Nejvyšší úroveň zabezpečení dat a ochrany oznámení

whistleblowing E2EE encrypted icon
GDPR whistleblowing icon
Faceup logo
Faceup logo
ISO 27001 whistleblowing icon

Nejvyšší úroveň zabezpečení dat

Skutečně bezpečný whistleblowing

Oznámení posíláme jen vámi pověřeným osobám. Nikdo (ani my z NNTB) nezjistí, kdo a z jakého zařízení oznámení odeslal. Ve formuláři nenajdete analytické nástroje typu Google Analytics, Hotjar či FB Pixel. Odstraňujeme také maximum metadat, které by mohly vést k potenciální identifikaci uživatelů. Stejně tak anonymizuje i zvuk hlasových zpráv a neukládáme žádné IP adresy.

Find out about misconduct and reduce financial risk

Vaše data jsou v bezpečí

Bezpečnost vašich dat je pro nás prioritou. Osobní údaje uživatelů zpracováváme v souladu s nařízením GDPR a dalšími zákonnými požadavky. NNTB ani žádné třetí strany nemají přístup k vašim datům, která jsou bezpečně ukládána na AWS. Zvolit si můžete SSO (jednotné) přihlášení nebo dvoufaktorové ověřování.

whistleblowing Data security

Volitelné koncové (E2EE) šifrování

Jde o způsob ochrany komunikace před třetí stranou, při kterém je přenos dat chráněn proti úniku informací jak mezi klientem a serverem, tak i serverem a jeho správcem. Nikdo se proto nedostane k informacím, které skrze NNTB proudí. Sami si vyberete, zda využijete E2EE či symetrické šifrování.

whistleblowing E2EE encrypted

ISO certifikát 27001

Máme zavedený certifikovaný systém managementu bezpečnosti informací dle mezinárodního standardu ISO 27001:2013 (ISMS), který našim zákazníkům prokazuje ochranu jejich dat před ztrátou, zneužitím a narušením důvěry.

Prevent fraud or corruption

Nezávislé penetrační testy

Máme za sebou úspěšné penetrační testy ze strany klientů (například jedné z největších českých bank), jejichž cílem je ověření reálné odolnosti platformy proti kybernetickému útoku. Mimo to také podstupujeme bezpečnostní audity našeho kódu.

whistleblowing bezpečnost
E-BOOK ZDARMA: Stáhněte si kompletního průvodce whistleblowingem

Podívejte se, jak NNTB funguje

Rádi odpovíme na vaše otázky 

o zabezpečení a ukážeme NNTB v akci.

NNTB whistleblowing demo

Nejnovější články o whistleblowingu a ochraně oznamovatelů

Příslušná osoba

Jste příslušná osoba? A znáte všechna rizika, která vám tato funkce přináší?

Od srpna 2023 je v Česku účinný zákon o ochraně oznamovatelů (tzv. zákon o whistleblowingu). Jak se ukazuje, bez důvěryhodného oznamovacího systému a možnosti anonymního oznamování se firmy vystavují velkému riziku a vysokým pokutám. Málo se však mluví o tom, jaká rizika a pokuty hrozí příslušným osobám, které mají povinnost oznámení přijímat a řešit. Stali jste se příslušnou osobou právě vy? Víte, co všechno tato funkce obnáší a jaká rizika s sebou přináší? A používáte správný oznamovací kanál, který dokáže tato rizika minimalizovat?  Příslušné osoby na sebe berou nelehký úkol přijímat a řešit oznámení. Kromě zákonných požadavků (bezúhonnost, zletilost a svéprávnost) musí být nezávislé, nestranné, maximálně důvěryhodné a bez střetu zájmů. Tato funkce s sebou přináší nejen obrovskou zodpovědnost a spoustu nových povinností, ale také nemalá rizika. Role příslušné osoby je proto náročná a nevděčná.  Pokud jste se příslušnou osobou stali, za porušení legislativních povinností nebo špatnou práci s oznámeními vám hrozí (opravdu vám, ne firmě) pokuty od 20 do 100 tisíc korun.  Kromě finančních rizik je také potřeba počítat s tím, že vám funkce změní postavení ve firemním kolektivu, protože víte informace, které ostatní neví. Mohou vás čekat dotěrné dotazy na kauzy všeho druhu od kolegů i nadřízených. Vaší povinností je ale zachovat mlčenlivost – pod hrozbou vysoké pokuty. Tato rizika jde ale výrazně minimalizovat pomocí speciálního softwaru.  Zajímá vás, jak funguje software NNTB v praxi? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.   Jaké povinnosti má příslušná osoba po podání oznámení?Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému přijmout oznámení ústně nebo písemně. Pokud oznamovatel požádá, tak také osobně, nejdéle do 14 dnů od požádání. Do 7 dnů ode dne přijetí oznámení písemně vyrozumět oznamovatele o přijetí oznámení.Posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Ve složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, navrhnout opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu a písemně vyrozumět oznamovatele.Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, písemně vyrozumět oznamovatele.Zachovat mlčenlivost a zajistit, že neunikne identita oznamovatele ani obsah oznámení  Přijímáte oznámení přes e-mail, klasickou telefonní linku nebo fyzickou schránku? Zbytečně riskujete Klasické komunikační kanály ke splnění požadavků zákona o ochraně oznamovatelů zkrátka nestačí. Kromě toho, že s nimi nesplníte mnoho požadavků, umocňují to největší riziko - a tím  je únik citlivých dat. Stačí si například v práci otevřít e-mail s oznámením, odejít od nezamčeného počítače a neštěstí může být na světě.  Další z mnoha příkladů může být situace, kdy firma jako oznamovací kanál zřídí běžnou telefonní linku pro ústní oznámení. Samotná její obsluha totiž zabere spoustu času a telefony vám mohou zvonit takřka ve dne v noci. O proběhlém telefonním hovoru je třeba navíc provést záznam, ve kterém musíte zachytit nezbytné náležitosti podání. Situace se komplikuje také tím, že oznamovatel vám nemusí povolit pořídit zvukovou nahrávku. Jaké další požadavky klasické kanály nesplňují? Doporučujeme si stáhnout náš e-book o whistleblowingu a nalistovat stranu 12.  Jestliže vás zaměstnavatel pověřil rolí pověřené osoby a máte tedy pocit, že je to právě on, kdo za Vaše jednání jako zaměstnance nese odpovědnost, nenechte se oklamat. Případnou pokutu za nesplnění zákonného požadavku totiž budete platit také vy osobně a rozhodně se nevyplatí takové riziko podstupovat.  Jaká další rizika přináší funkce příslušné osoby? Vyhněte se jim se specializovaným softwaremNeodpovíte v zákonné lhůtě 30 dnůNepošlete písemné potvrzení o přijetí podnětu do 7 dnůUnikne identita oznamovatele  (prořeknete se, necháte otevřený počítač) Nebudete vědět, jak posoudit důvodnost oznámení Uděláte nevědomě chybu v posouzení důvodnosti oznámení Nebudete náležitě vést evidenci oznámení Nebudete po stanovenou dobu řádně a bezpečně uchovávat oznámení a související dokumentyNepovede se vám oznámení správně prošetřitNejlepší možnost, jak příslušným osobám usnadnit jejich novou roli, je zavedení softwaru, který je speciálně vyvinutý tak, aby splnil požadavky zákona. Takový software nejen šetří starosti a čas, ale chrání firmy i příslušné osoby před pokutami za chybnou práci s oznámeními. Software NNTB (Nenech to být), jehož vývoj byl konzultován s Ministerstvem spravedlnosti, příslušným osobám pomáhá například tak, že: Hlídá zákonné lhůty Automaticky odesílá potvrzení o přijetí podnětuVýrazně usnadňuje práci s oznámenímiDíky upravitelným otázkám ve formuláři pomůže s posouzením oznámeníPoskytuje tzv. etickou linku - speciální telefonní linku, na kterou mohou oznamovatelé  zavolat 24/7 a která automaticky uloží oznámení v psané podobě do administraceV administraci nabízí kontakty na experty (advokáti, psychologové, …), na které se můžete obrátit v případě potřeby odborné rady  Přijímá anonymní oznámení, které zaručuje ochranu identity oznamovatele a především vás ochrání před jakýmikoliv hrozícími pokutami, které můžete dostat pouze v případě, že je oznámení podepsanéDíky koncovému šifrování zajistí, že data a obsah oznámení nemohou uniknout a nedostane se k nim nikdo jiní, než příslušná osobaVeškerá oznámení a jejich přílohy přehledně vede a uchovává, takže se k nim můžete kdykoliv vrátit Samozřejmostí je poučení oznamovatele o zpracování osobních údajů při podání oznámeníNabízí překlady do několika světových jazyků, administrace účtu je také kompletně dostupná i v angličtině Archivuje za vás všechna oznámení po dobu 5 let, přesně dle požadavků zákona Stáhněte si podrobnější informace Přijímejte anonymní oznámení Přijímat anonymní oznámení se vyplatí nejen z pohledu firmy (konkrétní důvody najdete v článku 4 důvody, proč se vyplatí zavést anonymní whistleblowing) , ale také z pohledu příslušné osoby. Pokud příslušná osoba nezná totožnost oznamovatele, odpadne obrovský tlak spojený s tím, že musí zachovat nestrannost a nezaujatost.  Zajímá vás, jak funguje NNTB v praxi? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
4 min čtení
ESG,whistleblowing

Jak NNTB pomáhá v oblasti ESG?

Pojem ESG (Environmental, Social and Corporate Governance) udává nový trend firem v odpovědnosti, udržitelném a transparentním přístupu k podnikání. Při odhalování rizik, které ohrožují zásady ESG, hraje roli také správně zavedený whistleblowing. O tom, co je ESG a co má společného s whistleblowingem jsme se zabývali v minulém článku. Nyní se podíváme na to, jak konkrétně NNTB přispívá k plněním jednotlivých oblastí ESG, které se netýkají pouze whistleblowingu. Co spadá pod jednotlivé oblasti ESG a související přispění NNTB?  Environment:Protiprávní jednání v oblasti ochrany životního prostředí může vést k tvrdým postihům (občanskoprávní odpovědnost náhrady škody, správní či trestní sankce, poškození dobrého jména a ztráta konkurenceschopnosti a kredibility podniku).  Níže jsou uvedeny příklady, kdy oznámení zaměstnanců mohlo předejít poškození životního prostředí:  Velká Británie – Kolektivní žaloba zákazníků šesti vodárenských společností na kompenzaci v hodnotě stovek milionů liber za to, že zamlčely skutečné množství vypouštění odpadních vod do řek a moří.Česká republika – únik toxických látek do řeky Bečvy Skandál Volkswagen Dieselgate v Německu, kdy automobilka falšovala údaje o emisích naftových motorů. Volkswagen za incident zaplatil doposud téměř 35 miliard dolarů za poplatky a pokuty, propustil zhruba 30 tisíc zaměstnanců a pověst společnosti je trvale poškozena.USA – Zhroucení Champlainových věží z roku 2021 – statik v roce 2018 upozornil vlastníka budovy na velké statické nedostatky budovy, které však nebyly řešeny, v důsledku toho se polovina budovy se 13 patry uprostřed noci zřítila a o život přišlo více než 100 lidí.USA - Lyme Bay Canoe Accident – instruktoři společnosti OLL Limited poskytující outdoorové aktivity dlouhodobě upozorňovali na bezpečnostní nedostatky některých aktivit, tato oznámení však nebyla řešena, načež došlo při školním výletě na kánoi k úmrtí čtyř dětí. Majitel společnosti byl odsouzen ke třem letům vězení a pokutě.V souvislosti s ochranou životního prostředí lze NNTB využít například:  K vytvoření kategorizovaného ESG formuláře pro nápady, podněty, oznámení či stížnosti v oblasti zlepšení přístupu podniku k životnímu prostředí.Příjem vstupních údajů zaměstnanců pro výpočet uhlíkové stopy v rámci Scope 3 (služební cesty, dojíždění zaměstnanců do práce, apod.)Řešení dotazů zaměstnanců ohledně přístupu podniku k ochraně životního prostředí  a další. Z hlediska odhalování protiprávního jednání NNTB přispívá:  Dodržování zákonů o ochraně životního prostředí (zákon č. 114/1992 Sb., o ochraně přírody a krajiny, zákon č. 167/2008 Sb., o předcházení ekologické újmě a o její nápravě, zákon č. 254/2001 Sb., o vodách, zákon č. 289/1995 Sb., o lesích, zákon č. 541/2020 Sb., o odpadech, zákona č. 406/2000 Sb., o hospodaření s energií, a další) Odhalování greenwashingu jako nekalosoutěžního jednání (unijní právo - Směrnice o právech spotřebitelů, Směrnice o nekalých obchodních praktikách, a Směrnice o klamavé a srovnávací reklamě, české právo – odpovědnost za náhradu škody v souvislosti s nekalou soutěží dle občanského zákoníku, správní a trestní sankce) Zavedení NNTB se podnik stane důvěryhodnějším vůči zainteresovaným stranám, zejména investorům a zákazníkům. Zvyšuje se pravděpodobnost odhalení protiprávních jednání podniku, resp. se tak protiprávnímu jednání podniku potenciálně předchází.  SocialPřístup podniku k sociálním a zaměstnaneckým otázkám by měl být založen na dobré komunikaci se zaměstnanci, kteří se nebojí sdělovat svoje potřeby, podněty a stížnosti. Zavedení whistleblowingového systému NNTB samo o sobě představuje významné měřítko přístupu a naplnění požadavků podniku v rámci sociální oblasti. Přispívá ke zdravému pracovnímu prostředí, zapojení zaměstnanců, což vede k jejich spokojenosti a loajalitě a s tím související produktivitě. Pro investory to může být klíčový ukazatel sociální odpovědnosti podniku, dodržování lidských práv a péče o firemní kulturu. V souvislosti s naplňováním sociální odpovědnosti podniku lze NNTB využít například:  Vytvoření kategorizovaného ESG formuláře pro nápady, podněty, oznámení či stížnosti v oblasti zlepšení přístupu podniku k zaměstnaneckým a jiným sociálním otázkám.NNTB systém může nahradit činnost tzv. vnitřního ombudsmana podniku.Předcházení šikaně, toxickému prostředí, rasismu, obtěžování na pracovišti.Z hlediska odhalování protiprávního jednání NNTB přispívá: dodržování zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce dodržování zákona č. 198/2009 Sb., antidiskriminační zákondodržování zákona č. 309/2006 Sb., o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při prácipředcházení trestní odpovědnosti podniku prokázáním funkčního systému compliance – pro to, aby byl compliance management systém funkční, musí mít podnik zavedena nejen interní policy a provádět pravidelná školení zaměstnanců, ale musí především prokázat, že učinil vše potřebné, aby zaměstnanci policy přijali a pochopili, skrze vnitřní sdělovací systém mohou zaměstnanci sdělovat pochybení či žádat (do)vysvětlení compliance postupů a povinností.GovernanceDle zprávy Association of Certified Fraud Examiners z roku 2022 je 42 % podvodů odhaleno prostřednictvím oznámení a více než polovina z nich pochází od zaměstnanců. Pouze 16 % podvodů je odhalených interním auditem. Zavedení systému NNTB může být silným nástrojem v boji proti podvodům, korupci, zpronevěře, úplatkářství a neetickému chování. Pouhá přítomnost systému oznamování může stačit k tomu, aby odradil od páchání jakékoli nelegitimní činnosti.  V souvislosti s naplňováním sociální odpovědnosti podniku lze NNTB využít obecně například:  Vytvoření kategorizovaného ESG formuláře pro nápady, podněty, stížnosti a oznámení v oblasti zlepšení přístupu podniku ke správě a řízeníFormulář pro vedení evidence darů Komunikační kanál pro stakeholdery  Z hlediska odhalování protiprávního jednání NNTB: Naplňuje požadavky zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelůZavedení sdělovacího systému v rámci dodržování nové unijní Směrnice o transparentním odměňování (2021/0050 (COD)  (odhalování diskriminačních rozdílů v odměňování, směrnice stanoví povinnost některým zaměstnavatelů zveřejňovat a zpřístupňovat určité informace, zaměstnavatelé budou mít povinnost poskytnout zaměstnancům informace ohledně rozdílu v odměňování žen a mužů podle kategorií pracovníků vykonávajících stejnou nebo rovnocennou práci – tyto informace jsou dle směrnice označeny za citlivé a neměly by být nijak zveřejňovány, NNTB tedy představuje vhodný kanál pro výměnu takových informací Přispívá k dodržování zákona č. 253/2008 Sb., některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismuPřispívá k dodržování zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů Přispívá k dodržování zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmůPřispívá k dodržování daňových a účetních zákonů Máte otázky ohledně ESG? Domluvte si bezplatnou konzultaci s naším specialistou. 
4 min čtení
ESG a whistleblowing

Co je ESG a co má společného s whistleblowingem?

Zkratka ESG, která vychází z anglického „Environmental, Social and Corporate Governance“, udává nový trend ve fungování firem a investování. Poprvé jej zveřejnila v roce 2006 OSN jako součást Principů o odpovědném investování. Podle metody ESG mají firmy podnikat odpovědně, udržitelně, s ohledem na životní prostředí a společnost. Zkrátka jde o zodpovědný a udržitelný přístup k podnikání a také k investování. ESG je relativně nový pojem, ale lze očekávat, že se o něm v souvislosti s udržitelností bude ještě hodně mluvit.  Aby se ve firmách dalo ESG měřit, vzniká velké standardů a metrik. Podniky lze měřit pomocí ESG skóre, které je důležitým ukazatelem nejen pro firmy, ale také pro investory a banky. Pro vypočítání ESG skóre bude slouží směrnice CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive).  Kritéria ESG E jako EnvironmentEnvironmentální kritérium hodnotí to, jak firmy ovlivňují životnímu prostředí v následujících oblastech:  Uhlíková stopaEfektivní využívání energií a čisté energie Množství vyprodukovaného odpadu - emise toxických plynů, odpadová politika, nakládání a likvidace obalových materiálůŠetrné využívaní vodních zdrojůRecyklace a principy cirkulární ekonomikyVyužívání inovativních zelených technologií Využívání surovin a materiálů  S jako Social Sociální hledisko hodnotí to, jaké prostředí firmy vytváří pro své zaměstnance a jak působí na společnost.  Politika lidských zdrojů, pracovní podmínky a kultura, etický kodex podniku Dodržování lidských práv a mezinárodních standardů Rasová, etnická a genderová diverzitaPředcházení diskriminaciCompliance management systém, efektivita školení v oblasti complianceDodržování BOZP (pracovní úrazy, prevence, BOZP zahraničních pracovníků), vyšetřování nehod, péče o zdraví, lékařské prohlídky, kybernetická bezpečnost provozuOdměňování zaměstnanců (příspěvky na pojištění, mateřskou/rodičovskou, lékařské prohlídky, zaměstnanecké dluhopisy, možnosti odkoupení podílu, průměrná mzda muži/ženy) Podpora komunit (např. zdravotně postižení) Kolektivní smlouvy a možnosti vyjednávání zaměstnanců Ochrana osobních údajů Rekvalifikační kurzy, školení, rozvojové programyRozvoj a vzdělávání zaměstnanců – rekvalifikační kurzy, školení, rozvojové programy, workshopyPřijatá opatření nápravy zjištěných nedostatků a jejich implementace G jako GovernancePojem Governance lze přeložit jako způsob vedení firem. Toto kritérium hodnotí o fungování firmy uvnitř i navenek, transparentnost či otázku kontroverzních kauz. Součástí „G” je také daňová transparentnost (například firmy se sídlem v daňovém ráji nedosáhnou vysokého bodového ohodnocení).  Nezávislost a odměňování vedeníPráva akcionářůFiremní kulturaObchodní etika a etický kodexDaňová transparentnostBoj proti korupci a úplatkářstvíWhistleblowingŘízení rizikInterní kontroly a auditStruktura auditní komiseComplianceReportování podle CSRD směrnice Podle CSRD směrnice budou mít povinnost reportovat nejprve velké společnosti veřejného zájmu s více než 500 zaměstnanci, a to od roku 2025 (za uplnynulý rok 2024). Dále to budou velké společnosti, které splní 2 ze 3 následujících kritérií: Počet zaměstnanců nad 250Obrat nad 1 mld. KčRozvaha aktiv ad 500 mil. Kč Následují malé a střední kótované podniky s výjimkou mikropodniků (kritéria mikropodniku: méně než 10 zaměstnanců, roční obrat nebo bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 50 mil. Kč)  Časová osa ESG reportování dle CSRD směrnice:  2026 – velké podniky (report za rok 2025)            2027 – kótované malé a střední podniky (report za rok 2026, mohou prodloužit až o  dva další roky, pokud odůvodní )2029 – mimoevropské podniky (report za rok 2028) Reportování s sebou sice přináší administrativní zátěž (zejména pro malé a střední podniky), ale zavedení ESG může zlepšit konkurenceschopnost a posílit důvěru zákazníků i obchodních partnerů. “Stejně jako k zavedení whistleblowingu, i k CSRD mohou firmy přistoupit buď jako k povinnosti, kterou je třeba splnit nebo jako k příležitost, která může do budoucna výrazně podpořit podnikání a ušetřit spoustu nákladů”, říká spoluzakladatel platformy NNTB. Co mají společného ESG a whistleblowing?V roce 2023 vešel v účinnost zákon o ochraně oznamovatelů a zároveň přišla směrnice CSRD, která určuje standardy ESG pro udržitelný rozvoj podniků. Na první pohled se může zdát, že jde dvě odlišné normy, při podrobnějším zkoumání však zjistíte, že se navzájem doplňují.  Správně zavedený whistleblowing hraje zásadní roli při odhalování rizik, které ohrožují zásady ESG. Zákon o ochraně oznamovatelů (whistleblowing) přinesl tzv. “ochranu oznamovatelů”, která zajišťuje možnost bezpečně upozornit na nekalé jednání v rámci firem, ať už se jedná o trestnou činnost, problémy na pracovišti, netransparentnost, neetické řízení společnosti nebo poškozování životního prostředí. Whistleblowing tedy výrazně napomáhá snižovat rizika v jednotlivých oblastech ESG. Dává zainteresovaným stranám (zaměstnanci, dodavatelé, …) do rukou nástroj (vnitřní oznamovací systém neboli whistleblowingová platforma), který jim upožní se zapojit a účastnit se udržitelného rozvoje společnosti bez obav z odvety. To podporuje etické chování, odpovědné řízení firem a kulturu transparentnosti. Jak pomáhá NNTB s ESG? Platforma NNTB má v oblasti ESG tato využití:  Zavedení whistleblowingu je jeden z bodů spadajících pod písmeno G, kdy mají firmy povinnost reportovat, jak mají zavedený vnitřní oznamovací systém.Zavedení NNTB plní velkou řadu bodů, které pod ESG spadají - korupce či diskriminace, etické fungování podniku, vztahy na pracovišti, bezpečnost v práci, odpovědný dodavatelský řetězec, dopad na komunitu (poskytování NNTB školám), management rizik, compliance, předcházení střetu zájmů…Firmy zavádějící ESG mohou v rámci NNTB vytvořit speciální ESG formulář, prostřednictvím kterého jim budou moct stakeholders oznamovat jakákoliv porušení ESG principů nebo posílat tipy na zlepšení.Přečtěte si, jak konkrétně NNTB pomáhá v oblasti ESG.  Máte otázky ohledně ESG nebo whistleblowingu? Domluvte si bezplatnou konzultaci s naším specialistou. 
4 min čtení
eticka linka whistleblowing

Etická linka: Klíč ke zdravé a etické firemní kultuře

Evropská směrnice o whistleblowingu přinesla firmám a dalším subjektům v ČR povinnost zavést etickou linku, která se podle zákona o ochraně oznamovatelů nazývá tzv. vnitřní oznamovací systém. Prostřednictvím etické linky můžou firmy včas odhalit nekalé jednání a zaměstnanci jsou v případě jejího použití chráněni před odvetnými opatřeními. Pojďme se blíže podívat na to, co je etická linka a jak funguje.   Co je etická linka? Etická linka (whistleblowing hotline) je nástroj pro oznamování neetického, nezákonného nebo nevhodného chování na pracovišti. Smyslem etické linky je poskytnout zaměstnancům a dalším skupinám lidí bezpečný způsob, jak se ozvat v případě, že něco není v pořádku. Pokud se zaměstnanec stane svědkem neetického jednání nebo se necítí dobře, může se ozvat prostřednictvím anonymní etické linky. Firmy se tak včas dozví o problémech a můžou realizovat nápravná opatření, která zabrání větším problémům. Etická linka by měla ochránit totožnost oznamovatele a ochránit ho před odvetným opatřením. Etická linka je nedocenitelným nástrojem pro organizace, které chtějí nejen splnit legislativní požadavky, ale také zajišťovat účinný compliance program a podpořit vytváření etického pracovního prostředí. Etická linka pomáhá odhalovat problémy uvnitř organizace, což může vést ke zlepšení interních postupů a prevenci neetického a protiprávního jednání. Vnitřní oznamovací kanál umožňuje organizacím rychle reagovat, a především řešit problémy interně, což může ušetřit čas a peníze, které by jinak byly vynaloženy na právní spory nebo škody způsobené eskalovanými problémy.  Pro organizace, které se zavázaly k dodržování právních předpisů a etických standardů, je etická linka nepostradatelným prvkem. V dnešním světě, kde transparentnost a etika získávají stále větší důležitost, je etická linka nezbytným nástrojem pro budování důvěry u zaměstnanců i veřejnosti. Poskytnutím bezpečného prostoru pro whistleblowing organizace stvrzují svůj závazek k etickému jednání a ochraně zájmů všech zúčastněných stran. Pro organizace je pořízení etické linky výhodnou investicí do budoucna a významnou podporou etických hodnot, které by měly být v centru zájmu každé společnosti. Jak funguje etická linka? Pokud oznamovatel (zaměstnanec, student, obchodní partner, třetí osoba, …) zažil nezákonné, neetické nebo nevhodné chování, může tuto skutečnost oznámit prostřednictvím etické linky. Ta může mít podobu speciální telefonní linky, která je funguje pouze pro příjem oznámení, nebo oznamovacího formuláře, který je dostupný online nebo v mobilní aplikaci. Zaměstnanec má tedy obvykle více možností, jak oznámení podat. Může zavolat na speciální telefonní číslo nebo přes etickou linku vyplnit formulář, kde zvolí typ oznámení, napíše podrobnosti a může poslat také přílohu. Po odeslání se oznámení dostane k příslušné osobě, která by měla být nestranná a maximálně důvěryhodná. Tato osoba může s oznámením dále pracovat v rámci administrace etické linky - oznamovatele se může v rámci anonymního chatu zeptat na podrobnosti a oznámení dále řešit. Etickou linku firmám poskytují externí dodavatelé, takže nedochází ke střetu zájmu ani úniku citlivých dat.  Jaké jsou přínosy etické linky? Etická linka představuje způsob, jak splnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů, avšak skrývá v sobě mnohem více výhod a vlastností. Hraje významnou roli nejen jako whistleblowing hotline, ale také v podpoře etiky, integrity a transparentnosti ve firmách, a tak přispívá k úspěšnému zajištění compliance. Detekce nepravostí Etická linka umožňuje zaměstnancům a externím subjektům hlásit nepravosti a porušení compliance bez obav z odvetných opatření. Díky tomu se tato linka stává pro firmu cenným zdrojem informací o potenciálních problémech. Prevence Díky možnosti anonymního oznamování se etická linka stává preventivním nástrojem. Zaměstnanci a další zúčastnění se mohou cítit jistěji a bezpečněji s vědomím, že mohou nahlásit problémy anonymně, aniž by museli odhalit svou totožnost. Podpora integrity a pozitivní firemní kultury Zaměstnanci a stakeholdeři zavedením etické linky získávají jistotu, že organizace bere etiku a compliance vážně. Etická linka tak posiluje integritu a pomáhá budovat pozitivní firemní kulturu. Zlepšení interního řízení Informace získané prostřednictvím etické linky mohou vést ke zlepšení interních postupů a procesů. To může pomoci organizaci minimalizovat rizika a dosahovat stanovených cílů mnohem efektivněji. Šetří peníze a chrání reputaci  Včasná informace ohledně nelegálního jednání může organizaci významně zmírnit finanční škody nebo zabránit mediálním kauzám.  Co lze oznámit přes etickou linku?Přes etickou linku lze oznámit širokou škálu událostí od závažnějších jako jsou korupce, krádeže, zpronevěry po méně závažné jako příjemná pracovní atmosféra na pracovišti. Mnoho firem využívá etickou linku jako HR nástroj, který zaměstnancům umožní přijít s pro bezpečnou komunikaci se svými zaměstnanci.   Jaké vlastnosti má mít etická linka?Důvěrnost Etická linka musí zaručovat naprostou důvěrnost pro oznamovatele. Vzhledem k tomu, že je určena primárně pro podání informací, které nemohou být z různých důvodů sděleny přímo, je její užití zcela bezpečné a diskrétní. Etická linka musí mít zavedené bezpečnostní mechanismy pro zachování důvěrnosti informací. Snadný přístup Je důležité, aby etická linka byla snadno dostupná pro všechny potenciální oznamovatele. To znamená, že by měla být k dispozici prostřednictvím různých komunikačních kanálů – například telefonní linky a online formulářů – a to odkudkoli a kdykoli, 24 hodin denně 7 dní v týdnu. Nestrannost Etická linka by měla zajišťovat nestranný přístup k podaným oznámením. To zaručuje, že informace budou řádně prošetřeny a nebude docházet k jejich podceňování, nebo dokonce k pokusům o utajení neetického či protiprávního jednání. K přijímání a vyhodnocování přijatých oznámení jsou proto vybírány speciální (externí nebo interní) osoby či oddělení – nejčastěji jde o osoby z HR, právních oddělení nebo compliance. Rychlá reakce Organizace musí být schopna rychle reagovat na oznámení přijatá prostřednictvím etické linky. Velmi důležitá je také možnost snadno a bezpečně pokračovat v konverzaci s oznamovatelem – požádat o doplňující informace nebo důkazy, a díky tomu kvalitně a okamžitě přijatý podnět vyřešit. Rychlá reakce pomáhá zabraňovat eskalaci problémů a minimalizuje možné škody. Jak vybrat správného dodavatele etické linky? 1. Důvěryhodnost Poskytovatel etické linky by měl mít doložitelnou historii a spolehlivé klientské reference.  2. Dostatečné technologické zabezpečení Whistleblowing hotline musí být zabezpečená na maximální možné technologické úrovni, aby nedošlo k úniku citlivých dat a osobních údajů. Zajímejte se, kdo na vývoji a údržbě whistleblowing softwaru pracuje a ověřte si, zda má poskytovatel prostředky a lidské zdroje na údržbu a vývoj systému. V opačném případě nemáte záruku, že systém bude použitelný také do budoucna a že jsou vaše data v bezpečí. Co je důležité:  získané ISO certifikace (například ISO 27001)bezpečnostní audityúspěšně zvládnuté penetrační testy, které zaručují, že systém nebude prolomen.Koncové šifrování E2EEVíce o bezpečnosti. 3. Snadná dostupnost Aby zaměstnanci etickou linku používali, musí být jednoduchá a uživatelsky přívětivá.  4. Splňuje zákonné požadavky Etická linka by měla splnit všechny požadavky zákona o ochraně oznamovatelů. Zajímá vás, jak funguje etická linka NNTB v praxi? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
5 min čtení
Požadavky směrnice EU o whistleblowingu

Jak naplnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů? S NNTB to hravě zvládnete

Připravili jsme pro vás přehled nejdůležitějších povinností pro vnitřní oznamovací systém, které vyplývají s projednávaného zákona o ochraně oznamovatelů. Platforma Nenech to být (NNTB) zajišťuje všechny zákonné požadavky. Whistleblowing podle současného návrhu zákona o ochraně oznamovatelů budou muset zřídit všechny firmy s 50 a více zaměstnanci a také veřejní zadavatelé a orgány veřejné moci (s výjimkou obcí do 5 000 obyvatel). Nová povinnost se tak dotkne drtivé většiny firem a organizací. Vnitřní oznamovací systém měly firmy zavést nejpozději konce března 2022, termín schválení zákona o ochraně oznamovatelů se ale posouvá pravděpodobně na červenec roku 2023. Za nesplnění zákonných požadavků může být uložena pokuta až 1 milion Kč nebo 5 % z čistého obratu. Nedodržování stanovených povinností však může mít kromě peněžitých sankcí také vážný negativní dopad na reputaci zaměstnavatele v očích veřejnosti i obchodních partnerů. NNTB nabízí řešení pro malé podnikatele i velké firmy. Velikosti zaměstnavatele se flexibilně přizpůsobuje také cena (viz ceník NNTB). Platforma NNTB nevyžaduje zásah do IT systému, implementace je proto velmi rychlá a jednoduchá a váš interní oznamovací systém je k dispozici prakticky ihned. Jaké jsou požadavky podle návrhu zákona o ochraně oznamovatelů?Podat oznámení je snadné Zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby zaměstnavatel umožnil učinit oznámení všem potenciálním oznamovatelům, kteří se s protiprávním jednáním setkali s souvislosti s prací - tzn. zaměstnancům, stážistům, obchodním partnerům nebo i uchazečům o práci).  Oznamovací formulář NNTB je přístupný na webu i v mobilní aplikaci. Tím, že NNTB bylo vytvořeno primárně pro děti a až následně pro firemní prostředí, je jeho ovládání velmi jednoduché. Podat oznámení zvládne opravdu každý na 2 kliknutí. Písemné, ústní nebo osobní oznámeníOznamovatel by měl mít možnost volby učinit oznámení písemně, ústně nebo osobně.  Platforma NNTB nabízí oznamovatelům možnost napsání textu, vložení hlasové nahrávky i zavolání na etickou linku. V případě osobního podání oznámení může příjemce takové oznámení v NNTB jednoduše uložit a dále s ním pracovat.Musí být zajištěna ochrana identity oznamovateleOznamovatelé mohou skrz NNTB podat oznámení zcela anonymně. Ochranu jejich identity zajišťuje moderní šifrovací systém. NNTB umožňuje při zachování anonymity navázat komunikaci s oznamovatelem. Můžete se tak doptat na více informací a informovat oznamovatele o stavu investigace a přijetí nápravných opatření. Bezpečnost a anonymita jsou u nás na prvním místě - NNTB je zabezpečeno na nejvyšší možné technologické úrovni.Povinnost určení příslušné osoby S požadavkem na utajení totožnosti oznamovatelů souvisí také povinnost určení tzv. příslušné osoby (tedy řešitele neboli ombudsmana). Příslušná osoba je zodpovědná za přijímání a prošetřování oznámení a informování oznamovatele o výsledcích šetření, ale musí také vést evidenci a archiv všech podaných oznámení. Pouze tato příslušná osoba může znát detaily oznámení a případně totožnost oznamovatele, pokud se rozhodne vystoupit z anonymity, a musí jej ochránit před případným odvetným opatřením. Přístup k oznámením mají v NNTB výhradně vybraní řešitelé dle organizační struktury nebo typu podnětu. Platforma slouží také jako databáze přijatých oznámení ze všech možných komunikačních kanálů. V rámci NNTB nabízíme rovněž školení pro příslušné osoby nebo služby externí pověřené osoby z řad našich zkušených partnerů. Písemné informování oznamovatele v časových lhůtáchOznamovatel získá právo být písemně informován o přijetí oznámení (do 7 dnů od jeho obdržení), o průběhu investigace oznámení, a především bude mít právo znát závěry šetření, a to do 30 dnů ode dne přijetí oznámení (v komplikovaných případech lze tuto lhůtu prodloužit). Pokud se tak nestane a do měsíce od podání interního oznámení nedojde k nápravě, dle zákona může oznamovatel veškeré informace zveřejnit v médiích.  NNTB automaticky hlídá všechny lhůty a včas zasílá chytré notifikace. Přijatá oznámení se navíc řadí chronologicky a je možné je jednoduše filtrovat na základě různých kritérií.Máte otázky ohledně zákona o ochraně oznamovatelů? Chtěli byste vidět whistleblowing systém NNTB v akci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.
3 min čtení
ochrana oznamovatelu whistleblowing

11 nejčastějších otázek o zákonu o ochraně oznamovatelů

Firmy se nás často obrací s otázkami ohledně požadavků zákona o ochraně oznamovatelů. Vyznat se v legislativních požadavcích není vždy jednoduché, a proto jsme sepsali ty nejčastější otázky a odpověděli na ně.  1. Nestačí jako vnitřní oznamovací systém využít klasické komunikační kanály? Nestačí. Kanály jako je fyzická schránka důvěry, klasická telefonní linka nebo e-mail nesplňují všechny požadavky na vnitřní oznamovací systém, hrozí únik citlivých dat a s tím vysoké pokuty. V neposlední řadě nejsou důvěryhodné. Jaké konkrétní požadavky nesplňují si můžete prohlédnout na obrázku: 2. Kdo všechno spadá pod zaměstnance? Zákon o ochraně oznamovatelů se týká kohokoliv, kdo pro povinný subjekt (firma, samospráva, …) “pracuje”, a to v širším slova smyslu. Platí to tedy pro klasické zaměstnance, kteří dostávají plat nebo mzdu, ale také například pro stážisty nebo dobrovolníky, kteří za svoji činnost zaplaceno nedostanou. Chráněni jsou pak nejen během výkonu práce, ale již ve fázi, kdy se o práci nebo jinou obdobnou činnost u povinného subjektu ucházejí.  3. Spadají pod zaměstnance i tzv. dohodáři a maminky na mateřské? Ano, pod zaměstnance spadají také lidé, kteří spolupracují na dohodou o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti, případně také maminky na mateřské nebo rodičovské dovolené.  4. Komu všemu musíme zpřístupnit vnitřní oznamovací systém - zaměstnancům, nebo i dalším subjektům? Vnitřní oznamovací systém by měl být přístupný nejen zaměstnancům, ale i dalším subjektům, které se zaměstnavatelem přicházejí do styku nebo pro něj vykonávají nějakou činnost či službu, například dodavatelům, poradcům, členům statutárního orgánu, atd.   5. Musíme umožnit oznamování i zaměstnancům, kteří jsou cizinci? Základem je především zajistit funkčnost a dostupnost oznamovacího systému a informací o něm zaměstnancům a co nejvíce podávání oznámení usnadnit. Pakliže jsou vašimi zaměstnanci cizinci, kteří nemluví česky, měli by mít možnost podat oznámení v rodném jazyce.  6. Kde má být zveřejněna informace o vnitřním oznamovacím kanálu?Zákon vyžaduje, aby byly informace o systému na ochranu oznamovatelů zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup. Nejlepší způsob je na webových stránkách organizace vytvořit podstránku o whistleblowingu, kde budou informace o tom, jak podat oznámení společně s odkazem na vnitřní oznamovací systém. Povinností je také zveřejnit údaje o příslušné osobě a možnosti podání oznámení přes externí kanál Ministerstva spravedlnosti. 7. Jak předejít tomu, aby whistlebloweři využili externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti?Povinné subjekty musí podle zákona whistleblowery informovat také o možnosti podání oznámení prostřednictvím MS. Přečtěte si článek o tom, jak předejít tomu, aby whistlebloweři využili externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti. 8. Musí být sepsán písemný záznam o poučení příslušné osoby a zaměstnanců? Zákon jasně stanovuje, že o poučení práv a povinností příslušné osoby musí být sepsán písemný záznam. Na zaměstnance se tato podmínka výslovně nevztahuje, firma je však musí řádně informovat o tom, kde a jak mohou oznámení učinit. Je tedy dobrou praxí firmy, aby své zaměstnance o možnostech podávání oznámení seznámila například formou školení, vzdělávacího semináře apod.  9. Jak správně zvolit příslušnou osobu a jaké jsou její povinnosti?Kromě toho, že příslušná osoba musí být zletilá, bezúhonná, svéprávná, nezávislá, nestranná, maximálně důvěryhodná a bez střetu zájmů, zákon ukládá spoustu dalších povinnost, které uvádíme v článku Jak vybrat příslušnou osobu a jaké jsou její povinnosti.  10. Musíme řešit anonymní oznámení? Ačkoliv původní návrh zákona vyžadoval přijímat anonymní oznámení, současný zákon o ochraně oznamovatelů to nevyžaduje. To znamená, že na anonymní oznámení se zákonné požadavky nevztahují a technicky vzato je firma řešit nemusí. Důrazně ale doporučujeme přijímat i řešit jakékoliv oznámení, které přijde, včetně těch anonymních. Je v zájmu všech organizací řešit podněty a odhalit problémy, dokud jsou ještě v zárodku.  Důvody, proč se vyplatí přijímat anonymní oznámení, najdete v článku. 11. Za jakých podmínek je možné sdílet vnitřní oznamovací systém? Pro menší povinné subjekty, které mají méně než 250 zaměstnanců, zákon výslovně zmiňuje možnost sdílení vnitřního oznamovacího systému. Tento limit se přitom vztahuje na každý povinný subjekt zvlášť. To znamená, že pokud chtějí povinné subjekty, například z důvodu podnikatelského seskupení, vnitřní oznamovací systém sdílet, musí mít každý z nich maximálně 249 zaměstnanců. Sdílení vnitřního oznamovacího systému je zakázáno veřejným zadavatelům, s výjimkou obcí, které jej mohou sdílet mezi sebou. Povinné subjekty mohou využít také outsourcingu a zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit třetí osobu. Podívejte se na podrobné podmínky pro sdílení vnitřního oznamovacího systému. Máte další otázky ohledně zákona? Domluvte si konzultaci s naším specialistou. 
3 min čtení
71-2023-whistleblowing

Zákon č. 171/2023: Whistleblowing jako příležitost pro firmy

Od 1. srpna 2023 přinesl český zákon č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů do světa firem novou realitu. Tento zákon nařizuje, že společnosti s více než 250 zaměstnanci mají nové povinnosti týkající se oznamování trestných činů a přestupků. Pro zaměstnavatele s 50–250 zaměstnanci platí přechodné období do 15. prosince 2023, kdy se musí na tyto nové povinnosti připravit. Hlavním požadavkem zákona č. 171/2023 je zřízení vnitřního oznamovacího systému, který bývá označován jako whistleblowing systém. Tip: Stáhněte si zdarma kompletní znění zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů. Jaké jsou požadavky zákona č. 171/2023 na vnitřní oznamovací systém?Podle zákona o ochraně oznamovatelů musí být whistleblowing systém navržen tak, aby oznamovatelé mohli oznámení podat písemně, ústně nebo (na základě jejich předchozí žádosti) osobně. Důležité je také zveřejnit informace o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstva, včetně kontaktních informací příslušné osoby. Kdo je povinen zřídit vnitřní oznamovací systém? Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanciSpolečnosti v určitých sektorech, nezávisle na velikosti (např. finanční sektor)Orgány veřejné moci a veřejnoprávní subjekty, s výjimkou obcí s méně než 10 000 obyvateli.Zajímá vás, jaké další povinnosti pro zaměstnavatele přináší zákon o ochraně oznamovatelů? Podívejte na podrobný přehled v našem předchozím článku. Jaké jsou možnosti splnění požadavků zákona č. 171/2023?Ideálním způsobem plnění povinnosti vnitřního oznamovacího systému je využití specializovaného softwarového řešení. Jedním z nejpopulárnějších softwarových produktů v Česku je NNTB, který poskytuje komplexní řešení vnitřního oznamovacího systému včetně možnosti zřízení vlastní telefonní etické linky pro příjem oznámení. Podívejte se, jak díky NNTB splníte požadavky zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů. Z povinnosti k příležitostiVzhledem k zavedení zákona č. 171/2023 o ochraně oznamovatelů mohou firmy vnímat whistleblowing spíše jako nutné zlo a další administrativní břemeno. Whistleblowing však ve skutečnosti nabízí řadu výhod, které dalece přesahují pouhé splnění zákonných požadavků. Organizace, které přistupují k whistleblowingu s pozitivním přístupem, jej mohou využít jako příležitost k posílení svého etického prostředí, zvýšení transparentnosti, zlepšení vztahů se zaměstnanci a zajištění dlouhodobého úspěchu firmy. Zde je několik důvodů. Úspora penězDíky whistleblowingu se o problémech dozvíte včas, takže je můžete vyřešit levněji a předejít větším finančním škodám. Firmy ztrácí kvůli interním podvodům průměrně 5 % svých příjmů. Správně zavedený whistleblowing systém odhalí 3x více podvodů než mnohem nákladnější interní audity a patří mezi nejúčinnější nástroje pro odhalování nekalého jednání. Navíc už samotné zavedení vnitřního oznamovacího systému funguje jako prevence. Skutečnost, že ve firmě takový systém existuje, dokáže některé lidi od protiprávního či nekalého jednání odradit. Ochrana reputaceDůvěra zaměstnanců v interní oznamovací systém pomáhá předcházet zveřejňování informací a negativním zmínkám v médiích nebo na portálech s recenzemi firem. Pokud zaměstnanci nemají k dispozici oznamovací systém, který by jim umožnil snadno a bezpečně upozornit na nekalé či protiprávní jednání, zpravidla o problémech mlčí, anebo s informacemi vystoupí veřejně. Většina problémů se dá díky oznámením zaměstnanců vyřešit jednoduše a bez poškození dobrého jména společnosti. Předejití trestní odpovědnostiSprávně zavedený whistleblowing systém přispívá k dodržování právních předpisů a také ke splnění podmínek k vyvinění se z trestní odpovědnosti právnické osoby. S kvalitním whistleblowing systémem může navíc firma získat řadu certifikací, od ISO po CSR, a zvyšuje tím také svoji důvěryhodnost v očích stakeholderů a zahraničních obchodních partnerů. Snížení fluktuace a posílení vztahů se zaměstnanciFungující vnitřní oznamovací systém dává zaměstnancům signál, že firma dbá na jejich spokojenost a že je ochotna jednat v zájmu spravedlnosti a etiky. Včasné odhalení problémů může navíc zabránit odchodu zaměstnanců. Když zaměstnanci vidí, že vedení bere jejich obavy vážně a jedná s nimi transparentně, zvyšuje to jejich důvěru ve firmu. Zaměstnanci se pak cítí podporovaní a mají pocit, že jejich hlas má vliv. Tímto způsobem může whistleblowing systém působit také jako nástroj pro budování důvěry a loajality mezi zaměstnanci a firmou. Jak splnit zákon č. 171/2023? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
3 min čtení
AML povinné osoby whistleblowing

AML povinné osoby musí zavést anonymní whistleblowing bez ohledu na počet zaměstnanců. Jaké jsou další speciální požadavky?

Společně se zákonem o ochraně oznamovatelů byla přijata novela zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, který bývá označován jako AML zákon (název vychází ze zkratky anglického označení „Anti Money Laundering“ - proti praní špinavých peněz). Nově musí povinné osoby podle AML zákona zavést vnitřní oznamovací systém, který bude odpovídat povinnostem dle zákona o ochraně oznamovatelů.Narozdíl od zákona o ochraně oznamovatelů, který ukládá povinnost zavést oznamovací systém firmám nad 50 zaměstnanců musí povinné osoby podle AML zákona zavést oznamovací systém bez ohledu na počet zaměstnanců. Novela AML zákonu ukládá povinnost povinných osob zavést vnitřní oznamovací systém, který umožňuje zaměstnanci nebo dalším osobám podat oznámení anonymně. Povinné osoby dle AML zákonaBanky a finanční institucepojišťovny a pojišťovací zprostředkovateléprovozovatelé hazardních herrealitní kancelářeadvokátní kancelářeúčetní kancelářeZákon AML a jeho požadavkyZákon č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, stanovuje finančním institucím a dalším subjektům povinnosti týkající se sledování a hlášení podezřelých finančních transakcí. Organizace podléhající tomuto zákonu musí mít efektivní systémy a postupy na ochranu svých aktivit před zneužitím pro nelegální účely. Jaké povinnosti přináší novela AML zákona?Každá povinná osoba bez ohledu na počet zaměstnanců musí zavést vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého bude možné podávat oznámení v rozsahu zákona o ochraně oznamovatelů.Povinné osoby musí přijímat anonymní oznámení. Povinné osoby musí s anonymním oznámením nakládat stejně jako s jiným oznámením.Role whistleblowingové platformy v rámci AML zákonaWhistleblowingová platforma NNTB je nástrojem, kterým mohou firmy posílit své snahy v boji proti praní špinavých peněz a financování terorismu. Software NNTB je plně v souladu se zákonem č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Jelikož nabízíme uživatelům ochranu dat v podobě koncového šifrování, nedochází k porušení § 21 odst. 6 písm. b) zákona, který jinak vedení oznamovacího systému třetí osobu vylučuje. AML zákon v § 21 odst. 6 písm. b) explicitně hovoří o tom, že oznamovací systém nesmí být veden 3. osobou. V případě, kdy dodavatel poskytuje jen platformu a nemá nikterak přístup k informacím v ní uložených, nedojde k porušení výše uvedeného ustanovení. Specifické požadavky zákona AML, které NNTB pomáhá plnitAnonymitaNNTB poskytuje anonymní a bezpečný způsob, jak mohou zaměstnanci, zákazníci a další osoby sdělit podezření na neetické chování nebo nezákonné aktivity uvnitř firmy. Anonymita oznamovatele zvyšuje pravděpodobnost, že se nebudou bát své podněty podat, a vytváří důvěryhodný oznamovací kanál, který může pomoci odhalit problémy, jež by jinak zůstaly skryty. Ochrana oznamovatelůWhistleblowingová platforma NNTB chrání toho, kdo sděluje informace. Případné vystoupení z anonymity je pouze na rozhodnutí oznamovatele a veškerá komunikace mezi oznamovatelem a organizací je šifrovaná. Tímto způsobem podporuje NNTB odhalování a snižuje obavy z odvetných opatření, které by mohly oznamovatele potkat. Rychlá komunikace a odezvaZákon AML klade důraz na rychlou reakci na podezřelé transakce a aktivity. Součástí NNTB je bezpečný komunikační kanál, který umožňuje okamžitou výměnu zpráv mezi oznamovatele a organizací, což dovoluje rychlé podniknutí kroků pro prošetření oznámení a řešení potenciálních problémů. Okamžité zprávy a informace o podezřelých transakcích či aktivitách mohou být klíčovými pro prevenci potenciálních škod. Dokumentace a evidenceV souladu se zákonem AML je důležité udržovat podrobnou evidenci všech podezřelých aktivit a opatření, která byla přijata. NNTB automaticky dokumentuje všechny podněty a také kroky, které byly provedeny k jejich vyšetření. Školení zaměstnancůZákon AML také vyžaduje, aby zaměstnanci byli školeni v oblasti odhalování podezřelých aktivit. NNTB může sloužit jako součást školení zaměstnanců, kde jsou upozorněni na význam a postup při oznámení nezákonných činností. Pro firmy podléhající zákonu AML je whistleblowingová platforma NNTB nejen vhodným nástrojem, ale také nezbytnou součástí compliance programu. Pomáhá organizacím chránit se před riziky spojenými s praním špinavých peněz a financováním terorismu tím, že umožňuje transparentní a bezpečné oznamování možných nepravostí. Tímto způsobem mohou firmy aktivně přispívat k větší integritě a etice, což je důležité nejen z hlediska požadavků zákona, ale i z hlediska budování důvěryhodnosti a dobrého jména firmy.  Zajímá vás, jak může NNTB pomoct ve vaší organizaci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.  
3 min čtení
Whistleblowing Pinya HR - FaceUp partner

Proč se software Pinya HR rozhodl integrovat NNTB jako nový modul? Přečtěte si rozhovor s Ditou Salajkovou

Systém pro řízení personálních procesů Pinya HR integroval naši whistleblowingovou platformu NNTB jako nový modul. Díky této spolupráci mohou zaměstnanci snadno a bezpečně nahlašovat své podněty k prošetření nekalého jednání ve firmě. Jedním kliknutím se rychle a pohodlně dostanou z Pinya HR přímo na formulář NNTB, kde vyplní svůj podnět a odešlou jej k posouzení. Vyzpovídali jsme Ditu Salajkovou, produktovou manažerku, která měla integraci na starosti.  Co vás vedlo k rozhodnutí mít v Pinya HR modul pro whistleblowing? Měli jste tento modul v plánu delší dobu, nebo jste nad ním začali přemýšlet až s přicházející změnou zákona?O modulu jsme začali uvažovat na základě požadavků našich zákazníků a ti samozřejmě svou poptávkou reagovali na nový zákon. Do HR softwaru možnost podat oznámení jednoznačně patří, protože velká část oznámení pochází právě od zaměstnanců. Systém Pinya HR je pro zaměstnance v mnoha ohledech samoobslužný, vyřizují zde věci jako žádosti o dovolenou, nebo zde absolvují e-learningové kurzy. Pravděpodobně to tedy bude jedno z prvních míst, kde budou hledat možnost podat oznámení.  Proč jste se rozhodli pro spolupráci s námi? Nezvažovali jste možnost vlastního vývoje?Jako vývojáři jsme samozřejmě zvažovali, zda si modul nepostavíme sami. Po iniciální analýze možností jsme se ale vydali cestou spolupráce s etablovaným dodavatelem. Dávalo nám smysl použít platformu, která je oddělená od dat a identit v HR systému, a která umožňuje absolutní anonymitu oznámení. Zároveň ji naši zákazníci mohou použít pro oznámení nejen od zaměstnanců, ale také od jiných subjektů, např. dodavatelů nebo zákazníků. Zvažovali jste více platforem? Proč jste se rozhodli právě pro NNTB?Vybírali jsme z několika nástrojů. Pro NNTB jsme se rozhodli kvůli tomu, že splňuje veškeré zákonné a bezpečnostní požadavky, které zákon definuje. Velké plus je, že podání a zpracování oznámení je intuitivní, jak pro oznamovatele, tak pro zpracovatele oznámení. NNTB navíc poskytuje šablony směrnic a podklady pro komunikaci novinky dovnitř firmy, což většina našich zákazníků velmi oceňuje. Jak vypadal proces spolupráce, od prvního setkání až po integraci do Pinya HR?V rámci plánování nových funkcí produktu bylo mojí úlohou najít správný nástroj a spolu s vývojovým týmem vymyslet způsob integrace do Pinya HR. Od prvního setkání jsme byli s NNTB na jedné vlně. Máte velmi dobře propracovaný partnerský program, takže hlavní úlohou bylo vybrat typ spolupráce a komunikace, vše ostatní pak hladce navazovalo. Jak funguje integrace jako taková?Integrace spočívá v možnosti podat oznámení přímo z prostředí Pinya HR. Zaměstnanec vidí možnost podat oznámení v systému, ve kterém je zvyklý vyřizovat veškerou HR agendu. Z úvodního dashboardu systému se dostane na stránku, která jej, ještě před vlastním podání oznámení, informuje o tom, jak oznámení bude zpracováno, zda je jeho podání anonymní atd. Pro zpracovatele oznámení pak je v Pinya HR k dispozici odkaz, přes který se prokliknou do administrace oznámení. Jaké výhody plynou z používání whistleblowing platformy prostřednictvím Pinya HR?S našimi zákazníky se vždy snažíme mít dobré vztahy založené na důvěře, kolegy z oddělení podpory tak většina našich zákazníků zná osobně. Velkou výhodou použití platformy whistleblowing v Pinya HR je, že tyto známé tváře s našimi zákazníky modul whistleblowing nastavují a školí je na jeho použití. Jednotné je tedy prostředí nejen pro oznamovatele, ale i pro ty, kdo mají zřízení whistleblowingového kanálu na starosti. Další výhodou je, že pokud vyvstane potřeba odborné právní konzultace, můžeme zákazníka zkontaktovat s naší partnerskou advokátní kanceláří. V neposlední řadě pak pro naše zákazníky poskytujeme v rámci partnerské spolupráce s NNTB výrazně nižší sazby licencí. S jakým ohlasem zákazníků se zatím setkáváte?Modul nabízíme od půlky července a po jeho nasazení na produkci máme velkou odezvu od našich zákazníků ve větších firmách. Několik z nich si již nový modul pořídilo, u dalších probíhá interní komunikace. Největší poptávku ale očekáváme během podzimu od středně velkých firem, které budou mít povinnost oznamovací kanál implementovat od 15. prosince. Zpětnou vazbu máme zatím velice pozitivní, především díky jednoduchosti zavedení portálu. Vše se zákazníkem zvládneme nastavit a aktivovat během jednoho krátkého meetingu. Jaký dopad očekáváte, že bude mít tento modul na pracovní prostředí a firemní kulturu u společností využívajících Pinya HR?Naší dlouhodobou strategií je skrze Pinya HR podporovat otevřenou komunikaci. Při obchodních jednáních a školeních jsme se potkali s desítkami firem a naše zkušenost je taková, že transparentní kultura založená na maximální komunikaci znamená spokojení zaměstnanci. S takovými firmami je radost spolupracovat i v roli dodavatele. Možnost bezpečně podat oznámení na problematické chování je určitě krokem vpřed k pocitu bezpečí pro zaměstnance. Jaký je váš názor na zlepšování pracovního prostředí díky novému zákonu o ochraně oznamovatelů?Rozumím tomu, že někteří zaměstnavatelé mají obavy ze zneužití možnosti podat oznámení, ale statistiky ze zahraničí k tomuto jasně říkají, že zneužívání možnosti podat oznámení je velice ojedinělé. Nový zákon vznikl i kvůli ochraně skupin, které se v některých společnostech hůře dovolávají pomoci a můžeme ho tak vnímat jako pomůcku pro Davida, který musí bojovat s Goliášem. Umožnit zaměstnancům bezpečně poukázat na problém, který se ve firmě vyskytne, je znakem vyspělé společnosti.
4 min čtení