jose-martin-ramirez-carrasco-45sjAjSjArQ-unsplash.jpg

Veřejný sektor se připravuje na směrnici o whistleblowingu

Veřejný sektor se připravuje na směrnici o whistleblowingu, většina firem čeká, než parlamentem projde transpoziční zákon. S implementací všech povinností jim může pomoci česká whistleblowingová platforma NNTBUž 17. prosince začíná být účinná směrnice Evropské unie o whistleblowingu. Jejím úkolem je vytvořit bezpečné prostředí pro oznamovatele protiprávního jednání – takzvané whistleblowery. Česko však má problém, transpoziční zákon o ochraně oznamovatelů se totiž zasekl v Parlamentu ČR kvůli volbám. Ten by měl ochranu proti postihům či odvetě za oznámení vztáhnout v celém rozsahu také na soukromý sektor. Pravidla pro ochranu oznamovatelů se tak zatím budou ve většině případů vztahovat pouze na zaměstnance státních institucí. V Česku již existuje whistleblowingová technologie, která může firmám i státu pomoci s implementací nových pravidel. „Povinnosti zakotvené ve směrnici se od 17. prosince budou vztahovat na přibližně 200 veřejných úřadů a institucí. To znamená, že jejich zaměstnanci například budou moci využít bezpečný oznamovací kanál pro nahlášení podezřelé činnosti, dostanou informaci o přijetí oznámení a také budou muset být vyrozuměni, jak bylo s daným podnětem naloženo. Zároveň se již nebudou muset bát negativních následků podání oznámení, kterým často museli doposud čelit,“ vysvětluje Jan Sláma, CEO a spoluzakladatel první české whistleblowingové platformy NNTB.cz (Nenech to být).  Podle metodiky Ministerstva spravedlnosti se směrnice dotkne státních orgánů, krajů a obcí s více než deseti tisíci obyvateli i veřejných institucí jako Všeobecná zdravotní pojišťovna, veřejné vysoké školy, ČEZ či Stanice technické kontroly. Výhodu pak mají samosprávy využívající Mobilní rozhlas od českého startupu Munipolis. Tato služba pro online komunikaci mezi vedením obcí a občany, kterou již využívá skoro třetina republiky, totiž nedávno uzavřela spolupráci s tuzemskou whistleblowingovou platformou NNTB. V jediném prostředí se tak spojuje chytrá komunikace s občany a oznamovací kanál, který splňuje všechny podmínky nové směrnice EU. Ochrana proti interním podvodůmPodle průzkumu EY ztrácí průměrný podnik kvůli interním podvodům až 5 % svých příjmů. Nejspolehlivějším způsobem, jak nekalosti ve firmě odhalit, je podle dat Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) whistleblowing. Ten vloni stál za 43 % všech odhalených protiprávních jednání ve firmách. Za whistleblowery se označují lidé, ať už zaměstnanci, zákazníci či třeba dodavatelé, kteří upozorní příslušné orgány na podezření z protiprávního jednání, které v práci nebo firmě zaznamenali.  V praxi se však whistlebloweři po oznámení často setkávají s pomstou ve formě finančního znevýhodňování, šikany ze strany ostatních zaměstnanců nebo rovnou vyhazovem. Obava z negativních následků přitom často lidi odrazuje od toho, aby na podezřelé chování upozornili. Právě to má za cíl nová směrnice o whistleblowingu změnit, zatím však bude platit jenom pro veřejný sektor. Zákonodárci totiž s největší pravděpodobností nestihnou přijmout zákon o ochraně oznamovatelů, který by povinnost rozšířil i na soukromé společnosti. Soukromý sektor čeká na schválení zákona Zatímco veřejný sektor má jasno, soukromé společnosti musí na přesné znění vyčkávat. Dokud čeští zákonodárci nepřenesou směrnici do vnitrostátního práva, tak se povinnosti týkající se ochrany whistleblowerů na soukromý sektor z velké části nevztahují. Vládní návrh zákona o ochraně oznamovatelů přitom ve sněmovně leží již od února, před volbami ale stihl projít pouze prvním čtením. To však neznamená, že se soukromým společnostem vyhne, pouze dochází k jeho odložení. Zatím jen není jasné, na jak dlouho – záleží totiž na rychlosti ustanovení nové vlády a následně rychlosti Parlamentu.  Přesto by však firmy neměly vyčkávat do poslední chvíle. Otálení by totiž mohlo přinést komplikace, jako tomu bylo například v případě zavádění GDPR. „Firmy díky volbám dostaly čas navíc, který mohou využít pro řádnou přípravu na splnění nových povinností. Zejména by měly implementovat vhodné procesy, které ze směrnice vycházejí. Za jejich nedodržení bude hrozit pokuta až milion korun nebo 5 % z ročního obratu,“ upozorňuje Sláma. Směrnice o whistleblowingu totiž přináší celou řadu závazků.  S plněním povinností může pomoci i vhodná technologieKlíčovou součástí směrnice a z ní vycházejícího návrhu zákona je povinnost zaměstnavatele zavést vhodný komunikační kanál, skrze který mohou zaměstnanci či například dodavatelé podávat oznámení o podezření na protiprávní jednání. Ačkoliv se jedná o poměrně přímočarý problém, některé firmy s jeho řešením bojují. „Směrnice nechává zavedení komunikačního kanálu na jednotlivých zaměstnavatelích, ale najít opravdu vhodné řešení není jednoduché. Firmy dosud pro podobné účely používaly telefon, e-mail, fyzickou schránku nebo se spoléhaly na osobní oznámení. Každé z těchto řešení však doprovází určité kompromisy – většinou je to vysoké riziko úniku informace k nesprávné osobě, nekomfortnost pro oznamovatele nebo omezená dostupnost zejména v době práce na dálku,“ vysvětluje úskalí David Špunar, COO a spoluzakladatel platformy NNTB. Navíc tyto varianty často nesplňují požadavky vycházející ze směrnice, např. nutnost oznamovatele informovat ve stanovené lhůtě o přijetí a rozřešení případu. „Firmám se proto vyplatí vsadit na bezpečné digitální řešení v podobě whistleblowingové platformy. Ta nabízí zabezpečený komunikační kanál, striktně omezené přístupy, jsou často dostupné odkudkoliv, pomůžou splnit veškeré povinnosti a zvládají rychle reagovat na případné legislativní změny,“ doporučuje Špunar. Online schránku důvěry od českého startupu NNTB.cz, ve světě známého jako FaceUp, využívá přes 2 000 organizací po celém světě. Více o NNTB.czNNTB.cz je první český startup zabývající se problematikou whistleblowingu skrze vlastní platformu. Ten vznikl v roce 2017 jako studentský projekt s cílem řešit šikanu ve školách. Ve světě funguje pod názvem FaceUp.com již ve 25 jazykových mutacích. Od roku 2020 se NNTB.cz zaměřuje také na firemní klientelu a pomoc se splněním podmínek v rámci zákona o ochraně oznamovatelů. Jejich whistleblowingovou technologii využívá přes 2 000 organizací na čtyřech světových kontinentech. Hlavním produktem firmy je digitální schránka důvěry, která vytváří bezpečnější a otevřenější pracovní prostředí skrze anonymní upozornění a následné řešení událostí, podezření či nekalostí, ale i návrhů ke zlepšení. Doposud platforma poskytla důvěrný prostor pro více než 10 000 podnětů ve firmách a školách po celém světě. Zakladatelé Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm za své projekty sociálního podnikání získali řadu světových ocenění. Zdroj obrázku: Unsplash, autor: José Martín Ramírez Carrasco
9. 1. 2022 5 min čtení
Katerina Nogolova Photo - blog.png

Rozhovor s HR ředitelkou VÍTKOVICE STEEL: V našem DNA je nenechávat věci být

Kateřina Nogolová vplula do vod HR už před téměř 15 lety. Působila v Plzeňském Prazdroji jako HR Manažerka, po té působila na pozici HR Manažerky ve společnosti GE Money a EVRAZ holding a v dánské společnosti BANG&OLUFSEN zastávala vedle pozice HR ředitelky i pozici zastřešující finance. Po pozici HR ředitelky v TATRA TRUCKS se přesunula do pozice HR Ředitelky ve společnosti VÍTKOVICE STEEL, a.s., kde je i členkou představenstva a správní rady jejich nadačního fondu. Sedli jsme si s Kateřinou a vyzpovídali jsme ji ohledně toho, jak ve Vítkovice Steel řeší pohodu více než 900 zaměstnanců a jak k tomu přispívá právě oznamovací online schránka.  Paní Kateřino, než se pustíme do oznamovacích kanálů. Zkuste, prosím, shrnout firemní hodnoty a kulturu Vítkovice Steel. Naše firemní kultura je STEELová – hlavně bezpečná, a tím bezpečím se myslí: dobrý tým, transparentní procesy, obousměrná funkční a otevřená komunikace, nediskriminovat, dělat vše proto, abych se v práci cítil bezpečně. A to nejen z pohledu BOZP ale i zpětné vazby – i té nepříjemné, řešení problému, příležitosti zeptat se na cokoliv kohokoliv. Povězte, jak dlouho už u vás funguje nějaký oznamovací kanál? Co bylo impulsem k jeho zavedení?  Oznamovací kanály máme již dlouhou řadu let, před mým příchodem. O původním impulsu se mohu jen domnívat, ale jistě to byla potřeba zajistit možnost všem zaměstnancům se vyjadřovat k dění ve firmě, mít prostor upozornit na věci, které ne vždy může vedení vidět a zároveň nastavit oboustranný směr komunikace. Dokázala byste odhadnout, kolik upozornění měsíčně dostanete?  Zpravidla tak pět až sedm. Většinou jsou to dotazy, na které se lidi stydí zeptat osobně.   HR manažeři se často obávají, že budou upozorněními a otázkami zavaleni a že nebudou stíhat odpovídat. Jakou máte zkušenost vy?  Myslím, že to nehrozí. U nás při tom objemu, který dostáváme to zabere zhruba hodinu měsíčně. Navíc se v odpovídání střídají různá oddělení podle toho, koho se dotaz nebo upozornění týká. Takže se to rozdělí rovnoměrně mezi HR, výrobu nebo třeba facility management.  Kdo online schránku nejvíce používá a co nejčastěji reportují? Všichni napříč firmou, nejvíce lidé na nižších a dělnických pozicích, kteří jsou vděční za přímou komunikační cestu k managementu společnosti. Nejčastěji se chtějí ujistit, doptat se, případně si vyjasnit nějaké otázky ohledné hromadné komunikace napříč společností. Často také dostáváme osobní dotazy, které spadají do kompetence HR, podněty pro zlepšení a nápady k facility a zázemí pracoviště. Objevují se nějaké vulgarity, pomluvy a podobně negativní upozornění? A co třeba lživá upozornění? Musím říct, že prakticky vůbec. Naposledy jsme dostali podobný vulgární vzkaz asi před dvěma lety. Ale zaměstnanci dobře vědí, že na vulgarity prostě neodpovídáme. Díky tomu to ani nikde nezkouší. S pomluvami, vulgaritami proto nemáme vůbec žádný problém. Lživé upozornění jsme nedostali nikdy.  Jak to vypadá se skladbou oznámení? Dostáváte většinu anonymních? Nene, je to pro nás příjemné překvapení. Anonymních je asi kolem 30 % ze všech oznámení. Ostatní jsou jmenovitě. Nebylo to tomu tak vždy, ale v čase se poměr dost obrátil. Připisujeme to tomu, že se u nás lidi nebojí ozvat a ptát se a mají v nás důvěru, že jim chceme opravdu pomoci. Proč jste šli do online schránky v kombinaci s dalšími kanály?  Online kanál máme pro lidi fungující v online prostředí, ale máme i fyzickou schránku (respektive více schránek) na provoze – pro kolegy, co chtějí mít jistotu ne-elektronické stopy a zároveň pro ty, co nemají e-mail, nemají smartphone atp. – máme tolik kanálů, aby každý z našich zaměstnanců měl možnost „dát vědět“ a „nenechat věci být“ a aby si i sám vybral cestu, která je mu nejbližší. Co udělat proto, aby ve firmě oznamovací kanály dobře fungovaly? Je důležité řešit podněty a zprávy v systému rychle, uzavírat je, komunikovat je dále. Lidé musí vědět, že to má smysl, že se s tím něco děje, že to není jen sběrný koš. Osvědčuje se nám taky průběžná propagace směrem do firmy. Často zaměstnancům připomínáme, že se mohou ozvat. Zároveň odpovědi na obecné otázky pak zveřejníme i pro ostatní, pokud se třeba stejný dotaz objeví vícekrát. Je dobré dát najevo, že se podnětům věnujeme.  Kde vidíte jejich hlavní přínos? Co online schránka firmě firmě dává? Podle mě je to cesta k podpoře té naší bezpečné kultury, dále to dává zpětnou vazbu i vedení na jejich rozhodnutí… dává prostor pro podněty, které různé firemní pracovní skupiny nemusí vidět přes procesní slepotu a samozřejmě může být i prevencí pro závažné problémy typu fraud, compliance issues apod. Zároveň je důležité dát lidem možnost svěřit se i anonymně. Mohou být oblasti, kdy se člověk může při dotazu cítit hloupě, může to pro něj být osobní a citlivá záležitost, nebo může mít strach z konsekvencí… ten poslední případ tedy odpovídá a dává zpětnou vazbu i na firemní kulturu. Často anonymita vede k větší otevřenosti, není tam vliv sociálni-auto-cenzury apod. Člověk může být upřímný, přímý, ne tolik politicky korektní. Dokážete říct nějaký konkrétní příklad, kdy vám oznamovací kanál pomohl? Co se na základě nějakého oznámení změnilo/odhalilo? Často to bývají různé podněty ke zlepšení – i pracovního prostředí, zpětná vazba na interní procesy apod. A často na běžné životní věci – kantýna kvalita jídla, hodnocení benefitů. U těch benefitů je několik konkrétních příkladů… například díky tomu teď více propagujeme sport. Měli jsme i případy, kdy přes tyto kanály chodí nominace od kolegy na zaměstnance měsíce. To nám dělá radost. Jak reagovali zaměstnanci na zavedení oznamovacího kanálu? Vítali to, měli obavy? Jak to vnímají teď?  Samozřejmě ze začátku ostych. Důležitá byla komunikace a hlavně rychlé odezvy a reálné dopady do dění společnosti, aby se v daný nástroj vytvořila důvěra. Dnes je to tak běžná součást naší firmy, že zaměstnanci využívají aktivně různé kanály ke všemu možnému – aplikaci, email, fyzický box… cokoliv si dokážete představit.  Řešíte také, jak vybudovat ve firmě online schránku důvěry? Umíme pomoci. Podívejte se, co vše umí platforma Nenech to být.
28. 3. 2021 5 min čtení
Reporting Channels Comparison - cs - blog.png

Velké srovnání: Oznamovací kanály – je lepší online schránka, mail nebo telefon?

Odškrtnout si zákonnou povinnost na vnitřní oznamovací kanál se dá různě. Pro ty z vás, kteří ale chcete lidem opravdu pomoci se bezpečně ozvat a svěřit, máme srovnání toho, jak si vedle sebe stojí jednotlivé nástroje i s ohledem na podmínky nového návrhu zákona o ochraně oznamovatelů. Telefonní linkaAby se zaměstnanec ozval po telefonu, chce to hodně odvahy. Takový člověk je nucený souvisle popsat problém a přichází o možnost si vše po sobě přečíst a v klidu rozmyslet, případně přiložit dokument, fotku a další důkazní materiál. Je také postavený před překážku, která spočívá ve skrytí svého telefonního čísla, případně pořízení si nějakého jiného, než je jeho vlastní. Uniká mu také informace, kdo podnět řeší a v jakém stavu řešení je. Nehledě na to, že v malých týmech jeho anonymita není v žádném případě zaručena, pokud je jeho hlas rozpoznán (co když je v týmu třeba jediná žena?). Vyžaduje zakládání žádného anonymního účtu nebo číslaNemůže si celou věc promyslet a v klidu po sobě přečístOznamovatel nemůže přiložit další dokumenty a důkazyAnonymita není zaručenaLinka není dostupná stále, ale podléhá pracovní době člověka, který hovory přijímáDle nového návrhu zákona budete muset přijaté podněty přepisovat do psané formy a ukládatE-mailU e-mailu odpadá alespoň to, že by se oznamovatel dal identifikovat po hlase. Ale i tak se mohou objevit překážky. Vžijte se například do kůže zaměstnance, třeba starší generace, který je už tak dost nervózní, že se vám chce s něčím svěřit. Vystavovat ho ještě navíc celému procesu zakládání anonymního e-mailu vše jen zdrží, a je možné, že to raději vzdá. Vyznat se pak v anonymních mailech a všech podnětech bude i pro vás fuška. Nemluvě o tom, že bude náročné i na řešení podnětů spolupracovat bezpečně s ostatními kolegy. vyžaduje zakládání anonymního e-mailového účtuV anonymních oznámeních se pravděpodobně spíše ztratíteSpolupracovat nemůže více řešitelů a oznamovatel není v obraze, co se s podnětem dějeJde o levné řešeníOnline schránka důvěryOnline schránka důvěry umožňuje upozornit na cokoliv bezpečně a anonymně. Ale s tím rozdílem, že oznamovatel má přehled o tom, co se s jeho oznámením děje a firemní řešitel s ním může navázat dialog. A to i při zachování anonymity. V administraci online oznamovacích kanálů řešitelé vidí stav a počet oznámení, mohou na řešení kolaborovat s kolegy a případně si prohlédnou další materiály, jako přiložené fotky či dokumenty. Přístup ke kanálu zároveň mohou mít i ostatní oznamovatelé z řad, zákazníků, uchazečů o práci nebo dodavatelů. Online oznamovací kanál vybírejte pečlivě. Ujistěte se, že vyhovuje nárokům, které na vás brzy dopadnou, a že je skutečně bezpečný. Dobré je si ověřit, jak zachází s osobními údaji, zda jsou podněty šifrovány, či získal ISO certifikaci. Oznamovatel má zaručenou anonymitu až do té doby, dokud z ní sám nevystoupíMůže přiložit různé dokumenty a další důkazyŘešitelé mohou s oznamovatelem navázat dialog, aniž by ohrozili anonymituNení třeba zakládat žádný účetDostupný je i pro dodavatele, zákazníky a další skupiny oznamovatelůJe možné svěřit řešení některých témat i třetím stranám (například vašim právníkům, či firemnímu psychologovi)Fyzická schránkaFyzická schránka je dobrý začátek. Jak ale navázat na anonym, který dojde do pošty? Jak zjistíte více detailů, když někdo na něco upozornil a vy máte minimum informací, které k řešení problému potřebujete? Fyzická schránka může být vnímána jako přežitek především u mladších kolegů. Zároveň také nesplňuje nároky nového návrhu zákona o ochraně oznamovatelů, který nabádá společnosti, aby jejich oznamovací kanál byl dostupný třeba také uchazečům o zaměstnání či dodavatelům. Ošidný je tento kanál také z pohledu dodržení anonymity. Oznamovatel riskuje, že jej při vhozené oznámení do schránky někdo uvidí. Oznamovatel neriskuje, že jej někdo při použití schránky uvidíNení to ideální řešení pro mladší ročníky, komfortní s online prostředímNemáte možnost se doptat na více detailů ani nijak navázat následnou konverzaci, pokud je oznámení anonymníVyjádřit se mohou nemohou zákazníci ani dodavatelé, kteří by k fyzické schránce neměli přístupRádi vám ukážeme, co vše umí NNTB. Mrkněte na náš web a domluvte si demo ještě dnes.
5. 3. 2021 3 min čtení
1

Nový e-book o whistleblowinguStáhněte si zdarma jedním kliknutím!

Whistleblowing v českých firmách - je to jen další byrokracie, nebo příležitost?

Ilustrace e-booku

Stáhněte si e-book v PDF

Vaše celé jméno
E-mail, na který PDF pošleme
Vaše organizace

Kliknutím na Stáhnout PDF, souhlasíte s našimi zásadami ochrany osobních údajů.

Jednoduchý oznamovací kanál Nenech to být

Zaveďte NNTB – bezpečnou whistleblowingovou platformu, které důvěřuje už 2 165 firem, škol a úřadů.

Ilustrace NNTB administrace a mobilni aplikace