jose-martin-ramirez-carrasco-45sjAjSjArQ-unsplash.jpg

Veřejný sektor se připravuje na směrnici o whistleblowingu

Veřejný sektor se připravuje na směrnici o whistleblowingu, většina firem čeká, než parlamentem projde transpoziční zákon. S implementací všech povinností jim může pomoci česká whistleblowingová platforma NNTBUž 17. prosince začíná být účinná směrnice Evropské unie o whistleblowingu. Jejím úkolem je vytvořit bezpečné prostředí pro oznamovatele protiprávního jednání – takzvané whistleblowery. Česko však má problém, transpoziční zákon o ochraně oznamovatelů se totiž zasekl v Parlamentu ČR kvůli volbám. Ten by měl ochranu proti postihům či odvetě za oznámení vztáhnout v celém rozsahu také na soukromý sektor. Pravidla pro ochranu oznamovatelů se tak zatím budou ve většině případů vztahovat pouze na zaměstnance státních institucí. V Česku již existuje whistleblowingová technologie, která může firmám i státu pomoci s implementací nových pravidel. „Povinnosti zakotvené ve směrnici se od 17. prosince budou vztahovat na přibližně 200 veřejných úřadů a institucí. To znamená, že jejich zaměstnanci například budou moci využít bezpečný oznamovací kanál pro nahlášení podezřelé činnosti, dostanou informaci o přijetí oznámení a také budou muset být vyrozuměni, jak bylo s daným podnětem naloženo. Zároveň se již nebudou muset bát negativních následků podání oznámení, kterým často museli doposud čelit,“ vysvětluje Jan Sláma, CEO a spoluzakladatel první české whistleblowingové platformy NNTB.cz (Nenech to být).  Podle metodiky Ministerstva spravedlnosti se směrnice dotkne státních orgánů, krajů a obcí s více než deseti tisíci obyvateli i veřejných institucí jako Všeobecná zdravotní pojišťovna, veřejné vysoké školy, ČEZ či Stanice technické kontroly. Výhodu pak mají samosprávy využívající Mobilní rozhlas od českého startupu Munipolis. Tato služba pro online komunikaci mezi vedením obcí a občany, kterou již využívá skoro třetina republiky, totiž nedávno uzavřela spolupráci s tuzemskou whistleblowingovou platformou NNTB. V jediném prostředí se tak spojuje chytrá komunikace s občany a oznamovací kanál, který splňuje všechny podmínky nové směrnice EU. Ochrana proti interním podvodůmPodle průzkumu EY ztrácí průměrný podnik kvůli interním podvodům až 5 % svých příjmů. Nejspolehlivějším způsobem, jak nekalosti ve firmě odhalit, je podle dat Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) whistleblowing. Ten vloni stál za 43 % všech odhalených protiprávních jednání ve firmách. Za whistleblowery se označují lidé, ať už zaměstnanci, zákazníci či třeba dodavatelé, kteří upozorní příslušné orgány na podezření z protiprávního jednání, které v práci nebo firmě zaznamenali.  V praxi se však whistlebloweři po oznámení často setkávají s pomstou ve formě finančního znevýhodňování, šikany ze strany ostatních zaměstnanců nebo rovnou vyhazovem. Obava z negativních následků přitom často lidi odrazuje od toho, aby na podezřelé chování upozornili. Právě to má za cíl nová směrnice o whistleblowingu změnit, zatím však bude platit jenom pro veřejný sektor. Zákonodárci totiž s největší pravděpodobností nestihnou přijmout zákon o ochraně oznamovatelů, který by povinnost rozšířil i na soukromé společnosti. Soukromý sektor čeká na schválení zákona Zatímco veřejný sektor má jasno, soukromé společnosti musí na přesné znění vyčkávat. Dokud čeští zákonodárci nepřenesou směrnici do vnitrostátního práva, tak se povinnosti týkající se ochrany whistleblowerů na soukromý sektor z velké části nevztahují. Vládní návrh zákona o ochraně oznamovatelů přitom ve sněmovně leží již od února, před volbami ale stihl projít pouze prvním čtením. To však neznamená, že se soukromým společnostem vyhne, pouze dochází k jeho odložení. Zatím jen není jasné, na jak dlouho – záleží totiž na rychlosti ustanovení nové vlády a následně rychlosti Parlamentu.  Přesto by však firmy neměly vyčkávat do poslední chvíle. Otálení by totiž mohlo přinést komplikace, jako tomu bylo například v případě zavádění GDPR. „Firmy díky volbám dostaly čas navíc, který mohou využít pro řádnou přípravu na splnění nových povinností. Zejména by měly implementovat vhodné procesy, které ze směrnice vycházejí. Za jejich nedodržení bude hrozit pokuta až milion korun nebo 5 % z ročního obratu,“ upozorňuje Sláma. Směrnice o whistleblowingu totiž přináší celou řadu závazků.  S plněním povinností může pomoci i vhodná technologieKlíčovou součástí směrnice a z ní vycházejícího návrhu zákona je povinnost zaměstnavatele zavést vhodný komunikační kanál, skrze který mohou zaměstnanci či například dodavatelé podávat oznámení o podezření na protiprávní jednání. Ačkoliv se jedná o poměrně přímočarý problém, některé firmy s jeho řešením bojují. „Směrnice nechává zavedení komunikačního kanálu na jednotlivých zaměstnavatelích, ale najít opravdu vhodné řešení není jednoduché. Firmy dosud pro podobné účely používaly telefon, e-mail, fyzickou schránku nebo se spoléhaly na osobní oznámení. Každé z těchto řešení však doprovází určité kompromisy – většinou je to vysoké riziko úniku informace k nesprávné osobě, nekomfortnost pro oznamovatele nebo omezená dostupnost zejména v době práce na dálku,“ vysvětluje úskalí David Špunar, COO a spoluzakladatel platformy NNTB. Navíc tyto varianty často nesplňují požadavky vycházející ze směrnice, např. nutnost oznamovatele informovat ve stanovené lhůtě o přijetí a rozřešení případu. „Firmám se proto vyplatí vsadit na bezpečné digitální řešení v podobě whistleblowingové platformy. Ta nabízí zabezpečený komunikační kanál, striktně omezené přístupy, jsou často dostupné odkudkoliv, pomůžou splnit veškeré povinnosti a zvládají rychle reagovat na případné legislativní změny,“ doporučuje Špunar. Online schránku důvěry od českého startupu NNTB.cz, ve světě známého jako FaceUp, využívá přes 2 000 organizací po celém světě. Více o NNTB.czNNTB.cz je první český startup zabývající se problematikou whistleblowingu skrze vlastní platformu. Ten vznikl v roce 2017 jako studentský projekt s cílem řešit šikanu ve školách. Ve světě funguje pod názvem FaceUp.com již ve 25 jazykových mutacích. Od roku 2020 se NNTB.cz zaměřuje také na firemní klientelu a pomoc se splněním podmínek v rámci zákona o ochraně oznamovatelů. Jejich whistleblowingovou technologii využívá přes 2 000 organizací na čtyřech světových kontinentech. Hlavním produktem firmy je digitální schránka důvěry, která vytváří bezpečnější a otevřenější pracovní prostředí skrze anonymní upozornění a následné řešení událostí, podezření či nekalostí, ale i návrhů ke zlepšení. Doposud platforma poskytla důvěrný prostor pro více než 10 000 podnětů ve firmách a školách po celém světě. Zakladatelé Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm za své projekty sociálního podnikání získali řadu světových ocenění. Zdroj obrázku: Unsplash, autor: José Martín Ramírez Carrasco
9. 1. 2022 5 min čtení
Glasses on workpapers

Externí vs. interní příslušná osoba pro správu oznámení od whistleblowerů

Osoba, která přijímá a řeší oznámení, musí být bezúhonná, maximálně důvěryhodná, nezávislá, bez střetu zájmů a řádně proškolená. Pověřenec, ombudsman nebo pověřená osoba. Všechny tyto termíny, se kterými se můžete setkat, označují jedno a totéž, a to tzv. příslušnou osobu, která představuje klíčovou funkci ve vnitřním oznamovacím systému pro whistleblowery. Firmy zavádějící oznamovací systém tak stojí před důležitou otázkou, koho touto funkcí pověřit. V následujícím textu se podíváme na to, jaké povinnosti jsou s funkcí spojeny, jak správně vybrat příslušnou osobu a jestli je pro tuto úlohu vhodnější zvolit interního zaměstnance nebo externího pověřence. Kdo je příslušná osoba a jaké jsou její povinnosti Jednou z hlavních povinností, které se pojí s připravovaným zákonem na ochranu oznamovatelů, je stanovení tzv. příslušné osoby, která: přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému,navrhuje nápravná opatření v návaznosti na podané oznámení,zachovává mlčenlivost apostupuje nestranně.Osoba, která přijímá a řeší oznámení, musí být bezúhonná, maximálně důvěryhodná, nezávislá, bez střetu zájmů a řádně proškolená. Je velmi důležité udržovat prostřednictvím dostatečně erudované příslušné osoby oznamovací systém co nejvíce důvěryhodný a efektivní a předejít tak riziku, že oznamovatel informace zveřejní. Oznamovatel může informace zveřejnit ve chvíli, kdy nemá dostatečnou důvěru v oznamovací systém, nebo když má pocit, že firma v řešení oznámení adekvátně nepostupuje (přičemž tento pocit může získat z pouhé nedostatečné komunikace). 💡Tip: Vybrali jste, kdo bude ve vaší organizaci přijímat a vyhodnocovat oznámení? Ve spolupráci s našimi partnery vám nabízíme odborné zaškolení pro příslušné osoby Jaké kroky musí podniknout příslušná osoba po podání oznámení?Příslušná osoba má povinnost přijmout ústně nebo písemně podané oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout také osobně.O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne přijetí oznámení písemně vyrozumět oznamovatele.Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. (Ve složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.)Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu a písemně vyrozumí oznamovatele.Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba o tom písemně vyrozumí oznamovatele.Je interní zaměstnanec vhodnou osobou pro přijímání a vyhodnocování oznámení?Pro funkci příslušné osoby se většinou nabízí vedoucí právního oddělení, compliance officer či někdo z personálního oddělení. Nicméně jde o poměrně náročnou a velmi zodpovědnou pozici, která zahrnuje velké množství povinností. Zvolená osoba musí být navíc dostatečně nezávislá na to, aby se při investigaci podaného oznámení nedostala do střetu zájmů. V neposlední řadě musí spolehlivě zachovávat důvěrnost, zamezit komukoli přístup k obsahu oznámení a nesmí nikomu poskytnout jakékoliv informace, které by mohly zmařit účel podaného oznámení. Za porušení povinností příslušné osoby pak hrozí pokuta 50 tisíc korun, nebo až 100 tisíc korun v případě úmyslného spáchání přestupku. Pokud společnost nemá vhodného kandidáta na plnění této funkce, je možné pověřit externí osobu, která garantuje nezávislost a profesionalitu v rámci řešení oznámení a navrhování efektivních opatření. Podívejte se na srovnání výhod externí a interní příslušné osoby: Externí příslušná osoba: menší administrativní náročnost pro firmuprošetření je zaručeně objektivnínehrozí konflikt zájmůoznámení lépe vyhodnotí odborník se zkušenostmi s přijímáním a řešením oznámenínižší riziko prozrazení totožnosti oznamovateleInterní příslušná osoba:  lepší znalost firmy a interních procesůnižší finanční nákladysnazší dostupnost pro ústní oznámeníTip: Nenech to být vám ve spolupráci s našimi partnery nabízí zajištění role příslušné osoby tak, abyste vždy bez starostí naplnili všechny aktuální legislativní požadavky – Zjistit víc. Naše technologie vám ale pomůže i ve chvíli, kdy zvolíte pověřenou osobu z řad zaměstnanců.  To, kdo oznámení přijímá a vyhodnocuje, může být zcela zásadní pro osud celého incidentu. Nesprávné plnění povinností příslušné osoby ohrožuje důvěryhodnost a funkčnost celého oznamovacího systému. Firmě pak hrozí, že zaměstnanec oznámení buď vůbec nepodá a problémy se budou kumulovat, nebo své informace zveřejní, a firma tak jednak ztratí kontrolu nad situací, ale především se může dočkat zdrcující reputační či finanční újmy. Illustrační foto, zdroj Unsplash, autoři: Towfiqu barbhuiya, Sigmund, Cytonn Photography
1. 12. 2021 3 min čtení
High Five Photo - blog.jpg

Jak naplnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů? S pomocí platformy NNTB to hravě zvládnete

V poslanecké sněmovně je projednáván vládní návrh zákona o ochraně oznamovatelů protiprávního jednání (whistleblowerů), který zavádí povinnost implementovat vnitřní oznamovací systém a bezpečné postupy pro přijímání a prošetřování oznámení. Platforma Nenech to být (NNTB) nabízí snadné a rychlé řešení, jak požadavky zákona o ochraně oznamovatelů naplnit. Připravili jsme pro vás přehled nejdůležitějších povinností a hlavních kritérií pro vnitřní oznamovací systém, které ze zákona vyplývají, a návrh řešení s pomocí NNTB. Koho se týká povinnost implementace vnitřního oznamovacího systému?Vnitřní oznamovací systém musí zřídit všechny firmy s 25 a více zaměstnanci a také veřejní zadavatelé a orgány veřejné moci, s výjimkou obcí do 5 000 obyvatel. Nová povinnost se tak dotkne drtivé většiny firem a organizací. Vnitřní oznamovací systém budou muset dle návrhu zákona zaměstnavatelé zavést nejpozději do 31. března 2022. Za nesplnění může být uložena pokuta až 1 milion Kč nebo 5 % z čistého obratu. Nedodržování stanovených povinností však může mít kromě peněžitých sankcí také vážný negativní dopad na reputaci zaměstnavatele v očích veřejnosti i obchodních partnerů. NNTB nabízí řešení pro malé podnikatele i velké firmy. Velikosti zaměstnavatele se flexibilně přizpůsobuje také cena (viz ceník NNTB). Platforma NNTB nevyžaduje zásah do IT systému, implementace je proto velmi rychlá a jednoduchá a váš interní oznamovací systém je k dispozici prakticky ihned. Co je vnitřní oznamovací systém a jaká jsou jeho kritéria? Zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby zaměstnavatel umožnil učinit oznámení všem potenciálním oznamovatelům, kteří se s protiprávním jednáním setkali s souvislosti s prací  (tzn. zaměstnancům, stážistům, obchodním partnerům nebo i uchazečům o práci). V první řadě je tedy důležité, aby možnost podat oznámení byla všem zmíněným snadno dostupná.  Efektivním řešením je zabezpečený oznamovací formulář NNTB, který je přístupný na webu i v mobilní aplikaci.Volba formy oznámení je na samotném oznamovateli, který by měl mít možnost volby učinit oznámení písemně, ústně nebo osobně.  Platforma NNTB nabízí oznamovatelům možnost napsání textu i vložení hlasové nahrávky. V případě osobního podání oznámení může příjemce takové oznámení v NNTB jednoduše uložit a dále s ním pracovat.V neposlední řadě je důležité, aby byla zajištěna ochrana identity oznamovatele Oznamovatelé mohou skrz NNTB podat oznámení zcela anonymně. Ochranu jejich identity zajišťuje moderní šifrovací systém. NNTB navíc umožňuje při zachování anonymity navázat komunikaci s oznamovatelem. Můžete se tak doptat na více informací a informovat oznamovatele o stavu investigace a přijetí nápravných opatření. S požadavkem na utajení totožnosti oznamovatelů souvisí také povinnost určení tzv. příslušné osoby (tedy řešitele neboli ombudsmana). Příslušná osoba je zodpovědná za přijímání a prošetřování oznámení a informování oznamovatele o výsledcích šetření, ale musí také vést evidenci a archiv všech podaných oznámení. Pouze tato příslušná osoba může znát detaily oznámení a případně totožnost oznamovatele, pokud se rozhodne vystoupit z anonymity, a musí jej ochránit před případným odvetným opatřením. Přístup k oznámením mají v NNTB výhradně vybraní řešitelé dle organizační struktury nebo typu podnětu. Platforma slouží také jako databáze přijatých oznámení ze všech možných komunikačních kanálů. V rámci NNTB nabízíme rovněž školení pro příslušné osoby nebo služby externí pověřené osoby z řad našich zkušených partnerů. Oznamovatel získá právo být písemně informován o přijetí oznámení (do 7 dnů od jeho obdržení), o průběhu investigace oznámení, a především bude mít právo znát závěry šetření, a to do 30 dnů ode dne přijetí oznámení (v komplikovaných případech lze tuto lhůtu prodloužit). Pokud se tak nestane a do měsíce od podání interního oznámení nedojde k nápravě, dle zákona může oznamovatel veškeré informace zveřejnit v médiích. Systém NNTB automaticky hlídá všechny lhůty a včas zasílá chytré notifikace. Přijatá oznámení se navíc řadí chronologicky a je možné je jednoduše filtrovat na základě různých kritérií.Pokud chcete pomoci se zavedením interního oznamovacího systému a máte zájem o řešení NNTB nebo si jej chcete nezávazně vyzkoušet, stačí vyplnit formulář na našem webu a my se vám obratem ozveme Chci vědět víc 🙋‍♀️
24. 11. 2021 3 min čtení
Make Notes Photo - blog.jpg

Jak do firmy efektivně zavést oznamovací kanál?

Jaké jsou nejčastější důvody, proč zaměstnanci neoznamují nekalé jednání, přestože jsou jeho svědky?  Dle výzkumů hrají hlavní roli tyto aspekty: zaměstnanci nevědí, jakým způsobem nahlásit vedení, že se děje něco špatnéhojsou přesvědčeni o tom, že firma už o problému dávno ví, a tím pádem ho i řešípochybují o tom, že vedení by se případným oznámením vůbec zaobíralomají obavy, jaké to bude mít důsledky vůči jejich osoběVšechny tyto bariéry se dají snížit zavedením firemního oznamovacího nástroje. Základem je proto transparentní komunikace směrem k zaměstnancům. Management musí lidem srozumitelně vysvětlit, proč oznamovací systém do firmy zavádí, co od nich v tomto smyslu očekává, a především, jak ho lidé mají používat. Důvodů k zavedení interního oznamovacího kanálu je přitom celá řada:splnění legislativních požadavků, případně požadavků investorazabránění korupci, krádežím a dalším trestným činůmsnaha získávat pravidelnou zpětnou vazbu, či podněty pro zlepšování firmyJe důležité ujistit zaměstnance, že oznámení mohou podávat i zcela anonymně a nemusí se tedy obávat prozrazení své totožnosti. Dále je třeba vzbudit v nich pocit důvěry a zdůraznit, že jejich podněty budou řešeny.  Pro hladké fungovaní je vhodné, aby si firma stanovila interní pravidla pro využívání oznamovacího systému. Například stanovit si, že pověřená osoba se nebude zabývat oznámeními, která mají vulgární charakter,  postup při zpracování oznámení, lhůty na vyjádření řešitele, či jiná interně relevantní pravidla.  Vyhodnocování přínosu oznamovacího systémuK vyhodnocování přínosů oznamovacího systému je vhodné zavést metriky, pomocí kterých bude firma přínosy kvantifikovat.  Takovými metrikami mohou být: počet podaných oznámení za měsícprocentuální míra oznámení, která lze vyhodnotit jako opodstatněnáprůměrná rychlost reakce nebo vyřízení oznámenípotenciální finanční úspora díky odhalení oznámených problémůnebo výsledky dotazníku spokojenosti, který firma pravidelně zašle svým zaměstnancůmPříklad praktického checklistu: Zdroj obrázku: Unsplash, autor Kelly Brito Pro více informací si zdarma stáhněte náš e-book, ať jste v obraze 📩
5. 11. 2021 1 min čtení
FaceUp Founders Photo - blog.jpg

Tisková zpráva: Chystaný zákon o whistleblowingu je pro firmy příležitost vyřešit vnitřní problémy i najít inspiraci

Češi brzy začnou při problémech v práci „pískat“. Chystaný zákon o whistleblowingu je pro firmy příležitost vyřešit vnitřní problémy i najít inspiraci. JAN SLÁMA, CEO AND CO-FOUNDER NNTB Praha 4. listopadu 2021 – Díky chystanému zákonu o ochraně oznamovatelů budou mít brzy lidé možnost bezpečně řešit nevhodné chování či nekalosti ve firmách. Podle směrnice Evropského parlamentu z roku 2019 jej musí všechny členské státy implementovat do vlastního právního řádu do 17. prosince 2021. Ačkoliv v Česku ještě k finálnímu schválení návrhu zákona nedošlo, současné znění předpokládá uvedení v platnost k 31. březnu 2022. Nejpozději k tomuto datu by pak všechny firmy nad 25 zaměstnanců musely mít funkční vnitřní oznamovací systém pro upozorňování na nevhodné chování či podvody. Podle Jana Slámy, CEO a spoluzakladatele první české whistleblowingové platformy NNTB.cz (Nenech to být), je však třeba nečekat se spuštěním nástroje až do poslední chvíle, jako to řada firem udělala v případě GDPR. Při porušení přísných pravidel jim totiž hrozí vysoké pokuty a ze včasného spuštění online schránky důvěry naopak mohou profitovat.  Ačkoliv povinnost poskytnout zaměstnancům bezpečný komunikační kanál nařizuje nový zákon, je v Česku whistleblowing dlouhodobě vnímán spíše negativně. „Management mívá vnitřní strach zavádět systém pro podporu něčeho, co je v tuzemsku dlouhodobě bráno jako udavačství ze strany zaměstnanců. Pravděpodobně to souvisí s naší historií a bývalým režimem, protože například v anglosaských zemích je whistleblowing naprostou samozřejmostí firemní kultury,“ vysvětluje Jan Sláma. Třeba ve Spojených státech upozorňuje na neetické jednání ve firmách třikrát více lidí než v Evropě. Přitom právě oznámení od zaměstnanců je podle globální studie ACFE z roku 2020 nejefektivnějším způsobem, jak mohou firmy záškodníky ve svých řadách odhalit, a tím i pozitivně ovlivnit své fungování. Ostatní metody jako interní či externí audit mají násobně nižší účinnost. Iluze dokonalé firmyChladný přístup k whistleblowingu v českých firmách je často spojen s mylnou představou manažerů a vedení, že díky jejich otevřené firemní kultuře žádný oznamovací kanál nepotřebují. Podle průzkumu EY však 56 % svědků nekalého chování ve firmě nic neoznámí. Mnohdy jsou totiž ti, kteří na nekalé aktivity a korupci upozorní, označeni za donašeče a čelí hrozbě tvrdé odvety ze strany kolegů nebo nadřízených. Navíc dochází k efektu přihlížejícího, kdy žádný pracovník problém nezmíní, protože se spoléhá, že to udělá někdo jiný. Podle dat společnosti EY přitom na firemních podvodech ztrácí společnosti v průměru 5 % obratu. A právě těmto problémům má za cíl nový zákon díky anonymizaci a ochraně oznamovatelů předcházet. Pokud se totiž firmám podaří tyto potíže překonat, přináší zavedení interního systému pro whistleblowing skvělé výsledky. Například podle průzkumu společnosti NAVEX GLOBAL a analýzy amerických univerzit v Utahu a Washingtonu firmy se zavedeným a funkčním systémem pro oznamování neetického chování řeší o 7 % méně soudních sporů, mají o 20 % nižší náklady na vyrovnání se zaměstnanci a bývá o nich o 46 % méně negativních zmínek v médiích. Online schránka důvěryMezi nejčastější způsoby, jak firmy umožňují svým zaměstnanců oznamovat nekalosti, patří telefonní linky, e-maily a online formuláře, fyzické schránky ve firmě či kombinace těchto nástrojů. Ty však přes relativně nízké pořizovací náklady mají také zásadní omezení, která mohou významně snižovat uživatelský komfort a tím i tendenci zaměstnanců je vůbec využívat. „Telefonní linky lidi znervózňují, nejsou k dispozici 24/7 a často jsou neanonymní. E-maily zase nejsou bezpečné a často působí jako odbyté řešení ze strany firmy. Fyzická schránka není dostupná lidem mimo firmu a neplní tím podmínky nového zákona. Navíc ji může někdo například zničit a případy z ní je potřeba manuálně přepisovat do systému. V případech bez whistleblowing platformy je tedy velmi složité podněty řešit opravdu komfortně, na něco se anonymně doptat nebo oznamovatele informovat o průběhu případu,“ vysvětluje možná úskalí klasických metod David Špunar, COO a spoluzakladatel NNTB. Právě absence jasných postupů při oznamování protiprávního jednání jsou bariérou až pro 42 % lidí. Nová legislativa vyžaduje možnost zvukového podání oznámení, uděluje povinnost oznamovatele vyrozumět o přijetí oznámení do 7 dnů a do 30 dnů jej seznámit s výsledkem. V případě porušení některé z podmínek firmě může hrozit pokuta do výše milionu korun nebo 5 % z čistého obratu. Mělo by tak být v zájmu firem poskytnout zaměstnancům komfortní způsob bezpečného anonymního oznamování s jasným průběhem a pravidly. S novou směrnicí totiž hrozí organizacím bez řádné whistleblowing platformy stav, kdy by lidé museli případy hlásit po vlastní ose na policii, na ministerstvu či s nimi vystoupit v médiích. Z toho důvodu firmy pomalu od tradičních kanálů upouští a nasazují takzvané online schránky důvěry, které splňují podmínky legislativy, současně celý proces oznamovatelům ulehčují, odstraňují strach z postihu a pro firmy představují minimalizaci zákonných rizik i přímé pozitivní ovlivnění chodu firmy. Pokud totiž nekalé chování uvnitř firem neřeší, mohou podle průzkumů EY přicházet na interních podvodech až o 5 % obratu. „Online schránku důvěry si můžete představit jako webovou či mobilní aplikaci, do které oznamovatel nasdílí své oznámení včetně příloh. V ní pak s řešitelem vzájemně komunikuje při plném zachování anonymity a má neustálý přehled o tom, jak se případ vyvíjí. Taková schránka navíc může být přístupná i zákazníkům, dodavatelům či uchazečům o práci, díky čemuž tento kanál splňuje veškeré podmínky blížícího se zákona o ochraně oznamovatelů,“ dodává Špunar, který takovou schránku důvěry založil s Janem Slámou a Pavlem Ihmem již v roce 2017. Jeho online platforma, která je v Česku známá jako Nenech to být, funguje po světě ve 25 jazykových mutacích pod názvem FaceUp. Využívá ji přes 2 000 firem i škol na čtyřech světových kontinentech, v tuzemsku například Sportisimo, LOMAX, Pilulka.cz či Bar, který neexistuje. V rámci expertizy v HR, právu, compliance a psychologii spolupracuje NNTB.cz s řadou partnerů. Mezi ně se řadí například advokátní kancelář Havel & Partners, Transparency International či online psychoterapeutické platformy Hedepy a Terap.io. Chcete zůstat v obraze? Stáhněte si zdarma náš e-book, ať jste v obraze 📩 Více o NNTB.czNNTB.cz je první český startup zabývající se problematikou whistleblowingu skrze vlastní platformu. Ten vznikl v roce 2017 jako studentský projekt s cílem řešit šikanu ve školách. Ve světě funguje pod názvem FaceUp již ve 25 jazykových mutacích. Od roku 2020 se NNTB.cz zaměřuje také na firemní klientelu a pomoc se splněním podmínek v rámci zákona o ochraně oznamovatelů. Jejich whistleblowing technologii využívá přes 2 000 organizací na čtyřech světových kontinentech. Hlavním produktem firmy je digitální schránka důvěry, která vytváří bezpečnější a otevřenější pracovní prostředí skrze anonymní upozornění a následné řešení událostí, podezření či nekalostí, ale i návrhů ke zlepšení. Doposud platforma poskytla důvěrný prostor pro více než 10 000 podnětů ve firmách a školách po celém světě. Zakladatelé Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm za své projekty sociálního podnikání získali řadu světových ocenění. Autor text: Majk Šenkeřík
4. 11. 2021 5 min čtení
Man with leather bag Photo -blog.jpg

Úvod do firemního compliance a whistleblowingu

Pro firmy je důležité, aby je veřejnost vnímala v dobrém světle. Jedním z faktorů, který ovlivňuje pohled na firmu, je kvalitní produkt či služba za příznivé ceny, v kombinaci se zajímavým marketingem. Dalším faktorem je to, jak firma působí jako zaměstnavatel. Pokud se na pracovišti objeví nějaká forma šikany nebo třeba korupce a dostane se to na veřejnost, poškodí to pověst firmy nejen v očích žadatelů o práci, ale i potencionálních zákazníků. Neetické či nelegální jednání na půdě firmy je bohužel relativně častou záležitostí, více než polovina zaměstnanců někdy byla jeho svědkem. Ve většině případů ale nejsou ochotni oznamovat problém vyššímu managementu. Přitom zhruba dvě třetiny z nich jsou ochotní svěřit se někomu zvenčí – na hodnotící portály, inspekci, nebo do médií.  Způsobů odhalení podvodu nebo protiprávního jednání interně ve firmě je celá řada. V pouhých 4 % problém odhalí externí audit, ale již v 15 % ho odhalí audit interní. Pouhé 1 % pachatelů se dozná. Ve 43 % případů jde o oznámení ze strany zaměstnanců nebo zákazníků, což whistleblowing řadí na pozici nejefektivnějšího možného řešení. Způsoby odhalování podvodu Evropská unie přišla s legislativní úpravouPro každou firmu by tedy mělo být důležité mít propracované mechanismy, díky kterým se budou moct zaměstnanci bezpečně a anonymně ozvat, pokud jsou svědky jakéhokoliv problémového, neetického či protiprávního jednání na pracovišti. Velký vliv na whistleblowing má nová Směrnice Evropského parlamentu a Rady EU 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie. Tato směrnice implementuje do českého právního řádu pokyn, aby všechny soukromé firmy nad 25 zaměstnanců zavedly nejpozději 31.3. 2022 vnitřní oznamovací systém pro oznamování protiprávního jednání. Oznamovatel musí mít podle něj možnost podat anonymní oznámení a firma musí reagovat ve stanovených lhůtách. Ještě přísněji problematiku upravuje chystaný zákon o ochraně oznamovatelů.  Riziko „udavače“ se jeví jako problém hlavně v českém prostředíPro mnoho firem může být zmíněná legislativní úprava problém. V českém prostředí jsou lidé, kteří na nevhodné jednání upozorní, často považováni za udavače a vystavují se riziku, že budou vyřazeni z kolektivu kolegů nebo dokonce msty ze strany zaměstnavatele. Častým problémem může být i efekt přihlížejícího, kdy lidé ve větší skupině spoléhají na to, že oznámení o nevhodném chování podá některý z dalších svědků a sami nic nepodniknou.  Nelehkým úkolem mnoha firem je proto vytvořit takové prostředí, ve kterém se budou jejich zaměstnanci cítit při oznamování bezpečně. Budou vědět, že se mají na koho obrátit, pokud se stanou svědky nekalé činnosti, nebo se jich přímo bude týkat šikana či jakýkoliv jiný nepříjemný zážitek na pracovišti. Pro organizace je většinou nejefektivnější, když zvolí mix různých nástrojů, a to jak pro prevenci, tak pro řešení již vzniklých problémů. To se jim pak znatelně vyplatí. Nejen, že předejdou pokutám a rizikům spojeným s chystaným zákonem, ale mohou také ušetřit značné finanční prostředky. Průměrná evropská firma totiž tratí na interních podvodech 5 % svých příjmů. Dosavadní legislativa v ČR nebyla dostatečnáSoučasné řešení whistleblowingu v českých firmách často není ideální, a to ani z legislativního pohledu. Právní řád ČR řeší tuto problematiku okrajově a firmy tak nejsou motivovány, aby oznámení protiprávního jednání řešily systematicky. Například podle zákoníku práce musí zaměstnanci upozornit nadřízené, pokud hrozí škoda nebo nemajetková újma. Trestní zákoník zase stanovuje povinnost oznamovat trestné činy a dle trestního řádu má svědek nebo osoba blízká nárok na utajení totožnosti. Nejblíže k zákonu o whistleblowingu má nařízení č. 145/2015 Sb., které řeší oznamování podezření ze spáchání protiprávního jednání ve služebním úřadu.  Řešení v duchu 21. století – webová aplikaceJedním z nejefektivnějších způsobů řešení je online schránka důvěry. Může jít o webovou nebo mobilní aplikaci, do které oznamovatel popíše situaci, může přiložit potřebné přílohy (fotografie, dokumenty atd.) a podobně jako e-mail je následně odešle. Řešiteli (kterým může být někdo interní nebo externista, ale i více osob) přijde oznámení a následně se může doptat na detaily, nebo jen informovat oznamovatele, že se začíná oznámením zabývat.  Aplikace umožní vzájemnou komunikaci, ale zároveň oznamovateli poskyne anonymitu a bezpečí. Neukládá cookies ani nesleduje IP adresu. Oznámení je šifrované a administrátor se k němu dostane pouze po přihlášení do systému. Mezi další výhody on-line schránky patří její dostupnost 24/7 a dobré zabezpečení. Nevyžaduje registraci oznamovatele nebo pokročilejší IT znalosti. Důležitá je pro řadu oznamovatelů především anonymita, kterou schránka poskytuje a zároveň přitom umožňuje návaznou komunikaci s řešitelem, pokud je třeba získat další informace k zadanému podnětu.  Až 42 % zaměstnanců neoznámí nekalé jednání, protože neví, jak to má udělat. Důležité proto je, aby byli zaměstnanci proškoleni o všech možnostech, jak s informacemi o nekalé činnosti pracovat. Pokud jim to chcete zjednodušit, zaveďte kvalitní, bezpečnou a uživatelsky přívětivou whistlelblowing platformu. Máte-li o ni zájem, neváhejte nás kontaktovat.  Zdroj obrázku: Unsplash, autor: Marten Bjork
28. 10. 2021 4 min čtení
Prague panorama Photo - blog.jpg

Whistleblowing v obcích a územních samosprávách: Co změní nový zákon o ochraně oznamovatelů?

V České republice právě prochází legislativním procesem nový návrh Zákona o ochraně oznamovatelů. Tento zákon by měl naplnit povinnost transponovat nejpozději do 17. prosince 2021 do státní legislativy směrnici Evropského parlamentu a Rady EU 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, před odvetnými opatřeními ze strany zaměstnavatele. Nový zákon se dotkne nejen soukromých firem, ale také veřejné sféry. Podívejme se, co bude tato legislativní změna znamenat pro obce a samosprávy, které by se již nyní měly začít připravovat a nečekat na lokální právní úpravu. Proč tomu tak je, se můžete dočíst v našem dalším článku.Jak se k whistleblowingu staví obce a samosprávy?V roce 2014 vedla nezisková organizace Oživení rozhovory o praktických zkušenostech whistleblowerů. Předmětem rozhovorů s celkem 12 oznamovateli bylo, jaké možnosti oznámit nekalé jednání na pracovišti měli, čemu museli čelit a jakým odvetným opatřením se museli bránit. Z rozhovorů vyplynulo, že všichni oznamovatelé se potýkali s různými formami odvetných opatření, přičemž v některých případech se odvetná opatření dotkla dokonce i spolupracovníků či sympatizantů daného oznamovatele.1 V České republice doposud chyběla přímá a komplexní zákonná úprava whistleblowingu. V sektoru státní správy však problematiku whistleblowingu od roku 2015 upravuje nařízení č. 145/2015 Sb., o opatřeních souvisejících s oznamováním podezření ze spáchání protiprávního jednání ve služebním úřadu. Toto nařízení má jednak ochránit oznamovatele (státní zaměstnance), jednak stanovuje základní procesní pravidla pro nakládání s přijatým oznámením.  V souladu se zmíněným Nařízením vlády došlo na úřadech k určení tzv. prošetřovatele, který přijímá oznámení zaměstnanců a prošetřuje v nich obsažená podezření ze spáchání protiprávního jednání, zřízení veřejně přístupné schránky (mimo dosah kamerového systému) pro příjem oznámení v listinné podobě a zveřejnění speciální e-mailové adresy pro příjem oznámení v elektronické podobě. Co se týče ochrany oznamovatele, prošetřovatel by měl jeho totožnost utajit, pokud o to oznamovatel požádá. Současně nesmí být podle Nařízení whistleblower v souvislosti se svým oznámením postižen, znevýhodněn nebo vystaven nátlaku. Nicméně ochranu oznamovatelů před odvetnými rozhodnutími Nařízení bezpečně nezaručuje. Dle Nařízení jsou určení prošetřovatelé jednotlivých úřadů povinni zasílat písemnou zprávu Ministerstvu vnitra o své činnosti za uplynulý kalendářní rok. Ze zaslaných dat zpracovala Transparency International statistiku za období 2015–2018, ze které vyplynulo, že největší počet oznámení (99) byl přijat v roce 2016 po přijetí Nařízení, tedy pravděpodobně z pocitu jeho aktuálnosti. V následujících letech pak byly počty relativně malé (do 60), což neznamená ani tak absenci problémů s protiprávním jednáním, jako spíš absenci whistleblowerů. Transparency International proto navázala dotazníkovým šetřením mezi zaměstnanci na vybraných úřadech v Česku a dospěla ke zjištění, že nízký počet oznámení mohl být mimo jiné zapříčiněn i nedostatkem důkazů, kterými by oznamovatelé svá tvrzení podpořili, strachem z odvetných opatření nebo obavou, že jejich podnět nebude řádně prošetřen.2 Co se s novým zákonem na ochranu oznamovatelů pro obce a samosprávy změní?Po přijetí nové zákonné úpravy whistleblowingu pravděpodobně dojde ke zrušení Nařízení, nicméně jeho doporučení zůstanou určitě relevantní. Částečně se totiž přibližují povinnostem, které návrh zákona na úřady ukládá. Jednou z nich je například povinnost určit tzv. příslušnou osobu, která bude odpovědná za přijímání a řešení oznámení, a ačkoli návrh zákona nepředepisuje u příslušné osoby potřebné vzdělání nebo zkušenosti, je jistě vhodné, aby se tato osoba již v minulosti řešení podobných záležitostí věnovala. Oznamující osobě bude nově muset být poskytnuta ochrana a v případě, že bude vůči oznamující osobě učiněno odvetné opatření, vznikne jí nárok na náhradu újmy. Obce a samosprávy budou moci navázat na obrysy, které Nařízení načrtlo, také u požadavku na zavedení vnitřních oznamovacích systémů. Návrh zákona vyžaduje, aby organizace umožnily podat oznámení o podezření na protiprávní jednání písemně, ústně  nebo osobně. Interní mechanismus pro podávání oznámení proto může zahrnovat již zřízené fyzické schránky. (E-mailové adresy se z důvodu snadné dohledatelnosti, a tedy potenciálního odhalení oznamovatele nedoporučují.)  Pro elektronickou komunikaci jsou velmi vhodné webové platformy typu Nenech to být. Provozování externí společností v kombinaci s šifrovanou komunikací (písemnou i ústní) zaručuje naprostou anonymitu a neprostupnou ochranu oznamovatele. Oproti fyzické schránce má velkou výhodu v tom, že umožňuje rozvinout další (stále anonymní) komunikaci s oznamovatelem, což přispívá k efektivnímu řešení problému. Pro zaměstnavatele spočívá největší výhoda v tom, že webová platforma nevyžaduje žádný zásah do interního IT systému a že je připravena k použití prakticky ihned. Zdroj obrázku: Unsplash, autor: Denis Poltoradnev Zdroje: 1 (Franková L., Petráková L. (2014): O nás s námi – ochrana oznamovatelů (whistleblowerů) v české realitě a ve srovnání s dalšími zeměmi.) 2 (Apolena Ondráčková, Sylvie Kloboučková, Jan Dupák (2019): Whistleblowing v otázkách a odpovědích (nejen) pro prošetřovatele.) Stáhněte si zdarma náš e-book, ať vás nic nepřekvapí
27. 10. 2021 4 min čtení
Man with a tie Photo - blog.jpg

Směrnice o whistleblowingu bude přímo účinná po 17. 12. 2021

Směrnice o whistleblowingu bude přímo účinná po 17. 12. 2021. Co to znamená v praxi? Podrobné vysvětlení najdete v  článku z dílny našich partnerů Havel & Partners, kteří se whistleblowingu dlouhodobě věnují s produktem FairWhistle. Naší technologii využívají při kompletní implementaci etické linky,  při převzetí správy etické linky a výkonu funkce příslušné osoby pro své klienty. Před koncem roku uplyne lhůta pro přijetí českého zákona o whistleblowingu – s největší pravděpodobností marně. I přesto by se však stát, kraje, obce a jim podřízené organizace i firmy měli připravit na uplatňování pravidel evropské směrnice o whistleblowingu hned po 17. prosinci 2021. Směrnice o ochraně oznamovatelů porušení práva EU, která je všeobecně známá jako směrnice o whistleblowingu, vstoupila v platnost na podzim 2019. Jako každá směrnice zavazuje členské státy EU k tomu, aby podnikly na národní úrovni takové kroky, které zajistí uvedení příslušných pravidel společně dojednaných členskými státy v život. Tuto svou povinnost jsou státy povinny vždy splnit do určitého data. V případě směrnice o whistleblowingu je tímto datem 17. prosinec 2021. Již nyní je evidentní, že Česká republika svou povinnost včas nesplní a český zákon k uvedenému datu nebude schválen. Porušení této povinnosti bude mít pro veřejné subjekty v České republice jeden velmi konkrétní důsledek, který by již dnes měli vzít v potaz zejména vedoucí zaměstnanci státních, krajských a obecních organizací, stejně jako manažeři firem, za kterými stojí stát, kraje nebo obce. Přímé účinky směrnicePo marném uplynutí lhůty pro přijetí národní legislativy se totiž jednotlivec může vůči státu přímo dovolat aplikace konkrétních pravidel obsažených ve směrnici, a to jako by se jednalo o běžný český právní předpis. V případě směrnice o whistleblowingu se tak budou moci oznamující osoby (zaměstnanci, pracovníci, dodavatele a další) domáhat některých svých práv stanovených přímo směrnicí. Zaměstnavatelé budou přitom povinni plnit korespondující povinnosti, které ze směrnice vyplývají. Mezi tyto povinnosti může patřit především povinnost ochrany oznamující osoby, zákaz přijímání odvetných opatření, zavedení interních kanálů pro oznamování nebo třeba povinnost poskytovat informace o příjímání oznámení. Jedná se přitom o klíčová práva a povinnosti plynoucí ze směrnice, která jsou kostrou celého mechanismu ochrany oznamovatelů a jádrem příslušné právní úpravy. Koho se to bude týkat?Pro běžnou praxi je klíčové, že pojem „stát“, tedy ten, vůči komu je možno se směrnice přímo dovolat, je třeba chápat široce. Nejde přitom o žádné nové nebo ad hoc umělé natahování pojmu, ale o dlouholetou, zavedenou a na právní úrovni všeobecně akceptovanou rozhodovací praxi Soudního dvora Evropské unie, která nenabízí příliš prostoru k pochybnostem. Soudní dvůr pod pojmem stát rozumí jakoukoliv organizaci nebo těleso, které podléhá pravomoci nebo kontrole státu nebo má zvláštní pravomoci nad rámec běžných soukromoprávních pravidel. Tato definice tak zahrnuje nejen samotné státní instituce jako ministerstva, nezávislé úřady, státní fondy a další organizace zřízené typicky zákonem nebo na základě zákona, ale také orgány místní samosprávy a jimi zřizované organizace. Nad to kontrole státu podléhají, a pod pojem „stát“ tak bezpochyby spadají, také státní, resp. veřejné podniky a firmy, které jsou státem nebo místními samosprávami vlastněny, jak vyplývá z rozhodnutí Soudního dvora EU. Osoby zodpovědné za chod těchto orgánů, institucí a firem by si tak měly být vědomy toho, že oznamující osoby se vůči nim budou moci dovolat ochrany plynoucí přímo ze směrnice o whistleblowingu již po 17. prosinci 2021, a to bez ohledu na to, zda prováděcí český zákon do té doby bude přijat či nikoliv. Oznamující osoby se nicméně budou moci dovolat pouze ustanovení směrnice samotné, a nikoliv širšího pojetí ochrany jdoucího nad rámec směrnice, jak je obsaženo v současném návrhu českého zákona. Čeho se může oznamovatel dovolat?Bezprostředním důsledkem tohoto selhání českého zákonodárce tak bude zejména fakt, že oznamující osoby se budou moci dožadovat zejména interních mechanismů pro podání oznámení, oznamujícím osobám bude muset být poskytnuta ochrana v případě učiněného oznámení a v případě, že bude vůči oznamující osobě např. učiněno odvetné opatření, bude tato moci uplatnit nárok na náhradu újmy. To vše bez toho, aby český právní řád stanovil přesnější pravidla, jak mají státní instituce uvedené zajistit. Ustanovení směrnice se v těchto ohledech totiž jeví jako poměrně jasná a podrobná. Autoři: Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M., Mgr. Vojtěch Bartoš, Mgr. Jaroslav Šuchman, LL.M Původní zdroj článku: https://www.fairwhistle.cz/smernice-o-whistleblowingu-bude-primo-ucinna-po-17-prosinci-2021/ Stáhněte si zdarma náš e-book, ať vás nic nepřekvapí 👇
26. 10. 2021 3 min čtení
1
2

Nový e-book o whistleblowinguStáhněte si zdarma jedním kliknutím!

Whistleblowing v českých firmách - je to jen další byrokracie, nebo příležitost?

Ilustrace e-booku

Stáhněte si e-book v PDF

Vaše celé jméno
E-mail, na který PDF pošleme
Vaše organizace

Kliknutím na Stáhnout PDF, souhlasíte s našimi zásadami ochrany osobních údajů.

Jednoduchý oznamovací kanál Nenech to být

Zaveďte NNTB – bezpečnou whistleblowingovou platformu, které důvěřuje už 2 165 firem, škol a úřadů.

Ilustrace NNTB administrace a mobilni aplikace