Externí vs. interní příslušná osoba pro správu oznámení od whistleblowerů

Osoba, která přijímá a řeší oznámení, musí být bezúhonná, maximálně důvěryhodná, nezávislá, bez střetu zájmů a řádně proškolená.

Pověřenec, ombudsman nebo pověřená osoba. Všechny tyto termíny, se kterými se můžete setkat, označují jedno a totéž, a to tzv. příslušnou osobu, která představuje klíčovou funkci ve vnitřním oznamovacím systému pro whistleblowery. Firmy zavádějící oznamovací systém tak stojí před důležitou otázkou, koho touto funkcí pověřit. V následujícím textu se podíváme na to, jaké povinnosti jsou s funkcí spojeny, jak správně vybrat příslušnou osobu a jestli je pro tuto úlohu vhodnější zvolit interního zaměstnance nebo externího pověřence.

Kdo je příslušná osoba a jaké jsou její povinnosti

Jednou z hlavních povinností, které se pojí s připravovaným zákonem na ochranu oznamovatelů, je stanovení tzv. příslušné osoby, která:

• přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému,
• navrhuje nápravná opatření v návaznosti na podané oznámení,
• zachovává mlčenlivost a
• postupuje nestranně.

Osoba, která přijímá a řeší oznámení, musí být bezúhonná, maximálně důvěryhodná, nezávislá, bez střetu zájmů a řádně proškolená. Je velmi důležité udržovat prostřednictvím dostatečně erudované příslušné osoby oznamovací systém co nejvíce důvěryhodný a efektivní a předejít tak riziku, že oznamovatel informace zveřejní. Oznamovatel může informace zveřejnit ve chvíli, kdy nemá dostatečnou důvěru v oznamovací systém, nebo když má pocit, že firma v řešení oznámení adekvátně nepostupuje (přičemž tento pocit může získat z pouhé nedostatečné komunikace).

💡Tip: Vybrali jste, kdo bude ve vaší organizaci přijímat a vyhodnocovat oznámení? Ve spolupráci s našimi partnery vám nabízíme odborné zaškolení pro příslušné osoby

Jaké kroky musí podniknout příslušná osoba po podání oznámení?

1. Příslušná osoba má povinnost přijmout ústně nebo písemně podané oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout také osobně.
2. O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne přijetí oznámení písemně vyrozumět oznamovatele.
3. Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. (Ve složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.)
4. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu a písemně vyrozumí oznamovatele.
5. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

Je interní zaměstnanec vhodnou osobou pro přijímání a vyhodnocování oznámení?

Pro funkci příslušné osoby se většinou nabízí vedoucí právního oddělení, compliance officer či někdo z personálního oddělení. Nicméně jde o poměrně náročnou a velmi zodpovědnou pozici, která zahrnuje velké množství povinností. Zvolená osoba musí být navíc dostatečně nezávislá na to, aby se při investigaci podaného oznámení nedostala do střetu zájmů. V neposlední řadě musí spolehlivě zachovávat důvěrnost, zamezit komukoli přístup k obsahu oznámení a nesmí nikomu poskytnout jakékoliv informace, které by mohly zmařit účel podaného oznámení. Za porušení povinností příslušné osoby pak hrozí pokuta 50 tisíc korun, nebo až 100 tisíc korun v případě úmyslného spáchání přestupku.

Pokud společnost nemá vhodného kandidáta na plnění této funkce, je možné pověřit externí osobu, která garantuje nezávislost a profesionalitu v rámci řešení oznámení a navrhování efektivních opatření. Podívejte se na srovnání výhod externí a interní příslušné osoby:

Externí příslušná osoba:

• menší administrativní náročnost pro firmu
• prošetření je zaručeně objektivní
• nehrozí konflikt zájmů
• oznámení lépe vyhodnotí odborník se zkušenostmi s přijímáním a řešením oznámení
• nižší riziko prozrazení totožnosti oznamovatele

Interní příslušná osoba: 

• lepší znalost firmy a interních procesů
• nižší finanční náklady
• snazší dostupnost pro ústní oznámení

Tip: Nenech to být vám ve spolupráci s našimi partnery nabízí zajištění role příslušné osoby tak, abyste vždy bez starostí naplnili všechny aktuální legislativní požadavky – Zjistit víc. Naše technologie vám ale pomůže i ve chvíli, kdy zvolíte pověřenou osobu z řad zaměstnanců. 

To, kdo oznámení přijímá a vyhodnocuje, může být zcela zásadní pro osud celého incidentu. Nesprávné plnění povinností příslušné osoby ohrožuje důvěryhodnost a funkčnost celého oznamovacího systému. Firmě pak hrozí, že zaměstnanec oznámení buď vůbec nepodá a problémy se budou kumulovat, nebo své informace zveřejní, a firma tak jednak ztratí kontrolu nad situací, ale především se může dočkat zdrcující reputační či finanční újmy.

Potřebujete poradit, jak efektivně zavést whistleblowingovou platformu? 

Jak vznikl projekt Nenech to být?

NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol.

V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.