem řešit šikanu ve školách. Ve světě funguje pod názvem FaceUp.com již ve 25 jazykových mutacích. Od roku 2020 se NNTB.cz zaměřuje také na firemní klientelu a pomoc se splněním podmínek v rámci zákona o ochraně oznamovatelů. Jejich whistleblowingovou technologii využívá přes 2 000 organizací na čtyřech světových kontinentech. Hlavním produktem firmy je digitální schránka důvěry, která vytváří bezpečnější a otevřenější pracovní prostředí skrze anonymní upozornění a následné řešení událostí, podezření či nekalostí, ale i návrhů ke zlepšení. Doposud platforma poskytla důvěrný prostor pro více než 10 000 podnětů ve firmách a školách po celém světě. Zakladatelé Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm za své projekty sociálního podnikání získali řadu světových ocenění. Zdroj obrázku: Unsplash, autor: José Martín Ramírez Carrasco