Novinky z whistleblowingu a ochrany oznamovatelů

Důležitost compliance programů v poslední době neustále roste a téměř každá společnost, ať už v soukromém, neziskovém či veřejném sektoru, má nastavená nějaká interní pravidla.  Tzv. compliance management systém neboli compliance program lze chápat jako soubor pravidel fungování společnosti, jehož cílem je zamezit porušování právních předpisů a etických norem ze strany společnosti a jejích zaměstnanců. S pomocí následujících pěti jednoduchých tipů můžete v jakékoli společnosti nastavit funkční a účinný compliance program. 1.      Základem je dobře nastavený whistleblowingWhistleblowing bude po přijetí zákona o ochraně oznamovatelů povinnou součástí každého compliance management systému, podobně jako je tomu i v případě GDPR. Do nastavení interních procesů oznamování protiprávního jednání se bez ohledu na zákon už nyní pouští stále více firem a whistleblowing se stává zásadní součástí compliance programů. Whistleblowing systém je určený pro přijímání, posuzování a řešení oznámení o protiprávním a nebo neetickém jednání. Není tedy jen pomůckou pro komunikaci, ale je efektivním nástrojem pro odhalování protiprávního a neetického jednání uvnitř společnosti, a přispívá tak ke compliance kultuře.1 2.      Bez etického kodexu se neobejdeteEtický kodex je další neodmyslitelnou součástí každého compliance programu a představuje základ pro jeho další jednotlivé prvky. Pomáhá také s nastavením pravidel firemní kultury, díky které si zaměstnavatel zajišťuje pověst zodpovědné společnosti, což má důležitou roli pro obchodní vztahy i získávání nových a udržení stávajících zaměstnanců. Etický kodex vyjadřuje zásady a hodnoty společnosti, slouží k vymezení se proti nelegálním aktivitám, deklaruje zásady poctivosti, transparentnosti, profesionality, morálky ad. Velké celosvětově známé firmy si zpravidla velmi zakládají na jeho detailním zpracování, protože právě správné nastavení a dodržování etických principů je základním požadavkem dosažení tzv. legal compliance. 3.      Vytvořte program na míru vaší společnostiWhistleblowing a etický kodex jsou klíčovými prvky každého účinného compliance programu. Kromě nich však compliance programy mohou obsahovat mnoho dalších prvků, jako jsou opatření týkající se bezpečnosti práce, pracovněprávních vztahů, dodržování pravidel hospodářské soutěže, nakládání s osobními údaji, nakládání s know-how aj. Pro účinný compliance program je nezbytné znát a respektovat specifické potřeby konkrétní společnosti. Velká strojírenská firma potřebuje zcela jiný compliance program než malá rodinná pekárna a pobočka nadnárodního řetězce by zase neměla model compliance programu slepě přebírat od mateřské firmy, ale zohlednit v něm své vlastní potřeby. Compliance management systém také vyžaduje přesně specifikovaná pravidla a požadavky a určení opatření, která budou použita při jejich nedodržení a porušení. Potřebujete poradit, jak účinně zavést compliance program ve vaší společnosti? Rádi vám odpovíme na vaše otázky.4.      Seznamte zaměstnance s compliance programemSestavením správného compliance programu ještě není vyhráno. Zásadním předpokladem dobře fungujícího a užitečného compliance programu je obeznámení, či ještě lépe pravidelné a opakované proškolování zaměstnanců i zástupců společnosti tak, aby nastavenému compliance programu všichni rozuměli a uměli se v něm orientovat. Je proto důležité, aby byla jeho pravidla přehledná a srozumitelná, aby neobsahovala příliš formální právní jazyk ani prázdné fráze a vágní pojmy a aby skutečně určoval zaměstnancům a společnosti správný směr. 5.      Compliance program vyžaduje pravidelnou údržbuPro účinné fungování compliance management systému je potřeba pravidelně kontrolovat dodržování všech stanovených norem a udržování vytyčené firemní kultury. Jelikož se každá firma časem rozvíjí a proměňuje a stejně tak se mění i společenské a legislativní podmínky, je dobré sledovat změny, novely a nové právní předpisy a v souladu s nimi compliance program upravovat a aktualizovat. V neposlední řadě je velmi užitečné vést o všem řádnou evidenci, aby mohla společnost v případě potřeby doložit, že vynaložila veškeré úsilí, aby zabránila potenciálnímu páchání trestné činnosti. Správně nastavený compliance program, zejména pokud obsahuje vhodně implementovaný whistleblowing systém, totiž umožňuje právnické osobě vyvinit se z trestní odpovědnosti.2 Interní oznamovací systém pro oznamování je navíc jedním ze základních požadavků mezinárodních standardů ISO, a to jak např. standardu ISO 19600 pro Compliance management systémy, tak i souvisejícího standardu ISO 37001 pro systémy řízení protikorupčních opatření.Více viz Aplikace § 8 odst. 5 zákona o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim. Nejvyšší státní zastupitelství, 9. 11. 2020, Brno.Zdroje: Havel, Lukáš: Management a compliance program. Právní prostor. 24.11.2015. Dostupné zde.Kubíčková, Alice: Compliance program jako nezbytný pomocník společnosti. Práce a mzda. 21. 3. 2017. Dostupné zde.Náhlovská, Lenka: Význam etického kodexu pro trestněprávní compliance. Advokátní deník. 16. 1. 2020. Dostupné zde.Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Připravili jsme pro vás přehled nejdůležitějších povinností pro vnitřní oznamovací systém, které vyplývají s projednávaného zákona o ochraně oznamovatelů. Platforma Nenech to být (NNTB) zajišťuje všechny zákonné požadavky. Whistleblowing podle současného návrhu zákona o ochraně oznamovatelů budou muset zřídit všechny firmy s 50 a více zaměstnanci a také veřejní zadavatelé a orgány veřejné moci (s výjimkou obcí do 5 000 obyvatel). Nová povinnost se tak dotkne drtivé většiny firem a organizací. Vnitřní oznamovací systém měly firmy zavést nejpozději konce března 2022, termín schválení zákona o ochraně oznamovatelů se ale posouvá pravděpodobně na červenec roku 2023. Za nesplnění zákonných požadavků může být uložena pokuta až 1 milion Kč nebo 5 % z čistého obratu. Nedodržování stanovených povinností však může mít kromě peněžitých sankcí také vážný negativní dopad na reputaci zaměstnavatele v očích veřejnosti i obchodních partnerů. NNTB nabízí řešení pro malé podnikatele i velké firmy. Velikosti zaměstnavatele se flexibilně přizpůsobuje také cena (viz ceník NNTB). Platforma NNTB nevyžaduje zásah do IT systému, implementace je proto velmi rychlá a jednoduchá a váš interní oznamovací systém je k dispozici prakticky ihned. Jaké jsou požadavky podle návrhu zákona o ochraně oznamovatelů?Podat oznámení je snadné Zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby zaměstnavatel umožnil učinit oznámení všem potenciálním oznamovatelům, kteří se s protiprávním jednáním setkali s souvislosti s prací - tzn. zaměstnancům, stážistům, obchodním partnerům nebo i uchazečům o práci).  Oznamovací formulář NNTB je přístupný na webu i v mobilní aplikaci. Tím, že NNTB bylo vytvořeno primárně pro děti a až následně pro firemní prostředí, je jeho ovládání velmi jednoduché. Podat oznámení zvládne opravdu každý na 2 kliknutí. Písemné, ústní nebo osobní oznámeníOznamovatel by měl mít možnost volby učinit oznámení písemně, ústně nebo osobně.  Platforma NNTB nabízí oznamovatelům možnost napsání textu, vložení hlasové nahrávky i zavolání na etickou linku. V případě osobního podání oznámení může příjemce takové oznámení v NNTB jednoduše uložit a dále s ním pracovat.Musí být zajištěna ochrana identity oznamovateleOznamovatelé mohou skrz NNTB podat oznámení zcela anonymně. Ochranu jejich identity zajišťuje moderní šifrovací systém. NNTB umožňuje při zachování anonymity navázat komunikaci s oznamovatelem. Můžete se tak doptat na více informací a informovat oznamovatele o stavu investigace a přijetí nápravných opatření. Bezpečnost a anonymita jsou u nás na prvním místě - NNTB je zabezpečeno na nejvyšší možné technologické úrovni.Povinnost určení příslušné osoby S požadavkem na utajení totožnosti oznamovatelů souvisí také povinnost určení tzv. příslušné osoby (tedy řešitele neboli ombudsmana). Příslušná osoba je zodpovědná za přijímání a prošetřování oznámení a informování oznamovatele o výsledcích šetření, ale musí také vést evidenci a archiv všech podaných oznámení. Pouze tato příslušná osoba může znát detaily oznámení a případně totožnost oznamovatele, pokud se rozhodne vystoupit z anonymity, a musí jej ochránit před případným odvetným opatřením. Přístup k oznámením mají v NNTB výhradně vybraní řešitelé dle organizační struktury nebo typu podnětu. Platforma slouží také jako databáze přijatých oznámení ze všech možných komunikačních kanálů. V rámci NNTB nabízíme rovněž školení pro příslušné osoby nebo služby externí pověřené osoby z řad našich zkušených partnerů. Písemné informování oznamovatele v časových lhůtáchOznamovatel získá právo být písemně informován o přijetí oznámení (do 7 dnů od jeho obdržení), o průběhu investigace oznámení, a především bude mít právo znát závěry šetření, a to do 30 dnů ode dne přijetí oznámení (v komplikovaných případech lze tuto lhůtu prodloužit). Pokud se tak nestane a do měsíce od podání interního oznámení nedojde k nápravě, dle zákona může oznamovatel veškeré informace zveřejnit v médiích.  NNTB automaticky hlídá všechny lhůty a včas zasílá chytré notifikace. Přijatá oznámení se navíc řadí chronologicky a je možné je jednoduše filtrovat na základě různých kritérií.Máte otázky ohledně zákona o ochraně oznamovatelů? Chtěli byste vidět whistleblowing systém NNTB v akci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Jaký bude mít dopad whistleblowing na HR a jak se mají firmy připravit? A jak oslovit generaci Z? O tom se rozpovídal v podcastu Nelidské zdroje náš CEO Jan Sláma. V necelé nabité hodině podcastu se dozvíte nejen to, jak Honza začínal podnikat a kde vznikl nápad na interní oznamovací systém NNTB.cz, ale i jak je to doopravdy s povinnostmi spojenými s whistleblowingem ve firmách. Poslechnout podcast Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

On-line schránku důvěry si lze představit jako webovou a mobilní aplikaci, do které  oznamovatel sepíše svoje oznámení včetně příloh a podobně jako například e-mail jej odešle. Oznámení přijde řešiteli, který se obratem může doptávat na další detaily, nebo pouze odpoví, že se podnětem začíná zabývat. Stejně pak v rámci zákonné lhůty oznámí výsledek.  Lze podat oznámení anonymně? Oznamovatel a řešitel mohou u oznámení vzájemně komunikovat a vyměňovat si další  zprávy. Oznámení je navíc možné zpřístupnit více řešitelům současně, například externím  advokátům nebo psychologům. Oznamovatel má i přesto stále zachovanou anonymitu, pokud z ní sám dobrovolně nevystoupí. Jak je ošetřena bezpečnost?Přístup k firemní on-line schránce důvěry (ale vždy jen k vlastním oznámením) mohou mít  i zákazníci, uchazeči o práci nebo dodavatelé, čímž tento kanál naplňuje veškeré požadavky  blížícího se zákona o ochraně oznamovatelů.  Vyřešená oznámení se pak automaticky přesouvají do archivu, kde je lze kdykoliv dohledat. V jednotlivých tiketech je přehled a minimalizuje se riziko, že by některý zapadl nebo že by  jej řešitel nedopatřením vymazal. Oproti například e-mailové schránce je on-line schránka důvěry také bezpečnější. Aplikace neukládá cookies, a pokud má správně vyřešenou bezpečnost, nelze vystopovat ani IP adresu  oznamovatele. Samotná oznámení jsou šifrována, administrátoři se k nim dostanou jen  po přihlášení do systému a oznamovatelé po zadání unikátního přístupového kódu. Zajímá vás více? Pak si stáhněte kompletního průvodce whistleblowingem v Česku. Co je třeba před zavedením on-line schránky důvěry zjistit?Před zavedením on-line schránky důvěry je nicméně důležité, aby si firma ověřila, jak  schránka zachází s osobními údaji, zda jsou jednotlivé podněty šifrovány, nebo zda  dodavatel systému vlastní ISO certifikaci. Pokud ano, je v současné době schránka důvěry  nejbezpečnějším a nejdůvěryhodnějším řešením pro whistleblowing. Splňuje veškeré požadavky blížící se legislativy, nabízí potřebný komfort oznamovatelům i řešitelům  a minimaluzuje riziko, že se oznamovatel se svým problémem obrátí na média,  ministerstvo nebo policii. Potřebujete poradit, jak efektivně zavést whistleblowingovou platformu? Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

S Vanessou Crawford, HR manažerkou ve společnosti ADvTech, jsem si povídali na téma whistleblowingu, výzev kterým musí jako HR manažerka čelit, a jejích zkušenostech s naší platformou NNTB (v zahraničí FaceUp).  Jaký byl hlavní důvod, proč firma ADVTECH zavedla whistleblowing platformu NNTB?ADvTECH měl vždy platformy pro oznamovatele, skrz které mohli komunikovat své obavy, ale lidé je prostě nepoužívali k řešení věcí, jako je například diskriminace, nebo mobbing. Kromě toho vyvolala pandemie COVID-19 obavy o duševní zdraví našich zaměstnanců, a my si nebyli jisti, zda je vhodně řešíme. Whistleblowing platformu NNTB jsem si oblíbili již při jejím testování. Rozhodující byla skutečnost, že umožňuje anonymitu a je dostupná online. Sázeli jsme na to, že osloví jak zaměstnance, tak digitálně zdatné studenty námi vlastněných soukromých škol. Jaké jsou podle vás hlavní benefity NNTB?Whistleblowing platforma NNTB se ukázala jako neocenitelný pomocník při řešení problémů a podnětů od  zaměstnanců i studentů. Poskytla nám přehled o individuálních problémech a bývá dokonce využívána k anonymním návrhům na to, co by chtěli zaměstnanci v pracovním prostředí zlepšit. Zpětná vazba pro nás je nesmírně užitečná a umožňuje nám sledovat podněty vznesené napříč našimi holdingovými firmami. Největší výhody NNTB jsou za mě dvě. Zaprvé fakt, že lidé aplikaci skutečně používají, takže jsme schopni odhalit problémy zavčasu a hned je řešit. Zadruhé, že můžeme identifikovat trendy na úrovni organizační jednotky a reagovat na ně. Na podporu studentů námi zřizovaných škol, kteří se nám prostřednictvím NNTB svěřili, jsme vytvořili síť učitelů, kteří mají za úkol každému individuálně pomoci překonat jejich problém. Této síti říkáme SPOJENCI. NNTB poskytuje prostor lidem, kteří dříve žádný neměli. Aplikace se opravdu snadno používá a představuje pomyslný virtuální most mezi jednotlivci, kteří mají problémy a chtějí je řešit, a mezi těmi, kteří problémy reálně vyřeší. Jaké jsou Vaše dosavadní zkušenosti s NNTB?Snadné používání = 5/5Funkčnost = 5/5Zákaznická podpora = 5/5Hodnota vs. cena= 5/5Doporučila byste NNTB svým známým?Určitě! Je mi potěšením jednat se zástupci NNTB. Jsou profesionální, vnímaví a nic pro ně není příliš obtížné nebo časově náročné. Kromě toho svůj produkt neustále inovují a všechny nově vyvinuté funkce jsou zahrnuty v ceně předplatného. Jak vám můžeme pomoci se zavedením whistleblowing systému? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. Zažila jste nějaké pozitivní, nebo negativní výstupy v praxi?Naše dosavadní zkušenosti jsou více než pozitivní. Setkali jsme se se skvělým přijetím – zejména na straně studentů. Bez podnětů, které skrz NNTB přišly, bychom nikdy nebyli schopni vyřešit některé kritické situace.  Zaznamenali jste zlepšení situace ve Vaší organizaci po zavedení NNTB?Anonymita, na které je NNTB postaveno, způsobila nárůst počtu zpráv, které dostáváme. Pravděpodobně díky tomu, že odbourává pocit strachu z možných konsekvencí. To nám umožňuje identifikovat mnohé problémy již v zárodku a zavádět preventivní opatření napříč organizací. NNTB navíc přispívá k naší strategii budovat hlubší úroveň důvěry v celé firmě. ADvTECH Group je největším africkým poskytovatelem soukromého vzdělávání a kontinentálním lídrem v oblasti kvalitního školení a rozvoje dovedností. Přístup k aplikaci má všech 7 580 zaměstnanců, učitelů, lektorů a studentů ADvTECH po celé Jižní Africe.  Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno. David Špunar, Jan Sláma a Pavel Ihm

Osoba, která přijímá a řeší oznámení, musí být bezúhonná, maximálně důvěryhodná, nezávislá, bez střetu zájmů a řádně proškolená. Pověřenec, ombudsman nebo pověřená osoba. Všechny tyto termíny, se kterými se můžete setkat, označují jedno a totéž, a to tzv. příslušnou osobu, která představuje klíčovou funkci ve vnitřním oznamovacím systému pro whistleblowery. Firmy zavádějící oznamovací systém tak stojí před důležitou otázkou, koho touto funkcí pověřit. V následujícím textu se podíváme na to, jaké povinnosti jsou s funkcí spojeny, jak správně vybrat příslušnou osobu a jestli je pro tuto úlohu vhodnější zvolit interního zaměstnance nebo externího pověřence. Kdo je příslušná osoba a jaké jsou její povinnostiJednou z hlavních povinností, které se pojí s připravovaným zákonem na ochranu oznamovatelů, je stanovení tzv. příslušné osoby, která: přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému,navrhuje nápravná opatření v návaznosti na podané oznámení,zachovává mlčenlivost apostupuje nestranně.Osoba, která přijímá a řeší oznámení, musí být bezúhonná, maximálně důvěryhodná, nezávislá, bez střetu zájmů a řádně proškolená. Je velmi důležité udržovat prostřednictvím dostatečně erudované příslušné osoby oznamovací systém co nejvíce důvěryhodný a efektivní a předejít tak riziku, že oznamovatel informace zveřejní. Oznamovatel může informace zveřejnit ve chvíli, kdy nemá dostatečnou důvěru v oznamovací systém, nebo když má pocit, že firma v řešení oznámení adekvátně nepostupuje (přičemž tento pocit může získat z pouhé nedostatečné komunikace). 💡Tip: Vybrali jste, kdo bude ve vaší organizaci přijímat a vyhodnocovat oznámení? Ve spolupráci s našimi partnery vám nabízíme odborné zaškolení pro příslušné osoby Jaké kroky musí podniknout příslušná osoba po podání oznámení?Příslušná osoba má povinnost přijmout ústně nebo písemně podané oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout také osobně.O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne přijetí oznámení písemně vyrozumět oznamovatele.Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. (Ve složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.)Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu a písemně vyrozumí oznamovatele.Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba o tom písemně vyrozumí oznamovatele.Je interní zaměstnanec vhodnou osobou pro přijímání a vyhodnocování oznámení?Pro funkci příslušné osoby se většinou nabízí vedoucí právního oddělení, compliance officer či někdo z personálního oddělení. Nicméně jde o poměrně náročnou a velmi zodpovědnou pozici, která zahrnuje velké množství povinností. Zvolená osoba musí být navíc dostatečně nezávislá na to, aby se při investigaci podaného oznámení nedostala do střetu zájmů. V neposlední řadě musí spolehlivě zachovávat důvěrnost, zamezit komukoli přístup k obsahu oznámení a nesmí nikomu poskytnout jakékoliv informace, které by mohly zmařit účel podaného oznámení. Za porušení povinností příslušné osoby pak hrozí pokuta 50 tisíc korun, nebo až 100 tisíc korun v případě úmyslného spáchání přestupku. Pokud společnost nemá vhodného kandidáta na plnění této funkce, je možné pověřit externí osobu, která garantuje nezávislost a profesionalitu v rámci řešení oznámení a navrhování efektivních opatření. Podívejte se na srovnání výhod externí a interní příslušné osoby: Externí příslušná osoba: menší administrativní náročnost pro firmuprošetření je zaručeně objektivnínehrozí konflikt zájmůoznámení lépe vyhodnotí odborník se zkušenostmi s přijímáním a řešením oznámenínižší riziko prozrazení totožnosti oznamovateleInterní příslušná osoba:  lepší znalost firmy a interních procesůnižší finanční nákladysnazší dostupnost pro ústní oznámeníTip: Nenech to být vám ve spolupráci s našimi partnery nabízí zajištění role příslušné osoby tak, abyste vždy bez starostí naplnili všechny aktuální legislativní požadavky – Zjistit víc. Naše technologie vám ale pomůže i ve chvíli, kdy zvolíte pověřenou osobu z řad zaměstnanců.  To, kdo oznámení přijímá a vyhodnocuje, může být zcela zásadní pro osud celého incidentu. Nesprávné plnění povinností příslušné osoby ohrožuje důvěryhodnost a funkčnost celého oznamovacího systému. Firmě pak hrozí, že zaměstnanec oznámení buď vůbec nepodá a problémy se budou kumulovat, nebo své informace zveřejní, a firma tak jednak ztratí kontrolu nad situací, ale především se může dočkat zdrcující reputační či finanční újmy. Potřebujete poradit, jak efektivně zavést whistleblowingovou platformu? Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Až 42 % zaměstnanců neoznamuje nekalé jednání, protože nevědí, jakým způsobem to mají udělat. Ačkoliv to některým zaměstnancům může sloužit jako výmluva, firma by měla tuto bariéru odstranit. Další lidé podle výzkumů nevědí, že se od nich oznamování prohřešků vůbec očekává, jsou přesvědčení, že firma už o problému dávno ví, nebo nevěří, že oznámení něčemu pomůže. Jaké jsou nejčastější důvody, proč zaměstnanci neoznamují nekalé jednání, přestože jsou jeho svědky? Dle výzkumů hrají hlavní roli tyto aspekty:  zaměstnanci nevědí, jakým způsobem nahlásit vedení, že se děje něco špatnéhojsou přesvědčeni o tom, že firma už o problému dávno ví, a tím pádem ho i řešípochybují o tom, že vedení by se případným oznámením vůbec zaobíralomají obavy, jaké to bude mít důsledky vůči jejich osoběVšechny tyto bariéry se dají snížit zavedením firemního oznamovacího nástroje. Základem je proto transparentní komunikace směrem k zaměstnancům. Management musí lidem srozumitelně vysvětlit, proč oznamovací systém do firmy zavádí, co od nich v tomto smyslu očekává, a především, jak ho lidé mají používat. Důvodů k zavedení vnitřního oznamovacího systému je přitom celá řada:splnění legislativních požadavků, případně požadavků investorazabránění korupci, krádežím a dalším trestným činůmsnaha získávat pravidelnou zpětnou vazbu, či podněty pro zlepšování firmyJe důležité ujistit zaměstnance, že oznámení mohou podávat i zcela anonymně a nemusí se tedy obávat prozrazení své totožnosti. Dále je třeba vzbudit v nich pocit důvěry a zdůraznit, že jejich podněty budou řešeny.  Pro hladké fungovaní je vhodné, aby si firma stanovila interní pravidla pro využívání oznamovacího systému. Například stanovit si, že příslušná osoba se nebude zabývat oznámeními, která mají vulgární charakter,  postup při zpracování oznámení, lhůty na vyjádření řešitele, či jiná interně relevantní pravidla.  Vyhodnocení přínosu oznamovacího systémuK vyhodnocování přínosů oznamovacího systému je vhodné zavést metriky, pomocí kterých bude firma přínosy kvantifikovat.  Takovými metrikami mohou být: počet podaných oznámení za měsícprocentuální míra oznámení, která lze vyhodnotit jako opodstatněnáprůměrná rychlost reakce nebo vyřízení oznámenípotenciální finanční úspora díky odhalení oznámených problémůnebo výsledky dotazníku spokojenosti, který firma pravidelně zašle svým zaměstnancůmPříklad praktického checklistu: Pro více informací si zdarma stáhněte náš e-book o whistleblowingu. 📩 Potřebujete poradit, jak efektivně zavést whistleblowingovou platformu? Zarezervujte si bezplatnou konzultaci s naším specialistou. Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 700 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.

Češi brzy začnou při problémech v práci „pískat“. Chystaný zákon o whistleblowingu je pro firmy příležitost vyřešit vnitřní problémy i najít inspiraci. JAN SLÁMA, CEO AND CO-FOUNDER NNTB Praha 4. listopadu 2021 – Díky chystanému zákonu o ochraně oznamovatelů budou mít brzy lidé možnost bezpečně řešit nevhodné chování či nekalosti ve firmách. Podle směrnice Evropského parlamentu z roku 2019 jej musí všechny členské státy implementovat do vlastního právního řádu do 17. prosince 2021. Ačkoliv v Česku ještě k finálnímu schválení návrhu zákona nedošlo, současné znění předpokládá uvedení v platnost k 31. březnu 2022. Nejpozději k tomuto datu by pak všechny firmy nad 25 zaměstnanců musely mít funkční vnitřní oznamovací systém pro upozorňování na nevhodné chování či podvody. Podle Jana Slámy, CEO a spoluzakladatele první české whistleblowingové platformy NNTB.cz (Nenech to být), je však třeba nečekat se spuštěním nástroje až do poslední chvíle, jako to řada firem udělala v případě GDPR. Při porušení přísných pravidel jim totiž hrozí vysoké pokuty a ze včasného spuštění online schránky důvěry naopak mohou profitovat.  Ačkoliv povinnost poskytnout zaměstnancům bezpečný komunikační kanál nařizuje nový zákon, je v Česku whistleblowing dlouhodobě vnímán spíše negativně. „Management mívá vnitřní strach zavádět systém pro podporu něčeho, co je v tuzemsku dlouhodobě bráno jako udavačství ze strany zaměstnanců. Pravděpodobně to souvisí s naší historií a bývalým režimem, protože například v anglosaských zemích je whistleblowing naprostou samozřejmostí firemní kultury,“ vysvětluje Jan Sláma. Třeba ve Spojených státech upozorňuje na neetické jednání ve firmách třikrát více lidí než v Evropě. Přitom právě oznámení od zaměstnanců je podle globální studie ACFE z roku 2020 nejefektivnějším způsobem, jak mohou firmy záškodníky ve svých řadách odhalit, a tím i pozitivně ovlivnit své fungování. Ostatní metody jako interní či externí audit mají násobně nižší účinnost. Iluze dokonalé firmyChladný přístup k whistleblowingu v českých firmách je často spojen s mylnou představou manažerů a vedení, že díky jejich otevřené firemní kultuře žádný oznamovací kanál nepotřebují. Podle průzkumu EY však 56 % svědků nekalého chování ve firmě nic neoznámí. Mnohdy jsou totiž ti, kteří na nekalé aktivity a korupci upozorní, označeni za donašeče a čelí hrozbě tvrdé odvety ze strany kolegů nebo nadřízených. Navíc dochází k efektu přihlížejícího, kdy žádný pracovník problém nezmíní, protože se spoléhá, že to udělá někdo jiný. Podle dat společnosti EY přitom na firemních podvodech ztrácí společnosti v průměru 5 % obratu. A právě těmto problémům má za cíl nový zákon díky anonymizaci a ochraně oznamovatelů předcházet. Pokud se totiž firmám podaří tyto potíže překonat, přináší zavedení interního systému pro whistleblowing skvělé výsledky. Například podle průzkumu společnosti NAVEX GLOBAL a analýzy amerických univerzit v Utahu a Washingtonu firmy se zavedeným a funkčním systémem pro oznamování neetického chování řeší o 7 % méně soudních sporů, mají o 20 % nižší náklady na vyrovnání se zaměstnanci a bývá o nich o 46 % méně negativních zmínek v médiích. Online schránka důvěryMezi nejčastější způsoby, jak firmy umožňují svým zaměstnanců oznamovat nekalosti, patří telefonní linky, e-maily a online formuláře, fyzické schránky ve firmě či kombinace těchto nástrojů. Ty však přes relativně nízké pořizovací náklady mají také zásadní omezení, která mohou významně snižovat uživatelský komfort a tím i tendenci zaměstnanců je vůbec využívat. „Telefonní linky lidi znervózňují, nejsou k dispozici 24/7 a často jsou neanonymní. E-maily zase nejsou bezpečné a často působí jako odbyté řešení ze strany firmy. Fyzická schránka není dostupná lidem mimo firmu a neplní tím podmínky nového zákona. Navíc ji může někdo například zničit a případy z ní je potřeba manuálně přepisovat do systému. V případech bez whistleblowing platformy je tedy velmi složité podněty řešit opravdu komfortně, na něco se anonymně doptat nebo oznamovatele informovat o průběhu případu,“ vysvětluje možná úskalí klasických metod David Špunar, COO a spoluzakladatel NNTB. Právě absence jasných postupů při oznamování protiprávního jednání jsou bariérou až pro 42 % lidí. Nová legislativa vyžaduje možnost zvukového podání oznámení, uděluje povinnost oznamovatele vyrozumět o přijetí oznámení do 7 dnů a do 30 dnů jej seznámit s výsledkem. V případě porušení některé z podmínek firmě může hrozit pokuta do výše milionu korun nebo 5 % z čistého obratu. Mělo by tak být v zájmu firem poskytnout zaměstnancům komfortní způsob bezpečného anonymního oznamování s jasným průběhem a pravidly. S novou směrnicí totiž hrozí organizacím bez řádné whistleblowing platformy stav, kdy by lidé museli případy hlásit po vlastní ose na policii, na ministerstvu či s nimi vystoupit v médiích. Z toho důvodu firmy pomalu od tradičních kanálů upouští a nasazují takzvané online schránky důvěry, které splňují podmínky legislativy, současně celý proces oznamovatelům ulehčují, odstraňují strach z postihu a pro firmy představují minimalizaci zákonných rizik i přímé pozitivní ovlivnění chodu firmy. Pokud totiž nekalé chování uvnitř firem neřeší, mohou podle průzkumů EY přicházet na interních podvodech až o 5 % obratu. „Online schránku důvěry si můžete představit jako webovou či mobilní aplikaci, do které oznamovatel nasdílí své oznámení včetně příloh. V ní pak s řešitelem vzájemně komunikuje při plném zachování anonymity a má neustálý přehled o tom, jak se případ vyvíjí. Taková schránka navíc může být přístupná i zákazníkům, dodavatelům či uchazečům o práci, díky čemuž tento kanál splňuje veškeré podmínky blížícího se zákona o ochraně oznamovatelů,“ dodává Špunar, který takovou schránku důvěry založil s Janem Slámou a Pavlem Ihmem již v roce 2017. Jeho online platforma, která je v Česku známá jako Nenech to být, funguje po světě ve 25 jazykových mutacích pod názvem FaceUp. Využívá ji přes 2 000 firem i škol na čtyřech světových kontinentech, v tuzemsku například Sportisimo, LOMAX, Pilulka.cz či Bar, který neexistuje. V rámci expertizy v HR, právu, compliance a psychologii spolupracuje NNTB.cz s řadou partnerů. Mezi ně se řadí například advokátní kancelář Havel & Partners, Transparency International či online psychoterapeutické platformy Hedepy a Terap.io. Chcete zůstat v obraze? Stáhněte si zdarma náš e-book, ať jste v obraze 📩 Autor textu: Majk Šenkeřík Potřebujete poradit, jak efektivně zavést whistleblowingovou platformu? Jak vznikl projekt Nenech to být?NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol. V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.