Jak splnit zakon o ochrane oznamovatelu s NNTB

Jak krok za krokem splnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů s NNTB

Portrét_VS.jpg

Veronika Sikorová

3 min čtení

Jak nastavit vnitřní oznamovací systém NNTB tak, aby odpovídal požadavkům zákona? Připravili jsme pro vás jednoduchý návod. 


1) Vytvořte vnitřní oznamovací kanál

  • Založte si účet NNTB - verzi Premium můžete vyzkoušet na 14 zdarma
  • Využít můžete implementační manuál, který najdete v administraci v sekci s materiály.
  • Pokud chcete využívat jeden profil NNTB pro více organizací, doručujeme odlišit je skrze nastavení organizační struktury, či dokonce vícero formulářů.
  • Povinnost přijímat oznámení ústně vyřešíte snadno díky hlasovým zprávám, které lze nahrát přímo v oznamovacím formuláři. Pokud chcete využít příjem oznámení přes telefon, přidejte si k účtu vlastní telefonní linku.

2) Rozhodněte se, zda budete přijímat anonymní oznámení

3) Určete příslušnou osobu, která bude oznámení řešit

  • Příslušnou osobou může být podle zákona jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. 
  • Pouze příslušná osoba má přístup k oznámení a případně zná identitu oznamovatele. Nikdo další se s podaným oznámením seznámit nesmí.
  • Příslušných osob můžete být více, což je výhodné zejména z hlediska jejich zastupitelnosti.
  • Příslušná osoba může být interní nebo externí. Externí příslušnou osobu vám rádi zajistíme prostřednictvím našich partnerů. Zda je pro vás lepší interní nebo externí příslušná osoba se dozvíte v našem článku Jak vybrat příslušnou osobu.
  • Připravili jsme pro vás vzor Smlouvy o poskytování služeb pověřené osoby, Popis a pravidla činnosti pověřené osoby nebo Podmínky pro určení osoby řešitelem oznámení. Všechny dokumenty naleznete v administraci v části Materiály.

4) Vymezte, jaká oznámení lze podat

  • Zákon se vztahuje na oznamování trestných činů, přestupků, za něž lze uložit pokutu, jejíž horní hranice je minimálně sto tisíc korun, porušení zákona o ochraně oznamovatelů a porušení jiných právních předpisů v oblastech vymezených zákonem.
  • Doporučujeme neomezovat se na zákonné vymezení, přijímat i jiná oznámení a najít v oznamovacím systému přidanou hodnotu pro vaši společnost.
  • Problémy a jednání, které lze oznámit, můžete vymezit přímo na úvodní stránce vašeho oznamovacího formuláře a také prostřednictvím kategorií, které si můžete nastavit dle vašich potřeb.
  • Přístupy jednotlivých členů lze upravit tak, aby např. k zákonným kategoriím měla přístup jen pověřená osoba, zatímco ostatní kategorie, které nespadají pod zákon, může mít na starosti osoba z HR.

5) Na webu nebo úvodní stránce formuláře uveďte všechny důležité informace

  • Určete možné způsoby oznamovánípísemně, ústně a osobně. (Jak je to s osobním oznámením se dozvíte níže.)
  • Uveďte jméno příslušné osoby a její kontaktní údaje (telefon a elektronická nebo jiná doručovací adresa).
  • Upozorněte na možnost podat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému.
  • Pokud v souladu se zákonem vylučujete přijímání oznámení od některých osob, nezapomeňte to také zmínit.
  • Na svůj web umístěte odkaz na oznamovací formulář.
  • Připravili jsme pro vás ukázkový text, který si můžete zkopírovat.

6) Usnadněte si práci s oznámeními

  • Ihned po odeslání oznámení obdrží oznamovatel potvrzení o přijetí oznámení, čímž naplníte zákonnou povinnost vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení.
  • Abyste stihli v zákonné lhůtě 30 dnů písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení, můžete si zapnout funkci automatické lhůty, která termín pohlídá za vás.
  • Jakmile příslušná osoba rozhodne o důvodnosti oznámení, může jej označit jako důvodné nebo nedůvodné.
  • Do oznamovacího formuláře si můžete přidat vlastní otázky, díky kterým lépe prošetříte a určíte důvodnost oznámení – například se doptáte na vztah oznamovatele k firmě aj.

7) Vytvořte si interní směrnici

  • Interní směrnice o whistleblowingu není zákonná povinnost, ale je užitečné ji mít.
  • Směrnice by měla vysvětlit význam whistleblowingu, definovat základní termíny, seznámit s postupem řešení oznámení ad.
  • Při tvorbě směrnice můžete využít vzor, který jsme pro vás připravili a který si můžete stáhnout tady
  • Další možností je kontaktovat některou advokátní kancelář z řad našich partnerů, která vám připraví interní směrnici na míru.

Chcete ukázat NNTB v akci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. 

Portrét_VS.jpg

Veronika Sikorová

3 min čtení
Sdílejte článek:

Stáhněte si e-booko whistleblowingu zdarma

Whistleblowing v českých firmách - jen další byrokracie nebo příležitost?

E-book whistleblowing ve firmách - cs

Stáhněte si e-book v PDF

Kliknutím na Stáhnout souhlasíte se zásadami ochrany osobních údajů.

Oznamovací kanál Nenech to být

Zaveďte NNTB – bezpečnou whistleblowingovou platformu, které důvěřuje už přes 3 000 firem, škol a úřadů.

whistleblowing system FaceUp CZ
DOMLUVIT UKÁZKU
E-BOOK ZDARMA: Stáhněte si kompletního průvodce whistleblowingem