Poslechněte si záznam z webináře o whistleblowingu, který uspořádal náš partner Solitea. Tomáš Kafka z Ernst & Young - Proč a jak zavést whistleblowing?  Jan Sláma za NNTB - Řešení whistleblowingu prakticky

Prodejce sportovních potřeb SPORTISIMO má více než 200 poboček v pěti zemích a zaměstnává na 4 000 lidí. Aby mohl každý ze zaměstnanců kdykoliv a anonymně přijít s podnětem na zlepšení fungování firmy, zavedla firma na začátku roku 2021 on-line nástroj Nenech to být (NNTB). A HR Director firmy Tomáš Rodný je z tohoto rozhodnutí nadšený.Méně závažné, ale velmi přínosné podnětyNNTB je on-line platforma stvořená zejména pro anonymní oznamování nekalého nebo protiprávního jednání ve firmách (tzv. whistleblowing). Zaměstnanci nicméně prostřednictvím této platformy mohou podávat i méně závažnější podněty na zlepšení firmy, což se v praxi také obvykle děje. „SPORTISIMO je firma otevřená zpětné vazbě zaměstnanců, i proto každý měsíc provádíme průzkum a ptáme se všech pracovníků na předem vybrané téma. NNTB jsme zavedli spíše jako doplňkový nástroj, linku důvěry, na kterou se může kdokoliv anonymně obrátit s libovolným tématem. Po pravdě jsme čekali, že bude chodit jen málo podnětů, které upozorní například na závažné porušení interních předpisů nebo dokonce zákonů,“ vzpomíná Tomáš Rodný. Realita se ale ukázala přesně opačná. Za rok fungování zaměstnanci SPORTISIMA podali skrz NNTB přes 180 podnětů, v průměru patnáct měsíčně. Většina z nich přitom není příliš závažná, jsou to spíše drobnosti. I těm však má smysl se věnovat.  „Někdo například poprosil, zda by se hudba, která hraje na prodejnách, nemohla častěji měnit. Jiný zaměstnanec se ptal, proč oblíbené pánské boty velikosti 42 nemáme i v dámské variantě. Jsou to na první pohled banality, které vedení firmy kvůli své profesní slepotě již nevidí, ale má smysl se jimi zabývat a vyřešení těchto věcí vede k vyšší spokojenosti zaměstnanců,“ pokračuje Tomáš Rodný. Původní obavy ze zneužití nástroje se rychle rozplynulyNa nástroji NNTB si pochvaluje zejména jednoduchost implementace i samotného používání.  „Dodavatel FaceUp Technology nám nasazení hodně usnadnil. Veškeré materiály i prostředí aplikace přeložil do pěti jazyků a připravil i marketingové materiály jako například letáky. Díky tomu jsme NNTB rychle nasadili na všech pobočkách v Česku, na Slovensku, v Rumunsku, Bulharsku i Maďarsku,“ říká Rodný, který ve SPORTISIMU pracuje 4 roky. Nenaplnily se ani původní obavy, že NNTB buď nebude využívat nikdo, nebo jej naopak zaměstnanci přehltí a budou zneužívat posíláním nesmyslných podnětů. „Nestalo se ani jedno. Naprostá většina podnětů je skutečně relevantních, rychle se dostane k povolané osobě a obratem je řešíme. Přímo v NNTB si můžete s autorem, byť je anonymní, vyměnit i více zpráv, pokud potřebujete podnět upřesnit nebo se doptat na další informace. Jednodušší věci vyřešíme do 24 hodin, ty složitější za pár týdnů. Většina konverzací pak končí poděkováním autora za vyřešení podnětu,“ uvádí Tomáš Rodný. Při otázce, zda by NNTB doporučil také dalším firmám, má Tomáš Rodný jasno:  „Jakékoliv firmě, která má podobně jako my více poboček na velkém území, například i ve více státech, NNTB rozhodně doporučuji. V takovém prostředí je komplikované od zaměstnanců systematicky sbírat otevřenou zpětnou vazbu, ale díky anonymní platformě tuto možnost získáte.“  NNTB je jednoduchá on-line platforma pro podávání podnětů (tzv. tiketů), se kterou se zaměstnanci naučí pracovat za pár minut. Také byste chtěli sbírali zpětnou vazbu od vašich zaměstnanců? Rádi vám odpovíme na vaše otázky.Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Důležitost compliance programů v poslední době neustále roste a téměř každá společnost, ať už v soukromém, neziskovém či veřejném sektoru, má nastavená nějaká interní pravidla. Tzv. compliance management systém neboli compliance program lze chápat jako soubor pravidel fungování společnosti, jehož cílem je zamezit porušování právních předpisů a etických norem ze strany společnosti a jejích zaměstnanců. S pomocí následujících pěti jednoduchých tipů můžete v jakékoli společnosti nastavit funkční a účinný compliance program. 1.      Základem je dobře nastavený whistleblowingWhistleblowing bude po přijetí zákona o ochraně oznamovatelů povinnou součástí každého compliance management systému, podobně jako je tomu i v případě GDPR. Do nastavení interních procesů oznamování protiprávního jednání se bez ohledu na zákon už nyní pouští stále více firem a whistleblowing se stává zásadní součástí compliance programů. Whistleblowingový systém je určený pro přijímání, posuzování a řešení oznámení o protiprávním a nebo neetickém jednání. Není tedy jen pomůckou pro komunikaci, ale je efektivním nástrojem pro odhalování protiprávního a neetického jednání uvnitř společnosti, a přispívá tak ke compliance kultuře.1 2.      Bez etického kodexu se neobejdeteEtický kodex je další neodmyslitelnou součástí každého compliance programu a představuje základ pro jeho další jednotlivé prvky. Pomáhá také s nastavením pravidel firemní kultury, díky které si zaměstnavatel zajišťuje pověst zodpovědné společnosti, což má důležitou roli pro obchodní vztahy i získávání nových a udržení stávajících zaměstnanců. Etický kodex vyjadřuje zásady a hodnoty společnosti, slouží k vymezení se proti nelegálním aktivitám, deklaruje zásady poctivosti, transparentnosti, profesionality, morálky ad. Velké celosvětově známé firmy si zpravidla velmi zakládají na jeho detailním zpracování, protože právě správné nastavení a dodržování etických principů je základním požadavkem dosažení tzv. legal compliance. 3.      Vytvořte program na míru vaší společnostiWhistleblowing a etický kodex jsou klíčovými prvky každého účinného compliance programu. Kromě nich však compliance programy mohou obsahovat mnoho dalších prvků, jako jsou opatření týkající se bezpečnosti práce, pracovněprávních vztahů, dodržování pravidel hospodářské soutěže, nakládání s osobními údaji, nakládání s know-how aj. Pro účinný compliance program je nezbytné znát a respektovat specifické potřeby konkrétní společnosti. Velká strojírenská firma potřebuje zcela jiný compliance program než malá rodinná pekárna a pobočka nadnárodního řetězce by zase neměla model compliance programu slepě přebírat od mateřské firmy, ale zohlednit v něm své vlastní potřeby. Compliance management systém také vyžaduje přesně specifikovaná pravidla a požadavky a určení opatření, která budou použita při jejich nedodržení a porušení. Potřebujete poradit, jak účinně zavést compliance program ve vaší společnosti? Rádi vám odpovíme na vaše otázky.4.      Seznamte zaměstnance s compliance programemSestavením správného compliance programu ještě není vyhráno. Zásadním předpokladem dobře fungujícího a užitečného compliance programu je obeznámení, či ještě lépe pravidelné a opakované proškolování zaměstnanců i zástupců společnosti tak, aby nastavenému compliance programu všichni rozuměli a uměli se v něm orientovat. Je proto důležité, aby byla jeho pravidla přehledná a srozumitelná, aby neobsahovala příliš formální právní jazyk ani prázdné fráze a vágní pojmy a aby skutečně určoval zaměstnancům a společnosti správný směr. 5.      Compliance program vyžaduje pravidelnou údržbuPro účinné fungování compliance management systému je potřeba pravidelně kontrolovat dodržování všech stanovených norem a udržování vytyčené firemní kultury. Jelikož se každá firma časem rozvíjí a proměňuje a stejně tak se mění i společenské a legislativní podmínky, je dobré sledovat změny, novely a nové právní předpisy a v souladu s nimi compliance program upravovat a aktualizovat. V neposlední řadě je velmi užitečné vést o všem řádnou evidenci, aby mohla společnost v případě potřeby doložit, že vynaložila veškeré úsilí, aby zabránila potenciálnímu páchání trestné činnosti. Správně nastavený compliance program, zejména pokud obsahuje vhodně implementovaný whistleblowingový systém, totiž umožňuje právnické osobě vyvinit se z trestní odpovědnosti.2 Interní oznamovací systém pro oznamování je navíc jedním ze základních požadavků mezinárodních standardů ISO, a to jak např. standardu ISO 19600 pro Compliance management systémy, tak i souvisejícího standardu ISO 37001 pro systémy řízení protikorupčních opatření.Více viz Aplikace § 8 odst. 5 zákona o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim. Nejvyšší státní zastupitelství, 9. 11. 2020, Brno.Zdroje: Havel, Lukáš: Management a compliance program. Právní prostor. 24.11.2015. Dostupné zde.Kubíčková, Alice: Compliance program jako nezbytný pomocník společnosti. Práce a mzda. 21. 3. 2017. Dostupné zde.Náhlovská, Lenka: Význam etického kodexu pro trestněprávní compliance. Advokátní deník. 16. 1. 2020. Dostupné zde.Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.